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采購及時(shí)交貨的管理
采購作業(yè)的起點(diǎn)在市場(chǎng)領(lǐng)域、產(chǎn)品線的需求，中間經(jīng)過計(jì)劃領(lǐng)域的系統(tǒng)運(yùn)算、采購領(lǐng)域的商務(wù)運(yùn)作，終點(diǎn)是供應(yīng)商交付貨物。如何將起點(diǎn)與終點(diǎn)有效地銜接在一起，保證產(chǎn)品生產(chǎn)得到可靠的原材料供貨保證，是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。只有各部門緊密配合、協(xié)作，并加強(qiáng)與供方的交流，才能有效地完成采購及時(shí)交貨的任務(wù)。
1 產(chǎn)品線要發(fā)揮統(tǒng)領(lǐng)全局的核心作用
每一個(gè)產(chǎn)品都?xì)w屬于相應(yīng)的產(chǎn)品線，因此，產(chǎn)品線處于統(tǒng)領(lǐng)全局的核心領(lǐng)導(dǎo)地位。產(chǎn)品線決定了產(chǎn)品的市場(chǎng)定位和生命周期定位，產(chǎn)品線要依據(jù)產(chǎn)品的不同定位，控制調(diào)整原材料采購的頻率和策略，應(yīng)對(duì)隨時(shí)變化的市場(chǎng)供求形勢(shì)。同時(shí)，對(duì)不同原材料實(shí)施替代、升級(jí)、預(yù)測(cè)等工作，應(yīng)對(duì)原材料市場(chǎng)的變化。產(chǎn)品線作為產(chǎn)品的經(jīng)營者，對(duì)產(chǎn)品相關(guān)的所有工作負(fù)責(zé)，必須高度關(guān)注產(chǎn)品全部原材料是否能夠及時(shí)交貨。
應(yīng)在以下幾方面加強(qiáng)對(duì)采購交貨的管理和控制。
(1)根據(jù)產(chǎn)品的市場(chǎng)定位，決定原材料的采購方式。例如有些材料貨期長，供貨緊張，產(chǎn)品線應(yīng)建立必要的安全庫存，提供必要的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)，以緩解未來需求的緊張壓力。對(duì)于生命周期短的產(chǎn)品，采購方式以短期內(nèi)現(xiàn)貨供應(yīng)為主，注重交貨實(shí)效。
(2)產(chǎn)品線要配合市場(chǎng)體系做出必要的中長期預(yù)測(cè)，并不斷提高預(yù)測(cè)準(zhǔn)確性。為了擴(kuò)大市場(chǎng)，加快市場(chǎng)反應(yīng)速度，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行中長期預(yù)測(cè)是必需的，13周的滾動(dòng)預(yù)測(cè)更是必不可少，同時(shí)要提高預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確率。沒有預(yù)測(cè)，或者預(yù)測(cè)的波動(dòng)變化頻繁，將導(dǎo)致“臨時(shí)抱佛腳”式的采購，交貨的及時(shí)性難以保證。
(3)針對(duì)產(chǎn)品中的“危機(jī)材料”，要及時(shí)防范，切勿掉以輕心。停產(chǎn)材料、供不應(yīng)求的材料、使用客戶少的材料、產(chǎn)能有限的材料等都屬于“危機(jī)材料”。產(chǎn)品線要及時(shí)有效地進(jìn)行元器件替代、升級(jí)等工作，以降低“危機(jī)材料”帶來的風(fēng)險(xiǎn)。
(4)強(qiáng)化產(chǎn)品線全局經(jīng)營者的意識(shí)，高度關(guān)注全部原材料的及時(shí)交貨。目前有些企業(yè)的采購職能不在產(chǎn)品線，而是劃分在不同的領(lǐng)域運(yùn)作，容易造成產(chǎn)品線忽略交貨風(fēng)險(xiǎn)的控制。事實(shí)上。產(chǎn)品線應(yīng)掌控不及時(shí)交貨的概率，分析“危機(jī)材料”交貨的風(fēng)險(xiǎn)，從產(chǎn)品全局的角度預(yù)防交貨危機(jī)的發(fā)生。
2 市場(chǎng)銷售部門提供必要的預(yù)測(cè)信息
市場(chǎng)銷售部門的重點(diǎn)在于占領(lǐng)市場(chǎng)、擴(kuò)大市場(chǎng)份額，其前提是有充足的產(chǎn)品供應(yīng)保證以及最短的供貨時(shí)間，因此。市場(chǎng)銷售與原材料采購及時(shí)交貨密不可分。市場(chǎng)前線要根據(jù)銷售的市場(chǎng)態(tài)勢(shì)，及時(shí)預(yù)測(cè)和調(diào)整產(chǎn)品的變化，以便計(jì)劃部門相應(yīng)做出原材料采購的布局變動(dòng)。需要市場(chǎng)銷售部門提供的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)包括預(yù)測(cè)周期、預(yù)測(cè)數(shù)量、預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確率等，這些數(shù)據(jù)作為采購作業(yè)的基本前提，是采購作業(yè)及時(shí)交貨的前提保證。不同的電子元器件具有不同的貨期、產(chǎn)能和供需關(guān)系，市場(chǎng)預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)可以在很大程度上將市場(chǎng)供貨的不確定性因素提前化解，將不確定的因素轉(zhuǎn)化為確定的結(jié)果，以保證采購的及時(shí)供貨。
市場(chǎng)部門需要提高預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率和覆蓋率，以下幾方面是市場(chǎng)部門需要關(guān)注的重點(diǎn)。
(1)預(yù)測(cè)周期長短、預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性直接影響交貨的及時(shí)性。因此，重視并且提高預(yù)測(cè)準(zhǔn)確率是改善及時(shí)交貨的最有力的保障因素。
(2)減少市場(chǎng)預(yù)測(cè)的波動(dòng)是減少M(fèi)RP計(jì)劃波動(dòng)的關(guān)鍵。由于預(yù)測(cè)的波動(dòng)，直接導(dǎo)致MRP計(jì)劃的波動(dòng)，從而導(dǎo)致合同交貨期的波動(dòng)。保持預(yù)測(cè)平穩(wěn)有利于采購交貨的及時(shí)性改善，預(yù)測(cè)保持平穩(wěn)包括預(yù)測(cè)數(shù)量、時(shí)間段、頻率在連續(xù)的時(shí)間內(nèi)基本保持良性一致。
(3)減少?zèng)_刺行為，避免扎堆采購交貨。每個(gè)季度末以及年底階段，市場(chǎng)銷售領(lǐng)域?yàn)橥瓿蓻_刺任務(wù)，放大采購需求量。在一個(gè)月內(nèi)的采購數(shù)量往往超過以往幾個(gè)月總和。沖刺行為直接導(dǎo)致交貨不及時(shí)比例的上升，造成企業(yè)相應(yīng)的應(yīng)急協(xié)調(diào)成本增加，采購作業(yè)超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)。
(4)建立緊急需求的應(yīng)對(duì)機(jī)制。由于市場(chǎng)的不確定性，有些產(chǎn)品難以預(yù)測(cè)，或者臨時(shí)突發(fā)產(chǎn)品需求，市場(chǎng)體系應(yīng)建立必要的緊急應(yīng)對(duì)機(jī)制，以最短的時(shí)間完成計(jì)劃下達(dá)、采購合同下達(dá)，爭(zhēng)取第一時(shí)間交貨。
3 計(jì)劃部門擔(dān)當(dāng)起風(fēng)險(xiǎn)防范任務(wù)
計(jì)劃部門是將主生產(chǎn)計(jì)劃轉(zhuǎn)化為實(shí)際采購計(jì)劃指令的運(yùn)行部門，調(diào)整、控制材料的交貨計(jì)劃與庫存，以達(dá)到原材料及時(shí)齊套與控制庫存的目標(biāo)。由于市場(chǎng)預(yù)測(cè)的不確定性，以及原材料供貨市場(chǎng)的波動(dòng)，計(jì)劃部門所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)防范作用尤為突出。
(1)盡量減少計(jì)劃的波動(dòng)。市場(chǎng)體系預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)的波動(dòng)必然對(duì)計(jì)劃造成影響，計(jì)劃應(yīng)從產(chǎn)品全局出發(fā)，從產(chǎn)品中遠(yuǎn)期的生產(chǎn)出發(fā)，進(jìn)行必要的調(diào)節(jié)，不必全部拘泥于市場(chǎng)預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)的變動(dòng)。特別要避免頻繁的增加、減少、再增加、再減少等無序的計(jì)劃變動(dòng)。
(2)根據(jù)原材料貨期數(shù)據(jù)，及時(shí)下達(dá)計(jì)劃。原材料類別不同、型號(hào)不同，具有不同的采購周期。直接影響著交貨是否能及時(shí)執(zhí)行。根據(jù)不同材料的不同貨期，及時(shí)下達(dá)采購計(jì)劃，保證必要的貨期時(shí)間，是保證及時(shí)交貨的前提之一。
(3)針對(duì)危機(jī)材料，建立遠(yuǎn)期備貨計(jì)劃。需要把危機(jī)材料作為戰(zhàn)略性的儲(chǔ)備，為保證產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)行必要的準(zhǔn)備。同時(shí)。還要重視歷史教訓(xùn)，對(duì)于曾經(jīng)發(fā)生交貨不及時(shí)的材料，通過計(jì)劃控制，保證未來不再發(fā)生類似的危機(jī)。
4 采購部門保證及時(shí)交貨
采購部門依據(jù)與供應(yīng)商簽訂的買賣合同作為交貨的基本憑證，在合同中雙方針對(duì)標(biāo)的物價(jià)格、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量要求、交貨日期等都做了細(xì)致的規(guī)定，買賣雙方的行為都受到合同的限制和約束。但是造成交貨不及時(shí)的原因多種多樣。從采購部門的角度，對(duì)于因供方的原因造成無法及時(shí)交貨的情況，應(yīng)依據(jù)合同條款向供應(yīng)商索賠，或要求供應(yīng)商限期補(bǔ)救。對(duì)于因買方原因造成不及時(shí)交貨的情況，買方自身應(yīng)積極改善工作，避免未來重復(fù)發(fā)生類似的問題。
采購部門需要關(guān)注以下幾個(gè)方面，以保證合同能夠及時(shí)交貨。
(1)針對(duì)不同類別的原材料采取不同的采購方式。貨期長短不同、市場(chǎng)供求關(guān)系不同、采購數(shù)量不同的材料，要分別采用不同的方式進(jìn)行采購，以期達(dá)成及時(shí)交貨的目標(biāo)。
(2)針對(duì)不同供應(yīng)商的不同商務(wù)條款，采取不同的采購方式。一般情況下，境外生產(chǎn)廠家對(duì)商務(wù)合同條款執(zhí)行嚴(yán)格，在訂單提前期、付款等方面變動(dòng)的余地較小，因此，買方在訂單下達(dá)及時(shí)性、付款及時(shí)性等方面要嚴(yán)格按照合同執(zhí)行。同時(shí)，買方也應(yīng)按照合同條款嚴(yán)格約束供方按期交貨。
(3)采購部門加大合同跟蹤力度，定期與供方溝通。在實(shí)際操作中，經(jīng)常遇到簽訂合同時(shí)供方承諾按時(shí)交貨，但隨后發(fā)生的變故導(dǎo)致交貨期延期。因此。要加大跟蹤力度，最好的方式是定期與供方進(jìn)行溝通，就合同的需求情況、供方反饋的預(yù)計(jì)交貨情況進(jìn)行比較，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。
(4)重視供貨市場(chǎng)信息的收集與反饋。采購體系作為采購作業(yè)的前沿部門，通過每天的日常工作不斷獲取各方面的市場(chǎng)供貨信息，也是最早感知市場(chǎng)波動(dòng)變化的部門。采購人員應(yīng)將市場(chǎng)供需關(guān)系變化等信息及時(shí)反饋相關(guān)產(chǎn)品線、市場(chǎng)體系等部門，對(duì)影響交貨的因素及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。實(shí)施及時(shí)交貨應(yīng)達(dá)成的目標(biāo)
采購領(lǐng)域的及時(shí)交貨指標(biāo)與其他KPl指標(biāo)密切相關(guān)，不可單純?yōu)榱私回浂回�。采購及時(shí)交貨的初級(jí)目標(biāo)是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間交付適當(dāng)數(shù)量的貨物，同時(shí)必須將初級(jí)目標(biāo)與以下幾方面的目標(biāo)協(xié)調(diào)一致，才可以真正完成有效的采購交貨目標(biāo)。
首先，質(zhì)量達(dá)標(biāo)是首要前提，如果質(zhì)量要求無法滿足，其他一切都無從談起。其次。貨物及時(shí)交付的同時(shí)，必須保證采購成本有競(jìng)爭(zhēng)力。貨物交付之后，要盡可能少地占用庫存場(chǎng)地，及時(shí)周轉(zhuǎn)上線。貨物的及時(shí)交付要從產(chǎn)品全部原材料出發(fā)，因?yàn)槟承┢骷䶮o法交貨而導(dǎo)致其他器件占用很大的庫存，是實(shí)際工作中常見的問題。因此，要及時(shí)解決難點(diǎn)材料的交貨，使庫存占用保持最低限度。另外，要建立與供方的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，優(yōu)化供方資源，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)貨物交付風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，保證交貨渠道的暢通與穩(wěn)定。
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