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試論圖書(shū)館年度投資效果的分析方法
如何分析年度投資效果,是筆者在工作中碰到的一個(gè)棘手題目。最近以來(lái),通過(guò)一番思考,形成了幾點(diǎn)不成熟的想法,提供出來(lái),目的是想得到同行的指教,以期收到“拋磚引玉”之效。 一、 分析圈書(shū)館年度投資效果的依據(jù) 關(guān)于分析年度投資效果的依據(jù),不過(guò)乎是兩個(gè)方面:一是要看投資使用的公道，二是要看使用這些投資所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益�！ ‰S著經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，各高等院校普遍實(shí)行了經(jīng)費(fèi)分項(xiàng)包干的辦法，由于財(cái)務(wù)制度的不嚴(yán)，一些本來(lái)不屬于圖書(shū)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支的額外項(xiàng)目，也擠進(jìn)了圖書(shū)經(jīng)費(fèi)之列，如行政辦公費(fèi)和加班補(bǔ)貼費(fèi)等等。這些項(xiàng)目，固然開(kāi)支的數(shù)目不大，但逐年累積起來(lái)，也是十分可觀(guān)的。從目前的實(shí)際情況看，個(gè)人以為，要完全杜盡這些額外開(kāi)支是不現(xiàn)實(shí)的，由于它會(huì)給圖書(shū)館帶來(lái)很多不便，但必須要加以控制。這里我們引進(jìn)關(guān)于“投資保障率”的概念，其含意是年購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)額占年圖書(shū)經(jīng)費(fèi)總額的百分比。在通常情況下，這一比率應(yīng)保證在95%以上，這是衡量一個(gè)館對(duì)圖書(shū)經(jīng)費(fèi)使用是否公道的標(biāo)志之一�！ 『饬繄D書(shū)經(jīng)費(fèi)使用是否公道的另一標(biāo)志，是看當(dāng)年的采購(gòu)計(jì)劃是否完成，這個(gè)計(jì)劃是根據(jù)本館的特點(diǎn)和讀者的需求情況所制定的，“它包括數(shù)目、比例、品種、復(fù)本等等，”①有的同道提出了“采購(gòu)率”的概念。②所謂采購(gòu)率，就是完成計(jì)劃購(gòu)進(jìn)的圖書(shū)占計(jì)劃購(gòu)進(jìn)圖書(shū)的百分比。從理論上講，這個(gè)比率應(yīng)該是1。。%的，但由于很多主客觀(guān)因素的影響，實(shí)際上難已達(dá)到，個(gè)人以為，圖書(shū)能保證達(dá)到80%以上，期刊保證達(dá)到90%以上就算較好的了�！ ∫u(píng)價(jià)圖書(shū)經(jīng)費(fèi)投資的“純”經(jīng)濟(jì)效益，是十分困難的。由于圖書(shū)館不象物質(zhì)生產(chǎn)部分或貿(mào)易流通部分那樣，可以直接觀(guān)察它的經(jīng)濟(jì)價(jià)值�！皥D書(shū)館的經(jīng)濟(jì)效益是以隱蔽的潛伏的形式存在的，只有讀者從利用文獻(xiàn)中所獲得的知識(shí)轉(zhuǎn)化為技能并運(yùn)用于科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)領(lǐng)域之后，才能發(fā)揮它的經(jīng)濟(jì)效益，而這又是長(zhǎng)期積累、持續(xù)作用的過(guò)程�！雹垡虼耍瑘D書(shū)經(jīng)費(fèi)投資的經(jīng)濟(jì)效益，只能由圖書(shū)館服務(wù)效果的指標(biāo)來(lái)間接反映。也就是要具體計(jì)算文獻(xiàn)的利用率和文獻(xiàn)閱讀率。需要說(shuō)明的是，這里所謂的利用率和閱讀率與反映圖書(shū)館服務(wù)效果的利用率和閱讀率，在含意和算法上是不相同的。我們不妨引進(jìn)“投資效果利用率”和“投資效果閱讀率”兩個(gè)概念。所謂“投資效果利用率”就是在一定的時(shí)間內(nèi)被讀者利用的文獻(xiàn)量與當(dāng)年文獻(xiàn)進(jìn)躲量的百分比;而“投資效果閱讀率”就是在一定的時(shí)間內(nèi)被讀者利用的文獻(xiàn)冊(cè)數(shù)與實(shí)際借閱人數(shù)的比較。由于計(jì)算的是年度投資效益，被讀者利用的文獻(xiàn)是〔或借覽冊(cè)數(shù))術(shù)能全部計(jì)進(jìn)，必須要乘上一個(gè)常數(shù)K，根甩多年流通工作的經(jīng)驗(yàn)，可以把常數(shù)K的值定為0.2(關(guān)于常數(shù)K的論證，本文不擬贅述)。如采用字母S，S2、N分別表示文獻(xiàn)利用量(冊(cè)數(shù))，當(dāng)年文獻(xiàn)進(jìn)躲量及讀者借閱人數(shù)，則投資效果利用率P:一和投資效果閱讀率P:的表達(dá)公式如下: 據(jù)報(bào)道，圖書(shū)的均勻使用年限為10-20年，科技報(bào)告為10年，連續(xù)出版物為3一5年，那么五年以?xún)?nèi)的新書(shū)的利用率至少可以視為100%。關(guān)于閱讀率的指數(shù)，國(guó)外一般穩(wěn)定在10一20冊(cè)，假如考慮到文獻(xiàn)的使用時(shí)效，閱讀新書(shū)的指數(shù)應(yīng)為4冊(cè)。以上就是分析圖書(shū)館年度投資效果的理論依據(jù)�！ 《⒎治鰣D書(shū)館年度投資效果的方法 要進(jìn)行圖書(shū)館年度投資效果分析，必須要做好以下幾方面的工作: (一)要制訂具體的采購(gòu)計(jì)劃 完善的采購(gòu)計(jì)劃，不僅是分析投資效果的需要，而且是保證采購(gòu)質(zhì)量的基本條件。它的內(nèi)容應(yīng)包括要購(gòu)進(jìn)圖書(shū)的數(shù)目、品種和復(fù)本的具體要求，而不僅只是訂出經(jīng)費(fèi)分配的比例。只有這樣，才能在實(shí)際的采購(gòu)工作中把握主動(dòng)權(quán)，減少或避免人為的失誤，從而保證采購(gòu)工作的全面完成�！ �(二)要完善采購(gòu)工作的統(tǒng)計(jì)制度 數(shù)據(jù)是分析的基礎(chǔ)，沒(méi)有完善和正確的數(shù)據(jù)，就不會(huì)有正確的分析結(jié)果。圖書(shū)館忽視統(tǒng)計(jì)工作的現(xiàn)象是存在的。近幾年來(lái)，在流通、閱覽部分已經(jīng)有所加強(qiáng)，而在采購(gòu)部分正在逐步建立。筆者以為，采購(gòu)工作的統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括計(jì)算“文獻(xiàn)收躲率”和“文獻(xiàn)采購(gòu)率”所描的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。所謂“文獻(xiàn)收躲率”即指圖書(shū)館年文獻(xiàn)收躲量與全國(guó)出版發(fā)行總量(以訂購(gòu)自錄為準(zhǔn))的百分比，要求分類(lèi)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。建立這項(xiàng)統(tǒng)計(jì)的目的，在于探討圖書(shū)館在成為本著、統(tǒng)文獻(xiàn)迅息中心方面的可能性。采購(gòu)職員要在這方面當(dāng)好館領(lǐng)導(dǎo)的顧問(wèn)。與采購(gòu)計(jì)劃相對(duì)莊，要做好年末實(shí)際采購(gòu)文獻(xiàn)的數(shù)目、品種和復(fù)本的統(tǒng)計(jì)，以便于檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況。編目職員為了提供固定資產(chǎn)的增長(zhǎng)情況，也要進(jìn)行這方面的統(tǒng)計(jì)，但是，兩者的數(shù)據(jù)是不會(huì)完全相同的，不能夠互相代替。(三)綜合分析投資效果的各項(xiàng)指標(biāo) 只有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而無(wú)綜合分析，就不能揭示事物的內(nèi)在規(guī)律。采購(gòu)職員必須要重視對(duì)年投資效果的綜合分析，檢查采購(gòu)工作中的不足之處，探討進(jìn)步投資效果的最佳方案供館領(lǐng)導(dǎo)決策本館工作時(shí)參考�！ ∪�、投資效果分析實(shí)例 (一)某館1987年投資保障率的情況(表1) 從上表可知，該館1987年的投資保障率達(dá)到97%;圖書(shū)的均勻采購(gòu)率為83%，報(bào)刊的均勻采購(gòu)率為99%;而文獻(xiàn)利用率達(dá)到89%，閱讀率為3.9冊(cè)/人。反映投資效果的全部指標(biāo)，都達(dá)到或接近理想水平。通過(guò)以上分析可以認(rèn)定，該館一九八七年的圖書(shū)經(jīng)費(fèi)使用是比較公道的，投資效果處于最佳狀態(tài)。 四、結(jié)束語(yǔ). 圖書(shū)館年度投資效果分析，是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，它對(duì)圖書(shū)館工作具有指導(dǎo)意義，也是財(cái)務(wù)部分進(jìn)行年度預(yù)決算的重要依據(jù)。為扭轉(zhuǎn)往年的被動(dòng)局面，筆者設(shè)想了上述幾點(diǎn)意見(jiàn)，錯(cuò)誤之處難免，看同行們批評(píng)指教�！ 、�、②戴達(dá)寧:衡量躲書(shū)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)�！洞髮W(xué)圖書(shū)館通訊》1984年No6 �、凼�:關(guān)于大學(xué)圖書(shū)館工作的評(píng)價(jià)題目�！洞髮W(xué)圖書(shū)館通訊》1984.No3【試論圖書(shū)館年度投資效果的分析方法】相關(guān)文章：
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