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人事檔案管理制度（精品）
大家有了解過(guò)人事檔案管理制度嗎?下面由yjbys小編為大家整理的人事檔案管理制度，希望可以幫到大家!
第一章 總 則
第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。
第二條：人事檔案工作是集團(tuán)人事工作的重要組成部分，也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。
第三條：本制度適用集團(tuán)總部、各事業(yè)部及下屬分、子公司。
第二章 管理職責(zé)
第四條：集團(tuán)人力資源部檔案的管理職責(zé)：
一、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等;
二、負(fù)責(zé)本制度在各分、子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查;
三、負(fù)責(zé)集團(tuán)中、高層員工的人事檔案管理工作;
四、負(fù)責(zé)集團(tuán)總部的員工人事檔案管理工作;
五、負(fù)責(zé)對(duì)各分、子公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。
第五條：集團(tuán)人力資源部檔案管理的指導(dǎo)作用：是指導(dǎo)各分、子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。
第六條：各分、子公司人力資源部的檔案管理職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理;負(fù)責(zé)管理經(jīng)理級(jí)以下的所有員工人事檔案管理工作。
第三章 檔案分類
第七條：?jiǎn)T工人事檔案分為在職人員檔案、退休人員檔案二大類：
在職人員檔案
一、在職人員檔案分別為：入職檔案(1)、培訓(xùn)檔案(2)、職位檔案(3)、薪酬、考核檔案(4)、社保檔案(5)、獎(jiǎng)、罰檔案(6)、離職檔案(7)、其他檔案(8)。
1、入職檔案：
⑴《入職表格投放記錄總匯表》、《個(gè)人簡(jiǎn)歷》、自傳、《應(yīng)聘人員信息登記表》、《干部履歷表》、《職務(wù)履歷表》、《變更記錄表》、《入職試卷》、《面試評(píng)價(jià)表》、《人事變動(dòng)表》、等、身份證、二寸近期免冠照片二張、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、英語(yǔ)等級(jí)證書(shū)、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書(shū)、各類資格證書(shū)復(fù)印件等。
�、苿趧�(dòng)合同(應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議)、保密合同、補(bǔ)充協(xié)議、、競(jìng)業(yè)協(xié)議等。
二、培訓(xùn)檔案：(暫略)
1、新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)心得。
2、《培訓(xùn)簽到表》、《外派培訓(xùn)總結(jié)表》、《培訓(xùn)申請(qǐng)表》、《培訓(xùn)效果評(píng)估表》等。
3、《培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議》。
三、職位檔案：
《內(nèi)部任職經(jīng)歷表》、崗位說(shuō)明書(shū)、崗位任命書(shū)、崗位變動(dòng)申請(qǐng)(通知)、《人事變動(dòng)表》、等。
四、薪酬、考核檔案：
《調(diào)薪/降薪記錄總匯表》、《年度考核成績(jī)記錄總匯表》、《月度/季度/年度考核表》、《考核面談?dòng)涗洝�、《調(diào)薪申請(qǐng)單》(通知)、每月工資條等。
注：一般培訓(xùn)培訓(xùn)檔案暫不入檔保存，可另行建檔;凡涉及員工外訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)技能由公司出資達(dá)1000元/次以上的，其中《培訓(xùn)心得》、《外派培訓(xùn)總結(jié)表》、《培訓(xùn)效果評(píng)估表》須入人事檔案保存;單次外訓(xùn)達(dá)3000元(含3000元)除以上文件須入檔保存外，還需與受訓(xùn)員工簽定《培訓(xùn)協(xié)議》，《培訓(xùn)協(xié)議》入檔保存。
五、社保檔案：
六、獎(jiǎng)、罰檔案：
《獎(jiǎng)、罰資料記錄投放總匯表》、各類獎(jiǎng)勵(lì)、處罰記錄(紅頭文件、通知、通告)等。
七、離職檔案：
離職申請(qǐng)、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補(bǔ)償金協(xié)議等。
八、其它檔案：
退體員工檔案(暫略)
第八條：?jiǎn)T工人事檔案指：?jiǎn)T工自進(jìn)入公司開(kāi)始所涉及的個(gè)人調(diào)動(dòng)、個(gè)人獎(jiǎng)懲等記錄員工在公司內(nèi)部發(fā)展軌跡的所有資料。
第四章 檔案管理
第九條：：檔案管理原則
一、實(shí)行“一人一檔”歸類管理原則
1、真實(shí)性——員工信息必須確保真實(shí)，有據(jù)可查;
2、完整性——確保員工檔案信息完整，沒(méi)有遺漏;
3、保密性——人事檔案管理人員必須對(duì)員工的個(gè)人檔案絕對(duì)保密，除工作和管理需要不得私自向任何單位及個(gè)人提供員工個(gè)人檔案。
二、人事動(dòng)態(tài)檔案管理原則
1、新入職員工
在到崗前，人事檔案管理員根據(jù)本管理制度，新建檔案并對(duì)其人事檔案資料的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理;如核查無(wú)誤，則在員工轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)為其建立員工人事檔案。
2、在職員工
員工信息一旦發(fā)生變動(dòng)(如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號(hào)碼變動(dòng)，個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)、家庭住址等)，員工應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)，后由人事檔案管理員在《變更記錄表》中予以更新;員工發(fā)生崗位調(diào)動(dòng)后，其個(gè)人檔案由原單位調(diào)入新單位，新單位檔案管理人員根據(jù)原檔案繼續(xù)建檔。
3、離職、辭退等解除勞動(dòng)合同員工
離職員工檔案每月月底清查，另外存檔。
三、不同類別的檔案與檔案之間用分卷頁(yè)分卷。
四、嚴(yán)格分類、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
第十條 人事檔案編號(hào)
員工人事檔案編號(hào)采用集團(tuán)內(nèi)部固定制，員工在集團(tuán)內(nèi)部任職期間，其人事檔案編號(hào)不得改變。
1、員工人事檔案編號(hào)模式：
公司編號(hào)+部門編號(hào)+入職年/月份 +三個(gè)數(shù)字
2、編號(hào)規(guī)定：
公司編號(hào)指：公司編號(hào)、排序由集團(tuán)人力資源部統(tǒng)一進(jìn)行管理，以十位數(shù)流水號(hào)編號(hào)。
部門編號(hào)指：部門編號(hào)、排序由集團(tuán)人力資源部統(tǒng)一進(jìn)行管理，以十位數(shù)流水號(hào)編號(hào)。
入職年/月份指：建檔員工本人的入職時(shí)間。
三個(gè)數(shù)字指：至001開(kāi)始順延排序，各公司單獨(dú)一個(gè)序列流水號(hào)001——999。
所屬事業(yè)部及分、子公司人事檔案編號(hào)按以上編號(hào)原則，由各事業(yè)部綜合辦自行編制并通知各公司執(zhí)行。
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