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淺析學(xué)校檔案的信息化管理
【摘 要】隨著信息化時代的到來,檔案信息化建設(shè)已成為學(xué)校檔案工作發(fā)展的必然趨勢。各級學(xué)校必須明確檔案信息化建設(shè)的意義、內(nèi)涵、原則和舉措,加快檔案信息化建設(shè)的步伐,實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理,為促進(jìn)學(xué)校的持續(xù)發(fā)展服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案 信息化 信息化建設(shè)
【中圖分類號】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-4810(2010)05-0137-02
在信息時代,互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和計算機(jī)應(yīng)用的日益普及,推動了各企事業(yè)單位以及機(jī)關(guān)團(tuán)體辦公的信息化管理�；诩堎|(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案建設(shè)與管理模式面臨著信息爆炸和技術(shù)變革帶來的巨大挑戰(zhàn),因此檔案管理部門必須變革傳統(tǒng)觀念,適應(yīng)社會發(fā)展潮流,利用現(xiàn)代化的技術(shù)和方法對檔案進(jìn)行有效管理。為此,國家檔案局在2002年11月頒布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中明確指出:要在全國范圍內(nèi)推行檔案的信息化建設(shè),并制定了加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施,加強(qiáng)電子文件回檔和電子檔案的規(guī)范化治理,建立和完善信息資源開發(fā)利用體系的任務(wù)和目標(biāo)。在此形勢下,加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)步伐,整合利用檔案信息資源,制定適用于信息化檔案的管理措施,已成為學(xué)校檔案工作新的任務(wù)。
一 學(xué)校檔案信息化管理的意義
學(xué)校檔案是各學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的文字、圖片、聲像等不同介質(zhì)的記錄資料,是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影,具有豐富的內(nèi)涵和較高的社會歷史、文化價值。學(xué)校檔案不僅客觀真實地反映了學(xué)校發(fā)展的整個過程,也為學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供了歷史依據(jù)。目前,學(xué)校檔案部門所管理的大多是紙質(zhì)文檔,相應(yīng)的管理方法以手工管理為主,對學(xué)校在新時期發(fā)展過程中形成的大量電子文檔的管理處于滯后狀態(tài)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔由于易受損壞、不易保存,在利用時必須小心謹(jǐn)慎,因此,使用的程序比較繁瑣,這難免使得學(xué)校的文檔大多束之高閣,不輕易示人。然而,檔案價值的實現(xiàn)正是要通過對檔案信息的開發(fā)、處理、傳遞與廣泛利用來實現(xiàn)的,如果檔案在檔案庫中密封珍藏,信息禁錮在文本本身而不能加以利用,那么,檔案就缺乏實際意義。學(xué)校檔案部門是為學(xué)校的發(fā)展、教學(xué)的改進(jìn)提供信息幫助以供策略參考的機(jī)構(gòu),其生存條件就在于檔案能夠被相關(guān)人士便捷地閱覽、檔案信息能夠被他們有效地加以使用。在當(dāng)前形勢下,大力推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理,無疑是活化檔案、發(fā)掘檔案價值以服務(wù)廣大師生、推動學(xué)校發(fā)展的必由之路。
二 學(xué)校檔案信息化管理的內(nèi)涵
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