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淺談高�；n案管理工作
1高�；n案管理工作的特點
1．1獨立成套
學(xué)校發(fā)展過程中的基建檔案應(yīng)當(dāng)單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應(yīng)該是獨立的。基建檔案的整理對象是單位工程，應(yīng)當(dāng)包含工程各個階段的依據(jù)性文件，具體包括準(zhǔn)備、設(shè)計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。
1．2來源廣泛
高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規(guī)模較大，且設(shè)計專業(yè)因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設(shè)計部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。
1．3實用性
作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實性信息，因此具有很強(qiáng)的實用性，在學(xué)校的擴(kuò)建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。
2高�；n案管理工作的問題
2．1缺乏檔案管理意識和規(guī)范的歸檔方法
由于高�；ú块T以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對高�；ü芾砉ぷ鞯恼J(rèn)識和重視，因此在很多高�；n案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負(fù)責(zé)任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開展。
2．2檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和完整性
高�；椖繌淖畛醯娇⒐ど婕暗降念I(lǐng)域較廣泛、資料來源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高�；ú块T不主動對基本建設(shè)資料信息進(jìn)行收集和歸檔，會丟失許多工程建設(shè)過程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強(qiáng)的責(zé)任心以及專業(yè)的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準(zhǔn)確性有所缺失。
2．3缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)
高�；n案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進(jìn)行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學(xué)設(shè)備和師資力量，而忽略了對高�；n案管理工作的投入，因此，當(dāng)前高校基建檔案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現(xiàn)代化信息搜索、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時耗力、效率低的后果。
3強(qiáng)化新形勢下高�；n案管理工作的有效措施
3．1完善基建檔案管理制度
確保高�；n案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵就是完善各種規(guī)章制度。實際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業(yè)性較強(qiáng)、涉及單位較多，因此應(yīng)當(dāng)及時指導(dǎo)和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項目后，必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求，同步進(jìn)行基建檔案管理、工程建設(shè)、竣工驗收等工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責(zé)，確保重要技術(shù)資料歸位，如項目施工、安裝以及竣工等技術(shù)。
3．2實施規(guī)范化、同步化
對基建檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真實施同步化和規(guī)范化，保證歸檔文件材料的準(zhǔn)確性和真實性滿足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應(yīng)當(dāng)用耐久性較強(qiáng)的材料進(jìn)行書寫;保證竣工圖紙編制的規(guī)范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴(yán)重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規(guī)律，根據(jù)文件之間的聯(lián)系合理排列卷內(nèi)文件。為確�；n案材料的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，應(yīng)及時掌握管理工作開展過程中的各準(zhǔn)確文件資料。
3．3提升現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平
實現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件就是建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施，具體包括:操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲設(shè)備、信息安全系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等。硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，信息化平臺必須憑借網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、計算機(jī)等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設(shè)施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)工作。選擇硬件和軟件時，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)，而要預(yù)留一定的升級空間即具備前瞻性。
3．4提升管理隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)
基建部門不僅僅是檔案管理的生產(chǎn)者，更是使用者，這就對他們的責(zé)任心提出了更高的要求，應(yīng)當(dāng)努力加強(qiáng)提升基建檔案管理人員的綜合技能、專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)。管理人員在日�；n案管理工作中，應(yīng)對基建項目活動保持時刻地關(guān)注，收集并及時歸檔與基建活動相關(guān)的各種活動資料。同時，由于基建檔案管理不斷向多樣化方向發(fā)展，相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等也被不斷更新，面對這樣的現(xiàn)狀就要求基建檔案管理人員必須具備較高的檔案管理能力和業(yè)務(wù)水平，這些可以通過進(jìn)行現(xiàn)代化知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)獲得。綜上所述，基建檔案管理工作對于維持高校長期發(fā)展具有重要作用，應(yīng)當(dāng)從高校建設(shè)需求以及社會發(fā)展需求出發(fā)，緊抓高�；n案管理以大力加強(qiáng)高校基建檔案管理工作，最終為高校今后的建設(shè)和發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的資料和檔案服務(wù)。
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