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論秘書的修養(yǎng)
摘 要：信息時(shí)代對秘書的素質(zhì)有較高的要求，良好的修養(yǎng)在很大程度上決定秘書的成功與否。結(jié)合秘書工作的性質(zhì)與特點(diǎn)，對秘書的行為進(jìn)行觀察與研究，分析秘書作為輔助角色不可或缺的修養(yǎng)成分。同時(shí)，指明秘書培養(yǎng)良好修養(yǎng)的目標(biāo)與方向，探尋提高秘書修養(yǎng)的方法與途徑，肯定秘書修養(yǎng)在秘書工作中的重要作用。
關(guān)鍵詞：氣質(zhì)；品德；心理；風(fēng)度；才能
1 秘書修養(yǎng)在秘書日常工作中的作用
�。�1）良好的修養(yǎng)使秘書在處理人際關(guān)系中如魚得水。人際交往是秘書工作的一個(gè)重要內(nèi)容，有修養(yǎng)的秘書善于與人打交道，懂得人情世故，尊重他人，彬彬有禮，得到對方的認(rèn)可與好感，得到對方的配合，有利于交際事宜的順利完成。
�。�2）良好的修養(yǎng)能有效地提高工作效率。有良好修養(yǎng)的秘書，對待工作的態(tài)度就總是認(rèn)真的、謹(jǐn)慎的，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)，適當(dāng)場合為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，有效地保證工作質(zhì)量，提高工作效率。?
（3）良好的修養(yǎng)使秘書有助于進(jìn)行準(zhǔn)確的角色定位。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，有修養(yǎng)的秘書就能恰如其分地把握好自己的角色。秘書無決策權(quán)，無權(quán)威性，更不可擅自主張，不可過分表現(xiàn)，偏離處于從屬性角色的位置，給工作帶來不良影響。
2 秘書養(yǎng)成良好修養(yǎng)的途徑
2.1 氣質(zhì)修養(yǎng)?
現(xiàn)代心理學(xué)一般認(rèn)為，氣質(zhì)是不依活動(dòng)目的和內(nèi)容為轉(zhuǎn)移的典型的、穩(wěn)定的心理活動(dòng)的動(dòng)力特征。譬如，情緒的強(qiáng)弱，意志力的大小，注意轉(zhuǎn)移的難易，心理活動(dòng)的傾向等表現(xiàn)。根據(jù)心理學(xué)理論，可將秘書劃分為四種氣質(zhì)類型：多血質(zhì)秘書、粘液質(zhì)秘書、膽汁質(zhì)秘書、抑郁質(zhì)秘書。各種氣質(zhì)的特點(diǎn)秘書具體表現(xiàn)不一：多血質(zhì)秘書思維敏銳，擅長交際，對于維護(hù)組織的形象自有一套，但活潑好動(dòng)，略顯輕浮，交際淺薄，工作能力強(qiáng)但不踏實(shí)，注意易轉(zhuǎn)移，易見異思遷，往往不安于枯燥的辦公室秘書工作；粘液質(zhì)秘書踏實(shí)肯干，沉默寡言，不喜空談，不愛顯山露水，展示自己的才華，適合辦公室工作，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的幕僚，但辦事不求新，缺乏生氣；膽汁質(zhì)秘書坦誠直率，但易于沖動(dòng)，容易接受他人觀點(diǎn)，處理問題大膽、潑辣，辦事急躁，感情用事，不善于處理人際關(guān)系，常與同事甚至是領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生爭吵；抑郁質(zhì)秘書觀察細(xì)致，感受力強(qiáng)，但辦事拖拉，孤僻多疑，缺乏信心，辦公室秘書工作往往給自己造成心理上的壓力。?
氣質(zhì)一旦形成就呈穩(wěn)定的狀態(tài)，表現(xiàn)為如何與他人交往，如何流露喜悅與悲傷，如何學(xué)習(xí)與工作，甚至是如何休息，如何走路，都涂上了個(gè)人獨(dú)特的氣質(zhì)色彩。俗話說“江山易改，本性難移”，指的就是人的氣質(zhì)具有穩(wěn)定不易改變的特點(diǎn)。但是，氣質(zhì)也有可塑性，并非一成不變，在后天的生活環(huán)境的潛移默化下，仍然會有某種程度的緩慢變化。每種氣質(zhì)，各有所長，也各有所短，因此秘書應(yīng)善于掌握自己的氣質(zhì)特點(diǎn)，逐步適應(yīng)辦公室工作的要求，以利于秘書工作的開展。
2.2 心理修養(yǎng)
要做好秘書工作，秘書人員的心理素質(zhì)至關(guān)重要。首先，要注重性格的修養(yǎng)。秘書在注重氣質(zhì)修養(yǎng)的同時(shí)，也要不忘自身各方面性格的鑄造。注重以下幾方面的性格對于秘書氣質(zhì)修養(yǎng)。（1）堅(jiān)韌的意志。現(xiàn)代秘書處于辦公室的復(fù)雜環(huán)境，困難多，誘惑也多，因此必須具有堅(jiān)強(qiáng)的意志力，才能勝任秘書崗位。再者，鑒于秘書可以參加各種會議，起草或保管各種機(jī)密文件，又身處領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，對領(lǐng)導(dǎo)決策、領(lǐng)導(dǎo)行蹤最熟悉，有些人必然會從秘書嘴里“探勢頭”、“撈八卦”，因此，秘書必須以堅(jiān)強(qiáng)的意志力抵抗各種誘惑，不能講的，絕對不透露一絲一毫。另外，秘書的工作中應(yīng)始終貫穿著堅(jiān)韌的意志，才不至于做事虎頭蛇尾，中途放棄，令人難以滿意。（2）穩(wěn)定的情緒。秘書整天為領(lǐng)導(dǎo)，為單位處理繁瑣的事務(wù)，工作永無止境，疲憊不堪尚且欲罷不能。而且，秘書在滿足上級要求的同時(shí)，還得顧及與同事的相處以及群眾的上訪，往往不能兼顧，兩頭為難。凡此種種，容易引起秘書情緒上的起伏。秘書不能“鬧情緒”。（3）寬容的胸懷。秘書是領(lǐng)導(dǎo)形象的補(bǔ)充，甚至可以說是領(lǐng)導(dǎo)的分身，因此有責(zé)任以寬容的胸懷為領(lǐng)導(dǎo)分憂排難。比如，工作中受了客戶的氣，不可當(dāng)場大發(fā)脾氣，讓領(lǐng)導(dǎo)下不了臺。又如，與同事之間要競而不妒，不應(yīng)處處“監(jiān)督”以抓其痛腳。為了協(xié)調(diào)工作的需要，秘書對下要容，對上要忍；容則能合眾，忍則能抗壓。?
其次，要克服秘書的心理障礙。良好的心理素質(zhì)是秘書人員所具備的基本生存條件。（1）秘書的自卑心理。自卑是秘書人員常見的心理障礙。由于秘書處于從屬地位，受上級的支配，與領(lǐng)導(dǎo)的一言九鼎形成鮮明對比；再加上秘書工作辛苦，繁，雜，細(xì)，卻仍常受到批評責(zé)怪；秘書還常因工資有限而囊中羞澀，這一切，便容易使一些秘書滋生自卑的心理，工作上壓抑，缺乏熱情。為此，秘書應(yīng)確實(shí)認(rèn)識秘書的職業(yè)特點(diǎn)，并非地位卑微，擔(dān)當(dāng)被支配的角色，只是社會勞動(dòng)分工的不同，地位上實(shí)質(zhì)是人人平等的。有了這種認(rèn)知，秘書才能從根本上鏟除低人一等的心理，為氣質(zhì)修養(yǎng)的提高打好心理基礎(chǔ)。（2）秘書的高傲心理。這是相對于自卑心理的秘書而言的。一些秘書恃“權(quán)”而傲，認(rèn)為自己是領(lǐng)導(dǎo)的化身，于是以官自居，工作越位，擅自做主，甚至用權(quán)謀私，居高臨下，欺壓群眾。然而，這種心理是在領(lǐng)導(dǎo)的背后秘密地進(jìn)行的，一旦被揭發(fā)，前功盡棄。因此，秘書要時(shí)刻自我警惕，阻止這種心理的滋生、蔓延，徹底揚(yáng)棄這種不正的職業(yè)心理。（3）秘書的盲從心理。秘書受領(lǐng)導(dǎo)支配，工作上處于被動(dòng)狀態(tài)，于是，久而久之，養(yǎng)成了隨風(fēng)就俗的習(xí)慣，對領(lǐng)導(dǎo)一味的贊同、遵從，使自己的意向朝著對方的意向靠攏，毫無主見。這種秘書需要明白，秘書還是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，必要時(shí)輔助決策，過于呆板的秘書是沒有建設(shè)性意見的，要擯棄這種盲從心理，勇于大膽建議，創(chuàng)造性地工作。
2.3 品德修養(yǎng)
除了具備良好的心理基礎(chǔ)，秘書還必須注重良好的品德修養(yǎng)。一是正氣。保持正氣，就是善與惡、正與邪、美與丑等對立的道德觀念之間的尖銳斗爭。秘書是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，要尊重領(lǐng)導(dǎo)，只可以向領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)策，不要妄想改變領(lǐng)導(dǎo)意圖。但是，服從不等于盲從，要有原則地協(xié)助、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)錯(cuò)誤，在適當(dāng)場合時(shí)，要直言敢諫，闡明自己的觀點(diǎn)，為領(lǐng)導(dǎo)拾遺補(bǔ)漏。諸如現(xiàn)代很多領(lǐng)導(dǎo)階層的腐朽現(xiàn)象都禍起蕭墻于秘書，領(lǐng)導(dǎo)用權(quán)謀私，秘書卻包庇，甚至狼狽為奸；群眾要走后門，也會瞄準(zhǔn)秘書這一關(guān)卡。這時(shí)，秘書必須以凜然的正氣抵抗住一切不正之風(fēng)，在秘書這個(gè)崗位上把好關(guān)。另外，秘書總是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作，在領(lǐng)導(dǎo)面前，對一個(gè)人的評價(jià)，一言一行都會影響其地位的升降，甚至前途命運(yùn)，因此，秘書的嘴巴必須謹(jǐn)慎，不能因?yàn)閷δ橙似姸肮珗?bào)私仇”。那么，如何修養(yǎng)正氣？秘書必須涂漆防腐，時(shí)刻提高警惕，不貪不謀，慎獨(dú)隱微。?
二是樸實(shí)。秘書工作的性質(zhì)需要秘書必備的一種修養(yǎng)。實(shí)踐表明，交際輕浮，夸夸其談，是秘書修養(yǎng)的大忌。秘書工作繁瑣，需要秘書沉著穩(wěn)重、踏踏實(shí)實(shí)、認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能出色地完成任務(wù)。另外，秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也是為人民服務(wù)的公仆，因此，秘書的工作對象一方面是領(lǐng)導(dǎo)，另一方面是群眾，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)，還必須尊重群眾。不可以身居“要職”而借上級的權(quán)威驕橫跋扈，欺壓群眾，要與群眾建立友善的關(guān)系，這樣對秘書工作的開展才會大有裨益。秘書要秉著樸實(shí)的品德修養(yǎng)，對上對下，與人為善，建立良好的人際關(guān)系。
三是甘當(dāng)無名英雄。秘書工作的性質(zhì)同時(shí)也決定了秘書默默無聞的地位，永遠(yuǎn)只能充當(dāng)“幕后角色”，絕少拋頭露面，更不可能到前臺唱主角。秘書撰寫各種文件，可是簽名落款的是領(lǐng)導(dǎo)；苦思冥想出生動(dòng)的演講稿，可是上臺的是領(lǐng)導(dǎo)；精心策劃出精彩的晚會，可是表彰的紅冊上永遠(yuǎn)沒有秘書的名字。就是說，秘書的成果往往是以領(lǐng)導(dǎo)或集體的面目出現(xiàn)，自己只能默默奉獻(xiàn)。這就要秘書要有甘當(dāng)無名英雄的精神，同時(shí)，要從容地從事秘書工作，就要控制自己的表現(xiàn)欲，削弱權(quán)利欲，不與領(lǐng)導(dǎo)爭風(fēng)頭，越位工作，弄虛作假。?
2.4 才學(xué)修養(yǎng)
學(xué)問可以改變修養(yǎng)。良好修養(yǎng)的秘書，不僅要具備以上的氣質(zhì)、心理、品德、等修養(yǎng)，還要有真才實(shí)學(xué)——良好的文化底蘊(yùn)及扎實(shí)的能力，才足以使秘書的參謀角色名副其實(shí)，與秘書的形象相得益彰，趨于完善。?
文化底蘊(yùn)，是一個(gè)人深層次的文化修養(yǎng)，學(xué)識的總和，文化營養(yǎng)的貯藏量。它深藏于每一個(gè)人的內(nèi)心世界，雖不會一下子外露給別人，而別人卻能在你的行為中感受到它。它多少?zèng)Q定著一個(gè)人的胸懷、視野、氣度和智慧，決定著他的思維方式和行為方式。秘書代表組織的形象，其行為對領(lǐng)導(dǎo)、對組織造成不可低估的影響。秘書的工作涉及面廣，哪個(gè)行業(yè)的知識都要懂一些，平日里廣泛涉獵，博聞強(qiáng)記，在熟悉專業(yè)知識的同時(shí)，還需掌握例如科學(xué)、地理、文學(xué)、數(shù)理、法律、財(cái)政等方面的常識。一個(gè)秘書，要是領(lǐng)導(dǎo)吩咐撰寫一份報(bào)告，可是想半天仍然毫無頭緒，嚴(yán)重影響領(lǐng)導(dǎo)工作的效率；與外賓應(yīng)酬，卻時(shí)常思維閉塞，欲言無語。凡此種種，無不是秘書的能力體現(xiàn)，需要秘書有深厚的文化底蘊(yùn)！同時(shí)，秘書的觀察力、思維力、想象力、審美力、組織協(xié)調(diào)能力等也很重要。秘書才有可能跟著領(lǐng)導(dǎo)的思路轉(zhuǎn)，洞察領(lǐng)導(dǎo)的意圖，綜合分析歸納各種材料，將零散的、未成型的意圖清晰化，充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)；才有可能準(zhǔn)確地判斷是非，防止誤入歧途；才有可能發(fā)揮統(tǒng)帥的作用，搞好對內(nèi)對外的大小活動(dòng)。
3 秘書養(yǎng)成良好修養(yǎng)的方法
秘書如何加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，才能淋漓盡致地發(fā)揮秘書的職能作用呢
首先，秘書要善于自我剖析，勇于正視性格缺陷，將自身性格導(dǎo)向完美。于秘書工作的從屬性和服務(wù)性的特點(diǎn)，秘書性格必須收斂，掌握火候。秘書要剖析自己性格中的缺陷，及時(shí)改正或克服，而不能聽之任之。
其次，秘書要為自己尋找一個(gè)典范，自覺地加以模仿。秘書日常生活中應(yīng)留心觀察具有良好修養(yǎng)的人，去其糟粕，取其精華。學(xué)習(xí)他們待人接物的方法，人際交往的技巧，輔助參謀的尺度等等。久而久之，秘書便會在潛移默化中加強(qiáng)自身的修養(yǎng)。
最后，秘書要廣泛閱讀。讀書可以使自己眼界開闊，心胸開闊，內(nèi)涵豐富。古代文人士大夫們在仕途不如意，情緒低沉?xí)r，往往喜讀莊子的《逍遙游》和屈原的《離騷》，以消解不良情緒，調(diào)節(jié)心理平衡，秘書應(yīng)該從中得到一些有益的啟示，通過廣泛的閱讀來形成一種文化背景，消解工作中遇到的各類難題。另外，閱讀可豐富秘書的知識面，在參謀角色上如魚得水、得心應(yīng)手。
綜上所述，良好的秘書修養(yǎng)并非一蹴而就，需要秘書在日常生活與工作中不斷地學(xué)習(xí)、積累，才能達(dá)到成功的彼岸。然而，在浩瀚的知識海洋中，人總是難以窮盡一切�？偟膩碚f，秘書應(yīng)有的放矢，盡量朝著自尊自強(qiáng)、沉著穩(wěn)重、踏實(shí)苦干、默默奉獻(xiàn)、談吐優(yōu)雅、風(fēng)度翩翩、儀態(tài)萬方、廣聞博學(xué)的目標(biāo)加強(qiáng)自身修養(yǎng)，成為集魅力型與實(shí)干型為一體的現(xiàn)代化秘書。
參考文獻(xiàn)
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