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淺議高職院校儀器設(shè)備檔案管理
摘 要：本文從高職院校儀器設(shè)備檔案工作重要性出發(fā)，分析了目前高職院校儀器設(shè)備檔案工作存在的問題，并提出了改進(jìn)措施。
關(guān)鍵詞：高職院校；儀器設(shè)備；檔案管理；問題與措施
中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589(2010) 12-0271-02
儀器設(shè)備檔案是高職院校教育管理的一個(gè)重要組成部分，是高職院校建設(shè)與發(fā)展中不可缺少的一項(xiàng)長期性、基礎(chǔ)性的工作。近幾年來，各高職院校為了加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)體系和實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)，都在積極投入較大的人力、物力和財(cái)力，以便在短期內(nèi)使硬件建設(shè)方面跨上一個(gè)新臺(tái)階，盡快改善實(shí)踐教學(xué)的硬件條件，以適應(yīng)高職教育發(fā)展和培養(yǎng)應(yīng)用型人才的需要。為適應(yīng)這一形勢的需要，去年學(xué)院新增投人近1000萬元的資金用于實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地和實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室儀器設(shè)備的建設(shè)工作。如何建好儀器設(shè)備檔案、管理好這些設(shè)備是充分發(fā)揮其作用的前提條件。管理好、使用好儀器設(shè)備的重要措施之一是建立儀器設(shè)備檔案制度，即從儀器設(shè)備的選型、購置、驗(yàn)收、安裝、調(diào)試、使用、維修、報(bào)廢的全過程進(jìn)行技術(shù)性管理。儀器設(shè)備檔案是一臺(tái)儀器從醞釀購置到它的報(bào)廢過程的真實(shí)記錄，對(duì)評(píng)價(jià)儀器設(shè)備的作用、效益和考核技術(shù)人員的業(yè)務(wù)水平、管理水平有著極重要的作用。因此，儀器設(shè)備檔案是進(jìn)行技術(shù)管理不可缺少的權(quán)威性文件。如何發(fā)揮儀器設(shè)備檔案在實(shí)驗(yàn)教學(xué)中的地位和作用是我們的首要任務(wù)。
一、儀器設(shè)備檔案管理的重要性
隨著我國高等教育事業(yè)不斷壯大，占有半壁江山的高職院校，其檔案管理工作日益顯示出重要的社會(huì)價(jià)值和作用。高職院校是培養(yǎng)應(yīng)用型人才的場所，應(yīng)用型人才的培養(yǎng)離不開實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地，而實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地又離不開儀器設(shè)備的建設(shè)。從而儀器設(shè)備檔案管理是高職院校從事教學(xué)、科研、新技術(shù)開發(fā)和社會(huì)服務(wù)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，也是加強(qiáng)儀器設(shè)備管理的基礎(chǔ)，儀器設(shè)備管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性強(qiáng)、復(fù)雜細(xì)致而要求非常嚴(yán)格的工作，實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備的正確使用、維護(hù)、保養(yǎng)和及時(shí)維修，對(duì)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)的順利開展起著至關(guān)重要的作用，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教師、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)技術(shù)人員的工作主要是帶學(xué)生做實(shí)驗(yàn)，學(xué)生實(shí)驗(yàn)做的怎樣，又取決于儀器設(shè)備穩(wěn)定的性能和完好的運(yùn)行狀態(tài)。比如在學(xué)校內(nèi)部，由于部分實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作人員崗位變動(dòng)等，給儀器設(shè)備帶來了新的問題，使不少儀器設(shè)備資料和零配件丟失，出現(xiàn)了故障不能及時(shí)維修而無法繼續(xù)使用，造成了嚴(yán)重的浪費(fèi)，有的設(shè)備因技術(shù)資料不全，給維修帶來很大的困難，正因?yàn)閷W(xué)校多年來對(duì)儀器設(shè)備檔案的重視，對(duì)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室儀器設(shè)備建立了科技檔案管理，我們從儀器設(shè)備的定購合同、使用說明書及全套隨機(jī)文件材料統(tǒng)一由院綜合檔案室負(fù)責(zé)收集和積累，并建立相應(yīng)的儀器設(shè)備檔案。儀器設(shè)備的管理與使用、保養(yǎng)與維修、借出與歸還，各部門都有專人管理、專人負(fù)責(zé)，相應(yīng)產(chǎn)生的文件材料，留各系實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室存檔保管。以便給日常工作提供原始資料，為實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備查找提供方便，多年的管理經(jīng)驗(yàn)，充分地證明了設(shè)備檔案管理的重要性。
二、儀器設(shè)備檔案管理中存在的主要問題
儀器設(shè)備檔案是實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理中必不可少的工具。是實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)與發(fā)展的真實(shí)記載，也是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，然而高職院儀器設(shè)備檔案管理工作還存在著以下若干問題：
1.檔案意識(shí)淡薄。儀器設(shè)備檔案反映儀器設(shè)備的歷史、現(xiàn)狀及將來。一般情況下，凡作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)過程中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體材料，以及隨機(jī)材料均屬儀器設(shè)備檔案�？捎胁糠窒殿I(lǐng)導(dǎo)對(duì)儀器設(shè)備檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，如保修單、軟件、圖紙、說明書等等儀器設(shè)備檔案工作處于無人抓無人過問的狀況。有些實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室管理人員缺乏長遠(yuǎn)的管理意識(shí)，存在著短期行為思想，平時(shí)不注意收集和整理，往往是有活動(dòng)無記錄或記錄不完備，有措施無書面文字資料存檔，等等，導(dǎo)致一些有價(jià)值的資料不能及時(shí)地服務(wù)于實(shí)驗(yàn)教學(xué)。
2.管理制度不盡完善。目前，各學(xué)校形成的儀器設(shè)備檔案歸檔材料范圍不夠明確，收集的檔案材料不夠齊全。管理工作不落實(shí)，儀器設(shè)備檔案的收集、整理、歸檔工作沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)了
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