企業(yè)檔案信息化建設研究

時間：2024-08-10 12:30:53 論文范文我要投稿

企業(yè)檔案信息化建設研究

　　數(shù)字化工作是企業(yè)檔案部門一項重中之重工作，許多企業(yè)已經(jīng)把本企業(yè)的許多核心技術的紙質檔案轉化成電子檔案，并逐步數(shù)字化管理。以下是小編為大家推薦的相關論文范文，希望能幫到大家，更多精彩內容可瀏覽(www.oh100.com/bylw)。

企業(yè)檔案信息化建設研究

　　摘要：通過敘述檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、研制和可持續(xù)發(fā)展，對企業(yè)電子文件的歸檔與管理，企業(yè)磁性載體檔案的管理以及紙質檔案的數(shù)字化等工作進行企業(yè)檔案的信息化建設，積極推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡化，全面提升企業(yè)檔案管理水平，以適應生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展的需要。

　　關鍵詞：檔案信息化;電子檔案;磁性載體檔案;數(shù)字化

　　檔案信息化是促進企業(yè)管理水平提高的必然要求，是實現(xiàn)國有資產(chǎn)保值增值的重要手段，是檔案部門參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動的具體體現(xiàn)，也是檔案部門遵循檔案工作自身發(fā)展規(guī)律，進一步深化改革，推動科技進步，提高服務效率和質量的必然選擇。企業(yè)檔案信息化建設要與企業(yè)信息化協(xié)調和同步發(fā)展，并要將檔案信息化建設納入到企業(yè)信息化建設的整體規(guī)劃和方案中，立足全局與長遠。近年來，企業(yè)檔案信息化建設取得了長足進步，但仍存在一些不容忽視的問題：部分企業(yè)對檔案信息化建設重要性認識不足，重視不夠;檔案信息化建設的資金不足，存量紙質檔案數(shù)字化水平較低，增量電子檔案管理不規(guī)范，系統(tǒng)建設分散，檔案信息資源孤島現(xiàn)象比較突出，難以適應系統(tǒng)集成、信息共享和業(yè)務協(xié)同的需要，檔案信息化建設人才匱乏等。因此，必須充分認識檔案信息化建設的重要性，把這項工作作為一項重要和長期的任務來抓，采取有效措施，切實做好檔案信息化建設工作。

　　1檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)及研制

　　企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)在建設初期會遇到這樣或那樣的問題，如系統(tǒng)研發(fā)工作往往是由專業(yè)的信息工程技術人員來承擔，而使用信息系統(tǒng)的人員卻涉及到企業(yè)的各部門各工種。由于研發(fā)人員專業(yè)單一以及在研發(fā)過程中缺乏與用戶的有效溝通，導致最終開發(fā)出來的成品利用率很低，或未能實現(xiàn)應有的服務功能，還有就是管理信息系統(tǒng)的維護問題等。要解決以上問題，還要面對企業(yè)各個部門龐大的信息量，因此系統(tǒng)研發(fā)者必需開發(fā)好對應的信息端口，實現(xiàn)信息的及時歸檔對接，并按照信息使用過程的功能需求分類。檔案信息安全管理可分為基礎軟硬件環(huán)境的安全與系統(tǒng)應用環(huán)境的安全。前者是操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及硬件安全設施，后者是用戶權責、管理模式以及身份確認等。開發(fā)好的信息系統(tǒng)要有以下功能：可以同時支持多類型異地段的用戶訪問;從單一的局域網(wǎng)運轉系統(tǒng)發(fā)展成為跨系統(tǒng)、跨平臺的廣域網(wǎng)管理系統(tǒng);它的應用模式為靈活的檔案數(shù)據(jù)庫架構;具有信息等級用戶訪問限制模式功能，以及跨庫搜尋模式功能等[1]。

　　2企業(yè)電子文件的歸檔與管理

　　企業(yè)電子文件是企業(yè)生產(chǎn)運營和管理的業(yè)務憑證，是企業(yè)重要的信息資產(chǎn)，也是國家的重要信息資源。電子文件具有高效、便捷的優(yōu)勢，同時具有易失真、易失實、易失效等特性。所以加強電子文件的歸檔和管理迫在眉睫。一是有利于企業(yè)管理水平提升。通過建立制度標準，對企業(yè)信息進行分類處理和規(guī)范管理，使信息的歸集、管理和利用做到有章可循，將極大地促進企業(yè)精益化和標準化管理水平提升。二是有利于消除信息壁壘。建立企業(yè)電子文件管理平臺，將極大地促進企業(yè)信息資源的整合利用，提升信息價值。三是有利于維護企業(yè)核心利益。通過電子文件管理工作，可對各業(yè)務信息系統(tǒng)承載的大量重要信息數(shù)據(jù)，按國家標準進行導出并封裝，從而確保這些信息數(shù)據(jù)的完整、安全和長久可讀。要做好電子文檔的歸檔管理，首先要提高企業(yè)各部門之間的協(xié)同能力。往往一項工作可以引申出不同種類不同格式的電子文件，某一部門的電子文件很有可能在另一部門卻無法使用，因此，所有電子文件必須按照統(tǒng)一的格式進行歸檔。其次要確保歸檔的電子文件具有法律效力。電子文件具有極強的可更改性，可通過電子簽名和保密技術來保證內容的有效性和原始性。檔案部門應當與信息管理部門相互結合，檔案部門應該完善電子文件產(chǎn)生全過程的管理制度，信息部門對文件的產(chǎn)生和使用范圍行駛監(jiān)督、檢查和指導的職能，保證電子文檔具有法律效力。在新舊管理體系交織階段，很多工作人員還無法完全接受辦公自動化條件下的電子文件歸檔，完全使用電子文件還需要一個過程[2]。

　　3磁性載體檔案管理

　　磁性載體檔案是以磁性材料(如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶)為信息載體的檔案，這類檔案在貯存和保護方面要求是非常嚴格的。對磁性載體檔案的貯存和管理要注意幾點：庫房溫濕度、清潔度、風壓、防火、防水、防磁、防紫外線、裝具、運輸和復制等。

　　4紙質檔案的數(shù)字化工作管理

　　數(shù)字化工作是企業(yè)檔案部門一項重中之重工作，許多企業(yè)已經(jīng)把本企業(yè)的許多核心技術的紙質檔案轉化成電子檔案，并逐步數(shù)字化管理。經(jīng)過近幾年來企業(yè)檔案部門對數(shù)字化工作的摸索和研究，紙質檔案數(shù)字化技術主要分為以下幾種。1)手工錄入技術。這種技術全憑人工鍵盤、鼠標輸入。在輸入的過程中會浪費大量的人力、時間和資金，并且這種技術只適合于全文本模式的檔案(文書、會計檔案)，而企業(yè)館藏大部分以科技檔案、底圖檔案為主，所以這種技術根本不能適應企業(yè)數(shù)字化發(fā)展的要求。2)數(shù)字掃描技術。即通過掃描儀、數(shù)據(jù)化儀或者數(shù)碼相機等工具將科技檔案、底圖檔案數(shù)字化后以圖形或者圖像方式保存到數(shù)據(jù)庫中。這種方式的優(yōu)點是速度較快，保存了檔案的原貌。但是這種技術會存在偶爾掃描效果不好、字跡模糊、圖像質量不穩(wěn)定、掃描儀自身難以糾正的硬件差錯等問題，以及在掃描完畢后系統(tǒng)掛接過程中出現(xiàn)不可避免的人工誤差等問題。3)手工錄入與數(shù)字掃描相結合的技術，形成文本帶圖像式檔案。這種方式綜合了前兩種技術的優(yōu)點和缺點，通過手工輸入可以修改掃描過程中出現(xiàn)的錯誤并對字跡模糊處加以備注說明。檔案數(shù)字化，并不是所有檔案都要數(shù)字化，應該根據(jù)企業(yè)的自身特點，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營起到至關重要的檔案、自主產(chǎn)權檔案、自行研發(fā)產(chǎn)品檔案以及利用率高的檔案要優(yōu)先數(shù)字化。為了節(jié)省存儲空間，一般以黑白掃描為主，但對黑白掃描分辨效果不明顯的檔案一定要進行彩色掃描。采集錄入的數(shù)據(jù)要與原件一一對應。

　　總之，要做好檔案管理工作，必須不斷地進行管理提升和流程再造，才能實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化與信息化的良性互動，才能更好地適應企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展的需要。

　　參考文獻：

　　[1]葛紅.企業(yè)檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案學通訊,2011(1):92-94.

　　[2]路萍.企業(yè)檔案信息化建設研究[D].武漢:湖北大學,2014.

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