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崗位說(shuō)明書動(dòng)態(tài)管理
[摘要] 工作分析是人力資源管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，其質(zhì)量決定著一個(gè)企業(yè)“人力資源管理工作”的整體水平。但是，動(dòng)用大量人力、物力開展工作分析，其成果——《崗位說(shuō)明書》在使用中，往往承載不了人們對(duì)它的管理期望，許多單位的《崗位說(shuō)明書》出爐不久便被束之高閣，無(wú)人問(wèn)津，造成企業(yè)資源的浪費(fèi)。究其原因，重要一點(diǎn)就是企業(yè)未能為崗位說(shuō)明書建立動(dòng)態(tài)管理模式，使崗位說(shuō)明書與企業(yè)發(fā)展相脫節(jié)，中看不中用。從崗位說(shuō)明書的編制基礎(chǔ)到編制流程再到實(shí)際運(yùn)行本文為其建立了全方位的動(dòng)態(tài)管理模式，從而保證其發(fā)揮應(yīng)有的作用，實(shí)現(xiàn)事得其人、人盡其才、人事相宜。[關(guān)鍵詞] 工作分析 崗位說(shuō)明書 動(dòng)態(tài)管理
工作分析的成果《崗位說(shuō)明書》是人力資源其他管理職能的重要依據(jù)，其質(zhì)量決定著一個(gè)企業(yè)“人力資源管理工作”的整體水平。
在人力資源管理培訓(xùn)和研究實(shí)踐中，大部分企業(yè)對(duì)“工作分析”是重視的，不僅領(lǐng)導(dǎo)支持、人力資源部門重視，其他職能部門的同志也給與關(guān)注。但是，動(dòng)用大量人力、物力開展“工作分析”，其成果——《崗位說(shuō)明書》在使用中，往往承載不了人們對(duì)它的管理期望，許多單位的《崗位說(shuō)明書》出爐不久便被束之高閣，無(wú)人問(wèn)津，造成企業(yè)資源的浪費(fèi)。
這是為什么呢？
一個(gè)重要原因就是企業(yè)在對(duì)待崗位說(shuō)明書的態(tài)度上是一勞永逸，缺乏動(dòng)態(tài)管理理念。
一個(gè)企業(yè)的崗位并不是一成不變的，環(huán)境的變化、戰(zhàn)略重心的轉(zhuǎn)移、職能的調(diào)整和程序的再設(shè)計(jì)必然引起崗位的變動(dòng)，崗位變動(dòng)勢(shì)必要連帶崗位說(shuō)明書一起變動(dòng)才能保證崗位說(shuō)明書作用的有效發(fā)揮。因此，應(yīng)建立動(dòng)態(tài)的崗位說(shuō)明書管理機(jī)制，及時(shí)根據(jù)崗位變動(dòng)對(duì)崗位說(shuō)明書進(jìn)行更新。
一、合理的崗位設(shè)計(jì)是崗位說(shuō)明書科學(xué)性的保障
崗位說(shuō)明書的形成必須以科學(xué)的崗位設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，實(shí)現(xiàn)事得其人、人盡其才、人事相宜，因此，在進(jìn)行工作分析之前一定不要忘記崗位設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)。
而在工作分析過(guò)程中，可以發(fā)現(xiàn)崗位設(shè)計(jì)不合理的地方，并采取有效措施改進(jìn)，使崗位說(shuō)明書等人事文件建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上。
二、崗位說(shuō)明書動(dòng)態(tài)編制程序（P—D—C—A）
1.P—D—C—A理論概述
PDCA是英語(yǔ)單詞Plan(計(jì)劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Action(處理)的第一個(gè)字母，PDCA循環(huán)就是按照計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理這樣的順序進(jìn)行管理，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序。
PDCA循環(huán)的四個(gè)過(guò)程不是運(yùn)行一次就完結(jié)，而是周而復(fù)始地進(jìn)行。一個(gè)循環(huán)結(jié)束了，解決了一部分問(wèn)題，可能還有問(wèn)題沒(méi)有解決，或者又出現(xiàn)了新的問(wèn)題，再進(jìn)行下一個(gè)PDCA循環(huán)，依此類推。PDCA循環(huán)不是停留在一個(gè)水平上的循環(huán)，而是不斷解決問(wèn)題、水平逐步上升的過(guò)程（如圖2所示）。
2.崗位說(shuō)明書動(dòng)態(tài)編制程序
大部分企業(yè)在耗費(fèi)了大量人力物力編制出崗位說(shuō)明書后，就以為大功告成，然而，崗位說(shuō)明書的編制并不是一勞永逸的工作而是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。
借鑒PDCA的思想，將崗位說(shuō)明書分為C級(jí)版、B級(jí)版和A級(jí)版，崗位說(shuō)明書的動(dòng)態(tài)編制也分為三個(gè)階段。
第一個(gè)階段，企業(yè)組織相關(guān)人員開展工作分析，設(shè)計(jì)崗位說(shuō)明書模板，指導(dǎo)員工進(jìn)行自下而上、自上而下的反復(fù)修訂最終形成符合公司管理現(xiàn)狀的崗位說(shuō)明書C級(jí)版（初級(jí)版）。
第二個(gè)階段，在崗位說(shuō)明書C級(jí)版運(yùn)行3個(gè)月后，企業(yè)應(yīng)根據(jù)崗位說(shuō)明書的實(shí)際運(yùn)行情況綜合考慮環(huán)境因素、經(jīng)營(yíng)重點(diǎn)對(duì)崗位說(shuō)明書進(jìn)行修正和調(diào)整，崗位說(shuō)明書升級(jí)為B級(jí)版（修正版）。
第三個(gè)階段，在B級(jí)版運(yùn)行9個(gè)月之后，公司應(yīng)進(jìn)一步根據(jù)B級(jí)版的運(yùn)行情況，結(jié)合當(dāng)時(shí)的環(huán)境因素、經(jīng)營(yíng)重點(diǎn)、組織架構(gòu)對(duì)崗位說(shuō)明書進(jìn)行修正和調(diào)整，崗位說(shuō)明書升級(jí)為A級(jí)版（終極版）。
經(jīng)過(guò)以上三個(gè)階段的不斷分析評(píng)和改進(jìn)，崗位說(shuō)明書得到不斷升級(jí)，最終進(jìn)入穩(wěn)定運(yùn)行階段。
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