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企業(yè)采購(gòu)管理方法
在采購(gòu)活動(dòng)中，議價(jià)是一個(gè)勘察和交易的過(guò)程。要想采購(gòu)交易在價(jià)格、服務(wù)、規(guī)格、技術(shù)和品質(zhì)要求及支付條款等達(dá)成相互滿意的協(xié)議，需要一些方法，下面一起來(lái)學(xué)習(xí)這些方法吧!
談判活動(dòng)的技巧性很強(qiáng)， 通常對(duì)整個(gè)談判工作的規(guī)劃包括：
談判前： 建立談判小組;作計(jì)劃和準(zhǔn)備原始數(shù)據(jù);訂立談判希望達(dá)成的目標(biāo)和采取的策略
談判時(shí)要注重戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)和技巧的運(yùn)用和談判小組成員的互相配合
談判結(jié)束后要按照談判結(jié)果制定書(shū)面協(xié)議并且將談判有關(guān)的文件整理歸檔， 以便在進(jìn)一部談判時(shí)作為基礎(chǔ)和依據(jù)。
采購(gòu)人員談判基礎(chǔ)
一個(gè)成功的談判應(yīng)做好兩個(gè)部分工作，第一部分是了解談判的過(guò)程，第二部分是進(jìn)行談判準(zhǔn)備。談判過(guò)程包括理解談判的定義和目的，何時(shí)進(jìn)行談判，有效談判有哪些障礙，成功談判者的特點(diǎn)，推動(dòng)談判的技巧，和談判中的洞察力。談判準(zhǔn)備包括了解對(duì)方的意圖，確立你和對(duì)手的地位，確定關(guān)鍵問(wèn)題之所在，制定談判戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)，以及合理地組織。
談判的定義和目的。談判的定義是雙方達(dá)成互相滿意的共識(shí)，所以雙贏也就成為談判的目的。
何時(shí)談判。從買方來(lái)講以下五個(gè)因素會(huì)導(dǎo)致談判發(fā)生。
(1)至少兩個(gè)以上供應(yīng)商
(2)賣方有意介入
(3)有了清楚的規(guī)格
(4)投標(biāo)者間存在差異
(5)采購(gòu)額大到足以涵蓋競(jìng)標(biāo)成本。
成功談判的阻礙。
(1)個(gè)人風(fēng)格與談判抵觸
(2)以前和對(duì)方有過(guò)矛盾
(3)認(rèn)為談判是輸和贏的關(guān)系
(4)為了"贏"將談判延續(xù)得太長(zhǎng)
(5)談判方權(quán)限不足以達(dá)成協(xié)議
(6)將復(fù)雜的問(wèn)題簡(jiǎn)單歸結(jié)為"輸贏"問(wèn)題。
成功談判者的特點(diǎn)包括計(jì)劃能力、清晰而敏捷的思路、有強(qiáng)烈成功干、對(duì)他人意見(jiàn)的采納能力、自制力、了解人性、善于傾聽(tīng)等等。但所有這些都需要經(jīng)過(guò)不斷的訓(xùn)練和實(shí)踐以及團(tuán)隊(duì)人員的互相補(bǔ)充。
推動(dòng)談判的技巧。第一個(gè)是吸取以往的教訓(xùn)，對(duì)剛完成的談判進(jìn)行小結(jié)，哪里成功，哪里不對(duì)，哪里要改，對(duì)方如何，這對(duì)以后都有幫助。第二是小組會(huì)議，它可用以解決談判小組內(nèi)的分歧，對(duì)戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)修訂。如是一人的談判，你可安排讓人叫你接聽(tīng)電話，或告訴對(duì)方時(shí)間有限，晚點(diǎn)再答復(fù)。
談判中的洞察力包括制造良好的談判氣氛和跨文化問(wèn)題的處理，這里跨文化還指對(duì)不同行業(yè)和市場(chǎng)的理解。
第二部分：談判的準(zhǔn)備
這里要指出的是與對(duì)方以往的接觸以及將來(lái)的合作前景都是重要的考慮因素。另外，如果沒(méi)有充分地準(zhǔn)備，即使口齒伶俐、能說(shuō)會(huì)道也只能收效甚微。下面列出談判準(zhǔn)備的八個(gè)步驟。
1. 分析對(duì)方的方案。評(píng)估價(jià)格、運(yùn)送、規(guī)格、付款和任何與你的要求有出入的地方。記住對(duì)方的方案往往是對(duì)他們有利的。
2. 確立自己的目標(biāo)。具體定下你的價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、運(yùn)送、規(guī)格、支付等要求并寫(xiě)在紙上，而不是跟對(duì)方說(shuō)"你盡量….."。
3. 定下方案。對(duì)每個(gè)問(wèn)題要定出最佳方案、目標(biāo)方案、以及最壞的方案，這可幫你制定相應(yīng)策略。
4. 分析對(duì)方的地位。你同樣可估計(jì)一下對(duì)方可能的地位，這易于預(yù)測(cè)其談判策略。至此你可以大致感覺(jué)出談判的尺度范圍。
5. 確定和組織問(wèn)題�，F(xiàn)在可以組織問(wèn)題，并列出雙方在各個(gè)問(wèn)題上的相同和不同之處。要記住每個(gè)爭(zhēng)論點(diǎn)都要有可靠的資料加以支持。
6. 計(jì)劃你的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)。三個(gè)實(shí)用戰(zhàn)略是
A)避談本方立場(chǎng)，先是試探對(duì)方觀點(diǎn)。這往往用于對(duì)方很想達(dá)成協(xié)議，而自己又缺乏足夠信息。
B)直接講出你的最理想方案。這通常用于你已了解對(duì)方的方案。
C)講出你的最理想方案，緊接著講出你的目標(biāo)方案。這往往用于當(dāng)你處在弱勢(shì)但又有能力說(shuō)服對(duì)方的時(shí)候。戰(zhàn)術(shù)的合理利用能使計(jì)劃成功實(shí)施。這些戰(zhàn)術(shù)包括：
1)將問(wèn)題安重要性排序
2)聰敏的提問(wèn)以得到盡量多的信息，而不是"是"或"不是"的回答
3)有效地聽(tīng)
4)保持主動(dòng)
5)利用可靠的資料
6)利用沉默，這可使對(duì)方感到緊張而進(jìn)行進(jìn)一步的討論
7)避免情緒化，這會(huì)使談判對(duì)人而不是對(duì)事
8)利用談判的間隙從新思考，避免給對(duì)方牽制
8)不要擔(dān)心說(shuō)"不"
9)清楚最后期限
10)注意體態(tài)語(yǔ)言11)
思路開(kāi)闊，不要被預(yù)想的計(jì)劃束縛創(chuàng)造性12)把談判內(nèi)容記錄下來(lái)以便轉(zhuǎn)成最終合同。
7. 選擇談判團(tuán)隊(duì)。選出隊(duì)長(zhǎng)，其他成員必須明確自己的任務(wù)并支持隊(duì)長(zhǎng)。
8. 定出談判的議程。哪些問(wèn)題要討論、誰(shuí)來(lái)討論以及會(huì)議的流程都要預(yù)先確定。記住把主場(chǎng)設(shè)在自己一方總是有利的。而且要確定談判對(duì)手有否決定權(quán)，必要時(shí)可以直接問(wèn)對(duì)方的權(quán)限。
以上的討論對(duì)談判專家是一個(gè)回顧，對(duì)新手是個(gè)起點(diǎn)。上述技能的應(yīng)用要根據(jù)個(gè)人風(fēng)格和具體情況而定。無(wú)論是正式或非正式的談判，本文提供的內(nèi)容都能幫你提高談判的效力。
和沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的銷售人員談判
要和一個(gè)缺乏經(jīng)驗(yàn)的銷售人員談判，找個(gè)第三方的專家可能是個(gè)有效途徑。
當(dāng)你和重要供應(yīng)商派來(lái)的銷售人員談判時(shí)，你會(huì)很快意識(shí)到這個(gè)銷售員不光對(duì)其產(chǎn)品知之甚少，對(duì)專業(yè)談判也是門(mén)外漢，更不知道什么是雙贏談判。最糟糕的是他預(yù)先沒(méi)做任何準(zhǔn)備，對(duì)你公司也沒(méi)有了解。如果你們兩家公司間關(guān)系十分好，如果你有很多重要問(wèn)題必須要和他討論，這時(shí)你該這么辦?你會(huì)利用他的弱點(diǎn)得到更多好處嗎?當(dāng)然不能。因?yàn)樗墓芾韺右坏┌l(fā)現(xiàn)協(xié)議不合理還會(huì)要求重開(kāi)談判。
如果簡(jiǎn)單要求對(duì)方重新派人來(lái)也不是明智的做法，最好的辦法就是面對(duì)現(xiàn)實(shí)。你可以將產(chǎn)品知識(shí)、行業(yè)規(guī)范、雙贏談判等理論來(lái)教導(dǎo)和幫助他。具體可從以下幾方面開(kāi)始。質(zhì)量：以事實(shí)為依據(jù)，客觀講明你所要的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，銷售員就很難再爭(zhēng)論下去。運(yùn)送：列出別的供應(yīng)商所能做到的事實(shí)，銷售員很難再反駁。
價(jià)格：如果你做了價(jià)格和成本調(diào)查，你也應(yīng)該提供足夠的依據(jù)。即使那沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的銷售人員非常情緒化，他也很難推翻事實(shí)。
萬(wàn)一對(duì)方還是十分固執(zhí)怎么辦?那就可利用第三方專家的辦法。讓對(duì)方知道這樣做是為了使雙方更好地合作，因?yàn)榈谌皆谡勁泻罂稍陔p方面前提供反饋意見(jiàn)。第三方可來(lái)自仲裁機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會(huì)、或雙方認(rèn)可的組織，或者你可讓銷售員指定他自己公司的專業(yè)人員來(lái)充當(dāng)?shù)谌�。總之，目的是讓一個(gè)客觀的第三者參與談判。
最后要記住兩點(diǎn)：
第一，責(zé)備是毫無(wú)意義的，銷售員不會(huì)因?yàn)樨?zé)備而突然對(duì)產(chǎn)品十分了解;
第二，不要有情緒感和失敗感，銷售員不講道理，可你必須講道理。當(dāng)然這說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)難，但這正是顯示你談判智慧的時(shí)候。
如何作正確的詢價(jià)(一)
"詢價(jià)(Request forQuotation)"是采購(gòu)人員在作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。在接到請(qǐng)購(gòu)單、了解目前庫(kù)存狀況及采購(gòu)預(yù)算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果這是常態(tài)性的采購(gòu)，需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件，對(duì)于供應(yīng)商來(lái)說(shuō)比較不會(huì)有問(wèn)題。但是在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)時(shí)，對(duì)于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分，詢價(jià)的時(shí)候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料，來(lái)方便其報(bào)價(jià)作業(yè)。為了避免日后造成采購(gòu)與供應(yīng)商各說(shuō)各話，以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異，對(duì)于詢價(jià)時(shí)所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因?yàn)橥暾罢_的詢價(jià)文件可幫助供應(yīng)商在最短的時(shí)間提出正確、有效的報(bào)價(jià)。一個(gè)完整的詢價(jià)文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾
個(gè)主要的部分。
一、詢價(jià)項(xiàng)目的"品名"與"料號(hào)"
首先，詢價(jià)項(xiàng)目的"品名"以及"料號(hào)"是在詢價(jià)單上所應(yīng)比備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來(lái)稱呼所報(bào)價(jià)的產(chǎn)品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的"料號(hào)"，這也是買賣雙方在日后進(jìn)行后續(xù)追蹤時(shí)的一個(gè)快速查辦以及檢索的依據(jù)。料號(hào)因?yàn)樵诿恳豢蛻糁杏衅洫?dú)特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號(hào)動(dòng)輒多達(dá)十多個(gè)位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號(hào)中一個(gè)位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個(gè)產(chǎn)品的料號(hào)。品名的書(shū)寫(xiě)應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。
企業(yè)培訓(xùn)
二、詢價(jià)項(xiàng)目的"數(shù)量"
通常供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)都需要知道買方的需求量，這是因?yàn)椴少?gòu)量的多寡會(huì)影響到價(jià)格的計(jì)算。數(shù)量資訊的提供通常包括有"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量";"不同等級(jí)的需求數(shù)量"，如數(shù)量為500K，1M，3M等等;每一次下單的大約"訂購(gòu)數(shù)量";或產(chǎn)品"生命周期的總需求量"。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購(gòu)的形態(tài)外，也可同時(shí)讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。
在詢價(jià)時(shí)買方通常都有一個(gè)通病，那就是怕量少而無(wú)法得到好價(jià)格，便把需求量或采購(gòu)量予?
膨脹"。此時(shí)，雖然采購(gòu)能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價(jià)格，如果在真正進(jìn)行采購(gòu)后，無(wú)法達(dá)到報(bào)價(jià)的預(yù)期數(shù)量時(shí)，供應(yīng)商不是提高價(jià)格，便是在其他方面減少對(duì)客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來(lái)得不償失的還是自己。因此，對(duì)需求量的資訊應(yīng)很實(shí)在的與供應(yīng)商溝通，同時(shí)采購(gòu)也可拿出市場(chǎng)預(yù)測(cè)來(lái)說(shuō)服供應(yīng)商，如此才能達(dá)到長(zhǎng)期配合、持續(xù)供貨的目的。
三、詢價(jià)項(xiàng)目的"規(guī)格書(shū)"
規(guī)格書(shū)是一個(gè)描述采購(gòu)產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最"新版本"的工程圖面、測(cè)試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價(jià)也應(yīng)一并在詢價(jià)時(shí)注明。如為國(guó)際采購(gòu)，如果原始工程圖面為英文之外的語(yǔ)文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國(guó)際通用語(yǔ)言英文的譯名，以雙語(yǔ)(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問(wèn)其接受的程度，在提供時(shí)應(yīng)注意以國(guó)際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E 等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過(guò)，在利用電子郵件傳遞檔案的同時(shí)，最好也同時(shí)提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案?jìng)鬟f時(shí)所可能發(fā)生的資料誤失。
四、詢價(jià)項(xiàng)目的"品質(zhì)"要求
表達(dá)詢價(jià)項(xiàng)目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通�？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購(gòu)人員很難單獨(dú)使用一種方式便能完整表達(dá)對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來(lái)進(jìn)行。
1、品牌(Brand or Trade Names)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對(duì)采購(gòu)而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購(gòu)時(shí)間、降低采購(gòu)花費(fèi)，也同時(shí)能降低品質(zhì)檢驗(yàn)的手續(xù)，因?yàn)橹恍璐_認(rèn)產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過(guò)，具有品牌的產(chǎn)品其價(jià)格通常也比較高，購(gòu)買數(shù)量不多時(shí)使用品牌方式采購(gòu)反而比較有利。
2、或同級(jí)品("OrEqual")：其意義指的是具有能達(dá)到相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級(jí)品報(bào)價(jià)也應(yīng)在詢價(jià)時(shí)注明，同級(jí)品的確認(rèn)使用必須要得到使用單位的接受。 3、商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(Commercial Standard)：商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工法等等，都有一個(gè)共通的完整描述。對(duì)于一般標(biāo)準(zhǔn)零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以免除對(duì)品質(zhì)上的誤解。
4、材料與制造方法規(guī)格(Material orMethod-of-Manufacture Specification)：當(dāng)對(duì)材料或制造方法有特定的要求時(shí)，必須注明其適用的標(biāo)準(zhǔn)。如果要求注明為DIN 歐規(guī)時(shí)，其相對(duì)應(yīng)的CNS 或JIS規(guī)格也最好能予以注明。
5、性能或功芄娓?Performance orFunction Specification)：此類型規(guī)格較常用于采購(gòu)高科技產(chǎn)品以及供應(yīng)商先期參與(EarlySupplier Involvement, ESI)的情況中。供應(yīng)商只被告知產(chǎn)品所需要達(dá)到的性能或功能，至于如何去制做方能達(dá)到要求的細(xì)節(jié)部分，則留給供應(yīng)商來(lái)解決。
6、工程圖面(EngineeringDrawing)：工程圖面是最能用來(lái)描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內(nèi)容除了必須要企業(yè)培訓(xùn)清晰外，對(duì)尺寸公差的精確性也不能忽略。
7、市場(chǎng)等級(jí)(Market Grade)：通常用于商品如木材、農(nóng)產(chǎn)品、煙草、食品等方面的品質(zhì)要求，由于市場(chǎng)等級(jí)的劃分界線無(wú)法很明確的被一般人所辯識(shí)，采購(gòu)人員通常會(huì)被要求具有如何鑒定所購(gòu)產(chǎn)品是屬于何種時(shí)常等級(jí)的能力。
8、樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對(duì)供應(yīng)商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對(duì)顏色、印刷、與市場(chǎng)等級(jí)的要求上使用的比較普遍。
9、工作說(shuō)明書(shū)(Statement Of Work,SOW)：主要使用于采購(gòu)服務(wù)項(xiàng)目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發(fā)包等，一份完整的工作說(shuō)明書(shū)除了應(yīng)該簡(jiǎn)單明了外，對(duì)于所應(yīng)達(dá)到的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來(lái)規(guī)范其績(jī)效的評(píng)估。工作說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的服務(wù)，也同時(shí)要能保留足夠的彈性，讓供應(yīng)商來(lái)發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價(jià)值。
如何作正確的詢價(jià)(二)
"詢價(jià)(Request forQuotation)"是采購(gòu)人員在作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。在接到請(qǐng)購(gòu)單、了解目前庫(kù)存狀況及采購(gòu)預(yù)算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果這是常態(tài)性的采購(gòu)，需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件，對(duì)于供應(yīng)商來(lái)說(shuō)比較不會(huì)有問(wèn)題。但是在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)時(shí)，對(duì)于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分，詢價(jià)的時(shí)候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料，來(lái)方便其報(bào)價(jià)作業(yè)。為了避免日后造成采購(gòu)與供應(yīng)商各說(shuō)各話，以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異，對(duì)于詢價(jià)時(shí)所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因?yàn)橥暾罢_的詢價(jià)文件可幫助供應(yīng)商在最短的時(shí)間提出正確、有效的報(bào)價(jià)。一個(gè)完整的詢價(jià)文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾
個(gè)主要的部分。
五、詢價(jià)項(xiàng)目的"報(bào)價(jià)基礎(chǔ)"要求
"報(bào)價(jià)基礎(chǔ)"通常包括報(bào)價(jià)的"幣值"與"貿(mào)易條件"，國(guó)內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿(mào)易條件不是以"出廠價(jià)"就是以"到廠價(jià)(運(yùn)費(fèi)是否內(nèi)含則另議)"來(lái)計(jì)算。國(guó)際貿(mào)易就比較復(fù)雜，報(bào)價(jià)幣值方面供應(yīng)商多半以美元為計(jì)價(jià)基礎(chǔ)，至于是否以采購(gòu)當(dāng)?shù)貛胖涤?jì)價(jià)，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。
國(guó)際貿(mào)易通常的貿(mào)易條件有Ex-Work(工廠交貨)、FOB(船上交貨)、FAS(船邊交貨)或CIF(運(yùn)保費(fèi)在內(nèi)交貨)等，在不同條件下，買賣雙方所負(fù)擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)是不同的。FOB 條件下，賣方的責(zé)任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，但買方則需負(fù)責(zé)船運(yùn)、海險(xiǎn)等費(fèi)用。在CIF 條件下，賣方除了必須負(fù)擔(dān)裝船的風(fēng)險(xiǎn)，還要負(fù)擔(dān)貨物運(yùn)至指定目的港口所需的運(yùn)費(fèi)及保險(xiǎn)費(fèi)。因此，在相同貨物的交易下，以CIF 條件的報(bào)價(jià)自然要較以FOB 條件的報(bào)價(jià)高，買方在詢價(jià)時(shí)必須祥加注明。
六、買方的"付款條件"
有關(guān)付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時(shí)間愈晚愈好。相反，賣方當(dāng)然是認(rèn)為愈早愈好。買方有義務(wù)讓賣方了解其公司內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)付款條件(在采購(gòu)模具時(shí)，通常有"階段性付款"的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗(yàn)收40%)，賣方也可在報(bào)價(jià)時(shí)提出其不同的要求，最后的付款條件則需買賣雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。在情況處于買方市場(chǎng)時(shí)，在競(jìng)爭(zhēng)性市場(chǎng)中供給超過(guò)需求，貨品和/或勞務(wù)可容易地被取得，商業(yè)的經(jīng)濟(jì)力量?jī)A向于導(dǎo)致價(jià)格接近于采購(gòu)的預(yù)估價(jià)值，買方通常能以較優(yōu)的付款條件來(lái)要求賣方配合，如"記帳方式(O/A)"，T/T60 天甚至90 天。但處于賣方市場(chǎng)，因?yàn)樾枨蟪^(guò)供給甚多，情況
則恰好相反。賣方一般會(huì)選擇較短的付款期來(lái)要求買方，如選擇"貨到付現(xiàn)(Cash on Delivery, C.O.D. )"或"預(yù)付貨款(T/T in advance)"。
另外，對(duì)于付款條件尚需要明確注明其時(shí)間計(jì)算的"付款起算日"，在國(guó)際貿(mào)易中通常國(guó)內(nèi)供應(yīng)商一般是以出貨日(Shipping Date)、發(fā)票日(Invoice Date)或裝船日(On Board Date)來(lái)起算付款到期的時(shí)間。這時(shí)如
果國(guó)外買主的認(rèn)定為抵達(dá)日(Arrival Date) 甚或到廠日 (Receiving Date) 為起算日，中間就有可能相差一個(gè)月的時(shí)間，買賣雙方均不可不慎。
規(guī)格書(shū)是一個(gè)描述采購(gòu)產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最"新版本"的工程圖面、測(cè)試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價(jià)也應(yīng)一并在詢價(jià)時(shí)注明。如為國(guó)際采購(gòu)，如果原始工程圖面為英文之外的語(yǔ)文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國(guó)際通用語(yǔ)言英文的譯名，以雙語(yǔ)(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問(wèn)其接受的程度，在提供時(shí)應(yīng)注意以國(guó)際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E 等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過(guò)，在利用電子郵件傳遞檔案的同時(shí)，最好也同時(shí)提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案?jìng)鬟f時(shí)所可能發(fā)生的資料誤失。
七、詢價(jià)項(xiàng)目的"交期"要求
交期的要求包括買方對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品需要的時(shí)間，以及賣方需要多少時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時(shí)間下單生產(chǎn)所需要的時(shí)間。供應(yīng)商雖然可依買方的要求來(lái)配合，不過(guò)交期的長(zhǎng)短關(guān)系著采購(gòu)產(chǎn)品的價(jià)格，買方應(yīng)視實(shí)際需要來(lái)提出要求，而非一味的追?quot;及時(shí)供貨( Just in Time, JIT )。
八、詢價(jià)項(xiàng)目的"包裝"要求
包裝方式在供應(yīng)商估算價(jià)格時(shí)占有很大的一個(gè)比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應(yīng)商對(duì)于包裝都有其使用的標(biāo)準(zhǔn)紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。
九、"運(yùn)送地點(diǎn)"與"交貨方式"
運(yùn)送地點(diǎn)的國(guó)家、城市、地址及聯(lián)絡(luò)電話與傳真都必須要清楚的告訴供應(yīng)商。國(guó)內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國(guó)際采購(gòu)中的運(yùn)送地點(diǎn)與交貨方式則決定了價(jià)格的計(jì)算。如果要求賣方來(lái)以CIF 報(bào)價(jià)，無(wú)論海運(yùn)或空運(yùn)，運(yùn)輸費(fèi)與保險(xiǎn)費(fèi)當(dāng)然由賣方來(lái)負(fù)擔(dān)。隨運(yùn)送距離的遠(yuǎn)近會(huì)有不同的計(jì)費(fèi)方式，除非買方指定空運(yùn)，供應(yīng)商通常以海運(yùn)為基礎(chǔ)報(bào)價(jià)，因?yàn)楹＿\(yùn)是最經(jīng)濟(jì)的一種交貨方式。
十、詢價(jià)項(xiàng)目的"售后服務(wù)"與"保證期限"要求
在采購(gòu)一些機(jī)器設(shè)備如沖床、塑膠射出機(jī)、測(cè)試儀器、半導(dǎo)體封裝設(shè)備等時(shí)，供應(yīng)商一般都會(huì)提供基本的售后服務(wù)與保證期限。如果此時(shí)有特殊的要求，例如要求延長(zhǎng)保證期限，或改變售后服務(wù)的內(nèi)容等等，因其牽涉到采購(gòu)"總持有成本(Total Cost of Ownership,TCO)"。
十一、供應(yīng)商的"報(bào)價(jià)到期日"
為了方便采購(gòu)比價(jià)作業(yè)的時(shí)程，報(bào)價(jià)的到期日應(yīng)該讓供應(yīng)商有所了解，對(duì)于較復(fù)雜的產(chǎn)品，應(yīng)該給予供應(yīng)商足夠的時(shí)間來(lái)進(jìn)行估價(jià)。十二、"保密協(xié)定"的簽署文件
在一些新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的詢價(jià)上，由于牽涉到業(yè)務(wù)機(jī)密的緣故，在對(duì)外詢價(jià)時(shí)為了不讓競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手知道而錯(cuò)失商機(jī)，會(huì)進(jìn)一步讓供應(yīng)商簽署一份"保密協(xié)定(Non Disclosure Agreement,NDA)"的文件，要求供應(yīng)商在一規(guī)范的年限內(nèi)不能將新產(chǎn)品計(jì)劃的名稱、采購(gòu)數(shù)量預(yù)測(cè)、詢價(jià)的技術(shù)要求、規(guī)格、圖面等等資訊向外界透露。
十三、"采購(gòu)人員"與"技術(shù)人員"的姓名及聯(lián)絡(luò)電話
將"采購(gòu)人員"與"技術(shù)人員"的姓名及聯(lián)絡(luò)電話告訴供應(yīng)商，并不是要主動(dòng)暗示供應(yīng)商有什么暗盤(pán)的需要，那時(shí)因?yàn)槿绻少?gòu)的項(xiàng)目復(fù)雜且具技術(shù)性，則最好附上技術(shù)人員的姓名及公司聯(lián)絡(luò)電話以供其咨詢，以澄清規(guī)格要求上的問(wèn)題。聯(lián)絡(luò)電話號(hào)碼以公司的電話為宜，盡量避免給予采購(gòu)人員或技術(shù)人員家里或私人的電話號(hào)碼，以防止供應(yīng)商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的進(jìn)步，行動(dòng)電話、e-mail 的使用變得愈來(lái)愈普遍，采購(gòu)人員在很難避免與供應(yīng)商單獨(dú)聯(lián)絡(luò)的情況下，采購(gòu)的品德操守也是應(yīng)該時(shí)時(shí)自我警惕注意的。
談判應(yīng)以成本而不是價(jià)格為中心
成本為基礎(chǔ)的談判能產(chǎn)生上好的協(xié)議。談判前的準(zhǔn)備是勝利的關(guān)鍵。
價(jià)格談判不光是為了和供應(yīng)商達(dá)成成本上的共識(shí)，還要看雙方對(duì)利潤(rùn)是否都滿意。如果想以成本為基礎(chǔ)的談判達(dá)成協(xié)議，必須做到一下幾方面：
第一，徹底地理解供應(yīng)商成本的構(gòu)成。
第二，有誠(chéng)意和愿望分擔(dān)這些成本。
第三，理解行業(yè)的規(guī)范。
第四，確立目標(biāo)價(jià)格。
了解和探究關(guān)鍵要素
要了解供應(yīng)商的成本構(gòu)成，應(yīng)該做成本分類和成本分析，這可幫助供應(yīng)管理人員定出公平的價(jià)格。
成本包括直接成本、間接成本、和總體行政費(fèi)用。直接成本又分直接勞工和直接物料成本;間接成本可分工程日常費(fèi)用、物料日常費(fèi)用、生產(chǎn)日常費(fèi)用。有時(shí)又可把成本分為固定和變動(dòng)成本兩種。信任和忠實(shí)很重要
充分的信任和合作是了解供應(yīng)商成本和價(jià)格的第二個(gè)重要因素。如能做到這一點(diǎn)，供應(yīng)商往往愿意將有關(guān)賬目出示給采購(gòu)方看，當(dāng)然這需要預(yù)先簽訂保密協(xié)議。相互信任的另一好處在于雙方有討論成本降低的可能性，成本降低可通過(guò)產(chǎn)品或工藝的改造來(lái)實(shí)現(xiàn)，這也稱為價(jià)值工程。
制定目標(biāo)價(jià)格
最后很重要的一點(diǎn)就是采購(gòu)方必須了解供應(yīng)商所在的行業(yè)，以及相關(guān)的產(chǎn)品和服務(wù)的成本信息，這樣就能在談判之前估算出對(duì)方的成本和可能的價(jià)格。對(duì)供應(yīng)商行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)程度的了解也至關(guān)重要，有多少商家能提供相似的產(chǎn)品?一個(gè)產(chǎn)品是否只有極少數(shù)的供應(yīng)商?這都直接影響供應(yīng)商的利潤(rùn)率。充分準(zhǔn)備是談判成功的關(guān)鍵
以上所有要素能幫供應(yīng)管理人員在談判前確立一個(gè)目標(biāo)價(jià)格。如果雙方關(guān)系是開(kāi)誠(chéng)布公的話，這目標(biāo)價(jià)格很快會(huì)促使雙方達(dá)成雙贏協(xié)議，買方也能盡早估算出將支出的費(fèi)用。需要指出的是目標(biāo)價(jià)格必須有數(shù)據(jù)作支持，供應(yīng)管理人員在談判準(zhǔn)備階段就要收集完畢。
實(shí)際的談判
時(shí)間和地點(diǎn)要預(yù)先確定，會(huì)場(chǎng)安排不應(yīng)該充滿敵意，記住雙方都應(yīng)該是勝利者。談判開(kāi)始先要設(shè)定指導(dǎo)方針，這有助于確立談判界限。比如?quot;在開(kāi)始前我想先回顧一下目前的情況，并對(duì)我們的目的作個(gè)概述"開(kāi)場(chǎng)白，有利于雙方在開(kāi)始就有互相的了解。一旦上述要點(diǎn)做到了，你的談判就已經(jīng)成功一半了。對(duì)成本要素的理解程度和信息的挖掘?qū)φ勁谐晒χ陵P(guān)重要，準(zhǔn)備過(guò)程的每一步驟都會(huì)使成功機(jī)會(huì)更多一成。
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