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淺談計算機檔案管理
在21世紀的今天，計算機技術的快速發(fā)展是有目共睹的，毋庸置疑，檔案實行計算機管理也是未來很長一段時間我國檔案管理發(fā)展的必然趨勢。實踐經驗證明，部分單位和企業(yè)有效地將檔案管理與計算機技術結合起來，大大地提高了他們在檔案管理工作中的效率，不僅方便快捷，而且節(jié)省了相當一部分的人力、物力和財力。但是，在不同單位、不同管理模式或者其它因素的影響下，計算機檔案管理的效果也有所不同，現(xiàn)在最重要的是找出其中的一些不足之處，并加以改進。
1 計算機檔案管理的重要作用
我國為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，特別制定了《中華人民共和國檔案法》，它逐步成為我們開展檔案管理工作的最高法則。其中，在第三章“檔案的管理”第十三條中明確指出：采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。這表明新時期國家在制定檔案管理法律法規(guī)時也十分注重先進科學技術的運用。近年來，隨著計算機技術的普遍應用、辦公自動化的廣泛普及，各機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機構在自身的檔案管理工作中也開始紛紛向計算機技術借力，通過計算機技術的應用，建立起專門的電子信息檔案管理系統(tǒng)，有效地提高了檔案管理的效率，為強化自身的管理作出了重要貢獻。
2 現(xiàn)今計算機檔案管理中的不足
2.1 電子檔案的真實性與安全性受到威脅
不難發(fā)現(xiàn)，在日常檔案管理過程中我們常常保存的電子檔案其準確性并不高，特別是一些復雜數(shù)據(jù)或圖形往往是經過掃描處理的，很難把握其內容的原貌，有的甚至會由于病毒等的侵害導致失去其原始性。所以，很難像紙質文件那樣準確，這直接影響到電子文件的真實性與安全性。
2.2 各種檔案管理軟件的通用性不強
我們知道，現(xiàn)在的軟件市場上專門的計算機檔案管理軟件數(shù)不勝數(shù)，除了一些檔案部門自行研發(fā)、供本部門自己使用的系統(tǒng)外，很多企業(yè)也購買或開發(fā)了多種檔案管理軟件，因為國家并沒有關于應用計算機檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)定，使得各單位、各部門的檔案信息管理系統(tǒng)功能不一，結構形式多樣，數(shù)據(jù)格式兼容性弱，導致各個系統(tǒng)之間的通用性差，為聯(lián)機檢索、數(shù)據(jù)交換以及資源共享等造成了諸多不便。
2.3 缺乏專業(yè)的計算機檔案管理人才
檔案管理事實上屬于一種特殊管理業(yè)務，它與紙質檔案的管理不同，需要耐心細致的同時還需要管理人員具有操作計算機系統(tǒng)的能力，尤其是對重要檔案信息進行錄入的過程中，一旦遇到一些系統(tǒng)故障要能夠及時診斷并排除，以免耽誤檔案的保存。當前，我們很多單位，特別是企業(yè)十分缺乏懂計算機的檔案管理人才，全都是一些文秘在負責檔案管理工作，顯然，這不利于計算機檔案的有效管理，也將在一定程度上影響其檔案管理的整體水平。
2.4 在計算機硬件設備方面投入不足
隨著《檔案法》的頒布和實施，我國的各機關、單位及企業(yè)開始把檔案管理工作提上了日程，但其中并沒有要求所有單位都要應用計算機技術開展檔案管理工作，加之有的單位由于資金限制或眼光短淺，導致他們不愿意在計算機的硬件設備方面投入過多，導致計算機檔案管理根本無法有序實施。
3 計算機檔案管理的改進建議
3.1 實時更新檔案管理系統(tǒng)的病毒查殺程序
為了確保電子檔案的真實性與安全性，我們必須在病毒查殺程序上下功夫，要對該程度進行實時更新。我們知道，互聯(lián)網(wǎng)就是一個“大染缸”，任何單位一旦將計算機聯(lián)網(wǎng)，病毒就會無孔不入，給計算機檔案管理與保護工作帶來了巨大的安全隱患�，F(xiàn)今，只有安裝較好的病毒查殺程序才能將病毒隔離，保持檔案的安全，避免造成巨大的損失。值得注意的是，當今的各種計算機病毒更新頻率快、破壞力強，所以必須實時更新病毒查殺程序避免病毒侵襲。
3.2 提高計算機檔案管理工作的標準化程度
檔案工作現(xiàn)代化的基礎就是標準化。當前，我們要極力解決檔案管理系統(tǒng)的通用性問題。在這一問題上，我們可以加強檔案部門之間的合作與探究，建立起計算機檔案管理方面的合作關系，搭建設備兼容、信息聯(lián)網(wǎng)、資源共享平臺和信息檢索平臺，真正提高計算機檔案管理工作的標準化程度，實現(xiàn)各單位、各部門的信息互通、互用，減少資源浪費的同時也能夠逐步推動和實現(xiàn)檔案管理的智能化和現(xiàn)代化水平。
3.3 廣泛吸納計算機技術專業(yè)的高素質人才
人才不僅是強國之道，也是增強企業(yè)綜合實力的重要出路。各單位和企業(yè)要在充分認識計算機檔案管理工作重要性的基礎上，加大對人才的招攬和培養(yǎng)力度，在必要情況下可以進行高素質人才引進。在這些人才引進后還要加強對他們的技能培訓，特別是計算機操作技能和檔案管理技能的培訓，從而提高他們運用現(xiàn)代化技術管理檔案的能力，充分利用現(xiàn)代計算機技術開展檔案服務工作。實踐證明，只有精通計算機操作和檔案業(yè)務知識的人才能在檔案管理現(xiàn)代化進程中發(fā)揮積極作用。
3.4 加大對計算機硬件及軟件設施的投入
當前，社會各領域都在廣泛應用計算機技術開展檔案管理工作，并且取得了不錯的效率。因此，現(xiàn)代企業(yè)應當摒棄檔案管理的傳統(tǒng)觀念，深刻意識到計算機檔案管理的重要性，并加大對計算機硬件和軟件的投入力度，逐步配套和建立起能夠適應高信息量、快運算速度的計算機檔案管理系統(tǒng)，不斷跟上社會發(fā)展的部分，積極推進計算機檔案管理工作的發(fā)展和進步。
3.5 進一步建立健全計算機檔案管理制度
現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設正在逐步推進，國家檔案管理部門應盡快制定和健全計算機電子檔案管理制度和辦法，對電子檔案的掃描、制作、收集和歸檔辦法、程序、時效等內容進行統(tǒng)一的規(guī)范，確保檔案部門和檔案工作者有章可循。此外，要加強對計算機檔案管理工作的監(jiān)督，確保每一個檔案管理者都在規(guī)范中進行操作，要進一步落實保密制度，確保各項機密檔案不被泄露。
4 結束語
總的來說，在計算機技術的帶動下，我們的檔案管理工作迎來了一個全新的時代，它為各個檔案部門的檔案管理工作帶來了便利。同時也不得不承認現(xiàn)有計算機檔案管理的缺陷也是存在的，各單位的檔案管理工作者應當發(fā)揮自身的聰明才智，積極采取措施彌補這些缺陷，筆者相信，未來計算機技術必將推進我國檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展。
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