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淺析城市軌道交通項目投標(biāo)文件的編制
摘 要：隨著國家經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，城市軌道交通市場的招標(biāo)投標(biāo)工作也逐漸趨向規(guī)范化，通過近幾年的工作實踐，全面、系統(tǒng)地闡述了投標(biāo)文件的編制方法，在投標(biāo)文件編制過程中，形成規(guī)范的投標(biāo)流程，編制出一個高質(zhì)量的投標(biāo)文件。
關(guān)鍵詞：城市軌道交通;編制;投標(biāo)文件;
目前，我國的經(jīng)濟(jì)體制是具有中國特色的社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制，它的形成是一個逐步建立、發(fā)展和完善的過程。城市軌道交通市場的發(fā)展同樣也經(jīng)歷著一個從培育、發(fā)展到逐漸完善的過程，逐步建立了招投標(biāo)制，工程項目需要通過市場競爭獲取。自2000年《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》頒布實施以來，我國城市軌道交通市場的招標(biāo)投標(biāo)工作取得了穩(wěn)步發(fā)展，一個公平、公開、公正的勘察設(shè)計市場正在逐步形成。實行建設(shè)項目的招投標(biāo)是我國城市軌道交通市場趨向規(guī)范化、完善化的重要舉措，擇優(yōu)選擇勘察設(shè)計單位，保證工期和質(zhì)量，以及有效控制工程項目建設(shè)投資，具有十分重要的意義。
據(jù)中國城市軌道交通協(xié)會統(tǒng)計，截止2014年12月31日，全國已有22個城市的城市軌道交通建成并投入運營，運營里程達(dá)3173公里，在建城市40個，在建線路4073km。預(yù)計“十二五”將完成總投資1.1萬億元，運營里程將達(dá)到3600km。隨著國務(wù)院審批權(quán)下放，原來還處在規(guī)劃研究的城市，這次很可能會開展地鐵建設(shè)。隨著地鐵建設(shè)的高速發(fā)展，各勘察設(shè)計單位加大了城市軌道交通項目的經(jīng)營開發(fā)力度，城市軌道交通項目投標(biāo)文件的編制工作量也隨著相應(yīng)加大。
在投標(biāo)過程中，投標(biāo)文件的編制要求是既準(zhǔn)確又快捷，既細(xì)致又全面，對招標(biāo)文件的理解和響應(yīng)不允許出現(xiàn)任何偏差或疏漏。投標(biāo)文件是評標(biāo)的主要依據(jù)，對投標(biāo)人是否中標(biāo)起著極其重要的作用。
一、投標(biāo)流程規(guī)范化
投標(biāo)工作必須進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)密的組織和籌劃，形成規(guī)范化的流程，做到事事有流程、事事有規(guī)范，可有效的提高效率，減少疏漏，保證投標(biāo)文件的質(zhì)量。
(一)確定投標(biāo)目標(biāo)
經(jīng)營開發(fā)人員首先應(yīng)了解國家及本地區(qū)的城市軌道交通整體建設(shè)規(guī)劃，經(jīng)分析后從中選取合適的項目進(jìn)行跟蹤，多方面收集項目信息，包括項目的投資規(guī)模、資金來源、招標(biāo)代理單位、建設(shè)管理模式等。當(dāng)項目進(jìn)入招標(biāo)階段時，就要對該項目所有的信息、業(yè)主需求、其他參投單位情況進(jìn)行分析，根據(jù)企業(yè)管理辦法及時向企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)匯報，最后決定是否參加該項目的投標(biāo)。
(二)投標(biāo)報名、購買標(biāo)書
經(jīng)營開發(fā)人員根據(jù)招標(biāo)公告，攜帶所需要的企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、項目負(fù)責(zé)人職稱證書、企業(yè)業(yè)績合同、證明等資料，在規(guī)定時間內(nèi)報名、購買標(biāo)書。
(三)成立臨時投標(biāo)機(jī)構(gòu)，明確分工
投標(biāo)工作有其獨特的專業(yè)性、系統(tǒng)性和連續(xù)性，應(yīng)選派有經(jīng)驗的專職領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管該項工作，并設(shè)立專門的投標(biāo)項目組。城市軌道交通項目一般分為商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)，應(yīng)配備責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)精干的技術(shù)總體負(fù)責(zé)人和專業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)的編制工作。投標(biāo)部門應(yīng)制定相應(yīng)的市場開發(fā)管理辦法和投標(biāo)激勵措施，充分調(diào)動全體編標(biāo)人員的積極性，確保投標(biāo)工作的順利進(jìn)行。
投標(biāo)項目組實行投標(biāo)項目組長負(fù)責(zé)制，根據(jù)城市軌道交通的實際情況投標(biāo)項目組共分為商務(wù)組、投標(biāo)報價組和技術(shù)組。商務(wù)組主要負(fù)責(zé)投標(biāo)文件要求的人員、業(yè)績、資質(zhì)的匯總和編輯;投標(biāo)報價組需要根據(jù)工程的實際情況，確定項目的投標(biāo)報價;技術(shù)組主要根據(jù)項目情況，編寫技術(shù)文件。每個小組都要有專人負(fù)責(zé)，工作相對獨立，但又要相互配合和協(xié)調(diào)。對編標(biāo)工作必須明確分工，責(zé)任到人，要求每一位參加編標(biāo)的人員，要按照分工，高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)地完成所承擔(dān)的工作，共同編制出高質(zhì)量的投標(biāo)文件。
(四)制定投標(biāo)工作計劃
根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》第二十四條，“自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于二十日”，所以很多招標(biāo)代理一般均按20日控制，所以對于投標(biāo)單位來說，在短時間內(nèi)，編制出高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的投標(biāo)文件，所以投標(biāo)工作必須制定投標(biāo)工作計劃。對確定參與投標(biāo)的項目應(yīng)及時購買招標(biāo)文件，在編制投標(biāo)文件前，投標(biāo)項目組長應(yīng)及時組織召開標(biāo)前會議，介紹投標(biāo)項目情況，制定編制投標(biāo)文件的詳細(xì)工作計劃，明確商務(wù)組、投標(biāo)報價組和技術(shù)組的工作內(nèi)容和責(zé)任，確定編制投標(biāo)文件的標(biāo)準(zhǔn)等。商務(wù)組、投標(biāo)報價組和技術(shù)組的負(fù)責(zé)人再根據(jù)實際分工情況，制定各自小組的階段目標(biāo)，確保目標(biāo)按計劃完成。
(五)建立文件審核制度
在短時間內(nèi)，編制的投標(biāo)文件，很容易在一些細(xì)節(jié)上出現(xiàn)問題，從而造成廢標(biāo)。所以，我們必須建立文件審核制度，在制定投標(biāo)工作計劃時，應(yīng)充分考慮文件審核的時間。投標(biāo)文件編制工作一定要在開標(biāo)日期前3～4天完成，以留出時間對投標(biāo)文件作最后的檢查、復(fù)核或局部修改。特殊的重點項目，集團(tuán)公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理也會審查。為確保文件質(zhì)量、減少疏漏，編制完投標(biāo)文件后，必須由專人進(jìn)行逐級復(fù)核、審查，最后經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后才能定稿。
(六)各部門關(guān)系的協(xié)調(diào)
投標(biāo)工作是一項非常復(fù)雜的系統(tǒng)工作，其涉及的部門相當(dāng)多，不僅是一個經(jīng)營開發(fā)部門就能夠獨立完成的，還需要各部門的積極配合，其中主要包括生產(chǎn)部門、財務(wù)部門、合同部門、人事部門、科技部門等。其中生產(chǎn)部門主要負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制;財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)提供各項財務(wù)審計報告、投標(biāo)保證金、稅務(wù)登記證、開戶許可證等;合同部門負(fù)責(zé)提供合同文本、單位資質(zhì)證書等;人事部門主要負(fù)責(zé)提供各類專業(yè)人員的職稱證書、各種執(zhí)業(yè)資格證書等;科技部門負(fù)責(zé)提供單位項目的獲獎證書、設(shè)計質(zhì)量承諾文件。因此，還要努力做好各項協(xié)調(diào)工作，理順各部門之間的關(guān)系。
二、投標(biāo)文件的編制
(一)詳讀招標(biāo)文件
招標(biāo)文件是工程項目招投標(biāo)過程中對招投標(biāo)雙方都具有法律約束力的文件。投標(biāo)文件編制人員拿到招標(biāo)文件后，應(yīng)及時組織有關(guān)人員認(rèn)真仔細(xì)閱讀招標(biāo)文件，必須把招標(biāo)文件從頭到尾認(rèn)真、仔細(xì)地閱讀，不放過任何細(xì)節(jié)和疑問，加深理解，并標(biāo)注重點注意事項，“投標(biāo)須知前附表”及“投標(biāo)須知”更是編制投標(biāo)文件的重點，是招標(biāo)人提醒投標(biāo)人在投標(biāo)文件中務(wù)必全面、正確回答的具體注意事項的書面說明，因此，投標(biāo)文件編制人員必須反復(fù)閱讀和理解，直至完全明白。否則，稍有不慎或內(nèi)容理解錯誤，都有可能導(dǎo)致投標(biāo)失敗。
對招標(biāo)文件的領(lǐng)會要注意以下內(nèi)容：
1、招標(biāo)文件的各項實質(zhì)性要求，例如資質(zhì)、公司業(yè)績、技術(shù)負(fù)責(zé)人的業(yè)績、工程獲獎情況等;
2、投標(biāo)文件部分，尤其是投標(biāo)文件的組成和格式;
3、投標(biāo)保證金應(yīng)特別注意，是否要求從投標(biāo)人所在地企業(yè)基本賬戶銀行匯出，匯出的金額、幣種，匯款形式，投標(biāo)保證金匯達(dá)賬戶和匯達(dá)截止時間;
4、投標(biāo)文件遞交方式、地點及投標(biāo)截止時間;
5、投標(biāo)文件的份數(shù)、裝訂、包封、密封和標(biāo)志的規(guī)定、簽字蓋章要求;
6、評標(biāo)方法和標(biāo)準(zhǔn);
7、廢標(biāo)條款。
8、招標(biāo)答疑的時間及方式。
(二)招標(biāo)文件答疑
《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》第二十三條，“招標(biāo)人對已發(fā)出的招標(biāo)文件進(jìn)行必要的澄清或者修改的，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件要求提交投標(biāo)文件截止時間至少十五日前，以書面形式通知所有招標(biāo)文件收受人。”。第二十四條，“自招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止，最短不得少于二十日。”所以當(dāng)招標(biāo)文件購買之后，到編制投標(biāo)文件人員拿到時，答疑時間已經(jīng)很短，所以投標(biāo)人應(yīng)認(rèn)真、仔細(xì)地閱讀，找出的所有問題及疑問，盡快列出問題清單，并按照招標(biāo)文件的有關(guān)規(guī)定，及時向招標(biāo)人遞交書面函件。招標(biāo)人將會在規(guī)定的時間內(nèi)對各投標(biāo)人提出的問題和疑問作出書面澄清復(fù)函。
(三)編寫商務(wù)標(biāo)
商務(wù)標(biāo)是投標(biāo)文件中至關(guān)重要的組成部分，是投標(biāo)競爭獲勝的關(guān)鍵因素，特別是投標(biāo)報價，是商務(wù)標(biāo)編制的重點，因為多數(shù)工程項目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)明確、工期基本確定。
根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》的第四十一條規(guī)定：“中標(biāo)人的投標(biāo)能夠最大限度地滿足招標(biāo)文件中規(guī)定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，能夠滿足招標(biāo)文件的實質(zhì)性要求，并且經(jīng)評審的價格最低;但是投標(biāo)報價低于成本價的除外。”近年來，在城市軌道交通項目中部分項目采用“經(jīng)評審的最低價中標(biāo)法”，要求投標(biāo)報價要經(jīng)得起評審，既要滿足招標(biāo)文件要求，又不得低于成本價。因此，投標(biāo)報價組應(yīng)結(jié)合項目自身特點，本地經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平，嚴(yán)格進(jìn)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析，準(zhǔn)確測算出工程項目的投標(biāo)報價，同時綜合分析競爭對手的情況，預(yù)測對手的報價及業(yè)主的標(biāo)底價，然后科學(xué)、合理地確定投標(biāo)人最終的投標(biāo)報價。
商務(wù)標(biāo)的編制除報價外，還需針對招標(biāo)文件對投標(biāo)人所要求的資格審查部分進(jìn)行一一響應(yīng)，比照投標(biāo)人資格要求、評分要求逐條響應(yīng)。例如：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照的有效期，資質(zhì)證書的等級、有效期，質(zhì)量體系證書，信用等級證書，單位業(yè)績、人員業(yè)績需在滿足最高評分項外多補(bǔ)充1-2項，擬派人員職稱、專業(yè)、人數(shù)要求，質(zhì)量、服務(wù)承諾，單位獲獎證明等。
(四)編寫技術(shù)標(biāo)
在城市軌道交通項目中，技術(shù)標(biāo)一般是投標(biāo)人要求必須提供的主要文件，是招標(biāo)人評標(biāo)時必須考慮的主要因素之一。技術(shù)標(biāo)一般包括總體總包文件、系統(tǒng)設(shè)計文件等部分，文件編制人員應(yīng)結(jié)合招標(biāo)文件要求和現(xiàn)場實際情況，投標(biāo)人在報價以前必須認(rèn)真地進(jìn)行現(xiàn)場考察，全面地、仔細(xì)地調(diào)查了解工程及其周圍的經(jīng)濟(jì)、地理等綜合情況，編制出一套科學(xué)合理的技術(shù)文件，既滿足招標(biāo)文件和城市建設(shè)的要求，同時還應(yīng)該體現(xiàn)出企業(yè)的綜合實力，體現(xiàn)勘察設(shè)計單位的設(shè)計水平。
三、編制投標(biāo)文件注意事項
根據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》第二十七條規(guī)定，“投標(biāo)人應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)文件。投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)對招標(biāo)文件提出的實質(zhì)性要求和條件作出響應(yīng)”。這就意味著投標(biāo)人只要對招標(biāo)文件的某一條實質(zhì)性要求遺漏，未做出響應(yīng)，都可能導(dǎo)致廢標(biāo)。
(一)按規(guī)定格式編寫投標(biāo)文件
按招標(biāo)文件規(guī)定格式編寫投標(biāo)文件，部分招標(biāo)文件會規(guī)定每頁行數(shù)、每行字?jǐn)?shù)、字體大小、表格樣式，同時應(yīng)按要求完整地填寫投標(biāo)函和開標(biāo)一覽表等，要求商務(wù)組人員在編制投標(biāo)文件時要認(rèn)真、詳盡，不能有絲毫地馬虎，對招標(biāo)文件中的各項實質(zhì)性要求和條件逐條做出響應(yīng)，不能有任何遺漏，并嚴(yán)格按招標(biāo)文件規(guī)定的統(tǒng)一格式編制投標(biāo)文件。
(二)排版裝訂包封
要提高投標(biāo)文件的外觀，排版裝訂也是一件非常重要的內(nèi)容。外觀要盡量做到美觀、大方、整潔，圖表、證件、證書等應(yīng)采用彩頁，頁面設(shè)置應(yīng)統(tǒng)一。在無特殊要求的情況下，字體、字號應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和層次關(guān)系保持一致。包封要按要求認(rèn)真細(xì)致，做到四方和整齊，部分招標(biāo)文件要求特殊封簽，也是值得我們注意的地方。投標(biāo)文件的排版裝訂包封是給招標(biāo)人第一印象，第一印象也同業(yè)決定著評分高低。
(三)準(zhǔn)備開標(biāo)前的原件
參加開標(biāo)的人員，一般都是委托代理人，委托代理人應(yīng)認(rèn)真做好投標(biāo)文件遞交前的各項工作，應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的規(guī)定，準(zhǔn)備好遞交投標(biāo)文件時要攜帶的各種證件和資料，如法人授權(quán)委托書、身份證等。其他企業(yè)在投標(biāo)過程中，因委托代理人將授權(quán)委托書包封在了標(biāo)書內(nèi)，而無法開標(biāo)，導(dǎo)致廢標(biāo)的情況。除了授權(quán)委托書和身份證，有些招標(biāo)文件對授權(quán)委托人也有一定的要求，例如必須是高級工程師，那么在開標(biāo)前，委托代理人必須帶好高工證書。除此之外，還應(yīng)該按招標(biāo)文件要求，準(zhǔn)備好企業(yè)營業(yè)執(zhí)照(副本)、勘察設(shè)計資質(zhì)證書、投標(biāo)保函、銀行匯票、人員職稱證、人員注冊證書、合同、資信證明等。在實際投標(biāo)中，因投標(biāo)人的開標(biāo)準(zhǔn)備工作不充分，造成失誤被中止投標(biāo)的事件時有發(fā)生。
四、總結(jié)
隨著工程招投標(biāo)法制和機(jī)制的不斷完善，招投標(biāo)工作也逐步得到規(guī)范，為勘察設(shè)計企業(yè)承攬項目提供了公平的保障。在此環(huán)境下，對企業(yè)的投標(biāo)工作也提出了更高的要求。不僅要有技術(shù)實力和良好的信譽(yù)，還要編寫出高質(zhì)量的投標(biāo)文件。一個企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)和擁有一支思想境界高、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的投標(biāo)隊伍，不僅要有團(tuán)隊精神，還要工作嚴(yán)謹(jǐn)、吃苦耐勞，只有這樣，企業(yè)才能編制出高水平的投標(biāo)文件，從而在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟。
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