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探究文秘行政管理能力培養(yǎng)途徑論文
隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，企業(yè)的制度也在不斷的完善，文秘工作也越來(lái)越重要。從職業(yè)內(nèi)容來(lái)看，文秘工作無(wú)非是文章編輯、日常接待等；但是從職業(yè)性質(zhì)來(lái)看，其更重要的作用就是協(xié)調(diào)企業(yè)的管理，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。文秘崗位起到承上啟下的作用，是企業(yè)管理層與企業(yè)員工之間的聯(lián)系樞紐，對(duì)于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有著不可替代的作用。為此有必要對(duì)文秘的行政管理能力進(jìn)行分析，探討其能力提升辦法，促進(jìn)企業(yè)的和諧發(fā)展。
一、文秘工作定義及其特征
文秘崗位是企業(yè)必不可少的，該崗位人員需要具備公關(guān)與文秘的理論基礎(chǔ)，并熟悉現(xiàn)代文書(shū)學(xué)和秘書(shū)學(xué)的原理方法，其涉及到的工作內(nèi)容也比較多，例如文章寫(xiě)作、新聞發(fā)布、公關(guān)工作、信息宣傳、日常協(xié)助管理、公共關(guān)系等工作。文秘工作具有獨(dú)特的特征，可以將其概括為以下幾方面，即職業(yè)性、多需求性、公共性等。因?yàn)槲拿厝藛T會(huì)涉及到對(duì)外公關(guān)事宜，因此要求文秘工作者具備職業(yè)性，組織的語(yǔ)言要嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯清晰、經(jīng)得起推敲；而且還具有多樣化，工作內(nèi)容涉及到企業(yè)的各個(gè)方面，不同內(nèi)容的工作深度也不同，因此對(duì)文秘工作人員的要求也不同；公共性是指文秘工作要考慮企業(yè)全局，對(duì)內(nèi)要協(xié)調(diào)企業(yè)不同部門(mén)之間的合作配合，對(duì)外要處理相關(guān)事務(wù)等[1]。
二、文秘行政管理能力問(wèn)題
1、專(zhuān)業(yè)性較差
專(zhuān)業(yè)性人才匱乏是目前企業(yè)普遍存在的問(wèn)題，多數(shù)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者更加重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于人才的重視相對(duì)較弱。尤其是文秘工作方面，企業(yè)管理者認(rèn)為文秘工作就是簡(jiǎn)單的接待、編輯工作，忽略了其所起到的承接作用，因此沒(méi)有進(jìn)行重視，在選拔人員的時(shí)候也只是簡(jiǎn)單隨便的進(jìn)行篩選，沒(méi)有考慮人員的專(zhuān)業(yè)性，進(jìn)而影響了企業(yè)的工作效率。
2、管理效率低下
目前部分企業(yè)缺乏完善的行政管理體系，導(dǎo)致文秘工作人員出現(xiàn)職務(wù)界限不清的情況，甚至某些企業(yè)為了節(jié)省成本支出，將文秘工作分化給不同的人員，嚴(yán)重的影響了文秘工作的效果，導(dǎo)致企業(yè)的管理工作出現(xiàn)問(wèn)題。這種管理模式具有很大的局限性，使企業(yè)無(wú)法充分發(fā)揮服務(wù)、管理、協(xié)調(diào)三大功能，從而降低了企業(yè)的管理效率，阻礙企業(yè)的發(fā)展。
3、管理脫離實(shí)際
另外在企業(yè)中比較常見(jiàn)的就是管理與實(shí)際情況不符，形成兩種極端的情況，即好高騖遠(yuǎn)和故步自封，這也是導(dǎo)致許多企業(yè)失敗的重要原因之一。個(gè)別企業(yè)的文秘行政管理工作都存在對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)不熟悉的情況，在進(jìn)行信息發(fā)布或者是公關(guān)活動(dòng)的時(shí)候，通常會(huì)出現(xiàn)一些與實(shí)際情況不符的現(xiàn)象，因此導(dǎo)致公司形象受損，進(jìn)而影響公司的發(fā)展[2]。
三、提高文秘行政管理能力的意義
提高文秘行政管理能力能夠幫助文秘掌握更多的行政管理技巧，使得文秘人員在日常工作中更加得心應(yīng)手，工作效率大大提高；同時(shí)文秘日常工作中必不可少的就是編輯工作，但是隨著企業(yè)的逐漸發(fā)展，文秘人員的書(shū)寫(xiě)能力可能會(huì)出現(xiàn)無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)要求的情況，通過(guò)培養(yǎng)文秘行政管理能力能夠改善這一狀況，提高文秘人員的寫(xiě)作能力，使其工作更加有成效。由于文秘工作具有一定的特殊性，因此文秘人員更加注重工作效率和工作的完成情況，缺乏服務(wù)意識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到工作的內(nèi)涵，通過(guò)培養(yǎng)文秘行政管理能力能夠幫助文秘認(rèn)清自己的工作實(shí)質(zhì)，理清管理與被管理之間的關(guān)系，從而更好的開(kāi)展工作，有效的促進(jìn)了企業(yè)的健康發(fā)展。
四、文秘行政管理能力的培養(yǎng)方法
1、培訓(xùn)行政管理知識(shí)
行政管理知識(shí)的培訓(xùn)方法有很多，常見(jiàn)的有課堂式和輪崗式兩種。課堂式是由企業(yè)選拔需培養(yǎng)的人才，將其送至特定的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)，或者是聘請(qǐng)外部人員開(kāi)展講座的形式，此種方式能夠保證被培訓(xùn)人員的學(xué)習(xí)效果，培養(yǎng)內(nèi)容更加全面，理論基礎(chǔ)更扎實(shí)，但是其風(fēng)險(xiǎn)也比較大，因?yàn)樗x擇的的培訓(xùn)人員具有不穩(wěn)定性，即將其培訓(xùn)完以后可能會(huì)出現(xiàn)離職的情況，這樣就使得企業(yè)的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)和耗費(fèi)時(shí)間毫無(wú)意義。輪崗式是通過(guò)企業(yè)內(nèi)部崗位輪換，內(nèi)部人員制定培訓(xùn)課件的形式進(jìn)行培訓(xùn)，企業(yè)內(nèi)部選拔一些行政管理能力比較突出的人員，讓文秘人員進(jìn)行課件學(xué)習(xí)、實(shí)際工作實(shí)踐的方式來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)，此種方式的優(yōu)點(diǎn)是成本低，培訓(xùn)更具有實(shí)用性和針對(duì)性，內(nèi)容更適用于企業(yè)自身，但是科學(xué)性和全面性比較差，對(duì)于企業(yè)發(fā)展可能會(huì)出現(xiàn)不適應(yīng)的情況。因此在選擇培訓(xùn)方式的時(shí)候也要格外的注意[3]。
2、建立行政管理實(shí)踐平臺(tái)
這種實(shí)踐可以是內(nèi)部也可以是外部的，內(nèi)部實(shí)踐即文秘崗位之間的輪換實(shí)踐，即文秘人員獨(dú)立操作某一特殊的工作崗位，不同于輪崗式培訓(xùn)，該實(shí)踐更注重文秘人員的獨(dú)立操作性，即考驗(yàn)其在崗位上的獨(dú)立工作能力，而不是學(xué)習(xí)能力。外部實(shí)踐是指不同企業(yè)之間，可以企業(yè)之間可以舉辦一些技能比拼大賽，通過(guò)賽事來(lái)提高文秘人員的工作能力，這種外部的比拼不僅能夠?qū)W習(xí)到其他企業(yè)的管理方法，同時(shí)也能激發(fā)企業(yè)員工的榮譽(yù)感，加深對(duì)企業(yè)的熱愛(ài)，從而全身心的投入到企業(yè)的工作當(dāng)中。
3、構(gòu)建管理交流機(jī)制
在文秘行政管理能力培養(yǎng)方面，可以從經(jīng)驗(yàn)交流的角度進(jìn)行培養(yǎng)，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)交流可以幫助文秘在寬松的經(jīng)驗(yàn)交流環(huán)境中提高行政管理能力[4]。企業(yè)可以將各種現(xiàn)代通訊交流技術(shù)結(jié)合起來(lái)，建立行政管理經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)，例如QQ群、微信群、公眾平臺(tái)等。在這些行政管理經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)中，文秘可以隨時(shí)同其他人員進(jìn)行交流溝通，反饋個(gè)人能力不足，獲取其他人的幫助，學(xué)習(xí)更有效的行政管理技巧，實(shí)現(xiàn)文秘行政管理能力的提高[5]。
結(jié)束語(yǔ)
文章對(duì)企業(yè)文秘工作人員進(jìn)行總結(jié)，并分析了一些提高其行政管理能力的培養(yǎng)方法，以期能夠?yàn)槠髽I(yè)管理人員提供意見(jiàn)，促進(jìn)企業(yè)更加穩(wěn)定的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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