采購管理成功運作5要素

　　過去，采購成本的節(jié)省主要通過壓價來實現(xiàn)。到了今天，在產品盈利幅度減少的情況下，企業(yè)壓價的空間就減少了。要想大幅度地降低企業(yè)的采購成本不能再停留在價格上，而是要把采購的所有環(huán)節(jié)有效地管理起來，向管理要績效。下面跟小編介紹一下降低采購成本的5大采購管理要素：

　　很多企業(yè)都把降低采購成本作為節(jié)省企業(yè)運營成本的重要方法。一般來說，采購成本占到企業(yè)運營成本的60%作用。如果能把采購成本降低10%或更多，那么就相當于企業(yè)盈利額上升了一大筆。

　　一、數(shù)量就是力量

　　這是談判課程中基本的原理。買方的采購批量是買方在談判中的最大優(yōu)勢，但具體如何合理運用這個優(yōu)勢，卻取決于不同的采購戰(zhàn)略。對于某些生產資料的采購，其采購批量上的優(yōu)勢是相當明顯的。為了維持價格的競爭性，同時也為了分散風險，常常要維持兩到三個供應商。

　　另外一方面，某些物料的采購，尤其是品種繁多的低值物品，單項商品的采購規(guī)模并不一定很大。如果仍然采取分散采購，則是自己削減自己的優(yōu)勢。這種情況下可以將同類商品，甚至不同類的商品進行合并采購，從而提升談判的力量。

　　試想，如果我們有近百項年采購量在幾千元左右的商品，如果單獨采購各項產品，將沒有一項可獲得采購優(yōu)勢，而且因為要與數(shù)百個不同的供應商交易，廠商的采購成本也是相當巨大的。但是如果能將這千項物品集中從一兩個供應商那里采購，該廠商就是年采購量數(shù)十萬元的大客戶，沒有一個供應商會忽視我們的存在。

　　二、選擇綜合性供應商

　　如果我們要合并采購項目，有時一個具有綜合能力的中小型公司可能更能滿足我們買方的需要。對單一物料的制造商而言，單一客戶的采購量未必很大。雖然他們具有成本優(yōu)勢，但其提供給我們買方的未必就是最好的價格，并且他們很少有為單獨為某一客戶儲備大量的庫存。

　　相比之下，通過服務靈活的綜合性供應商進行采購時，買方龐大的采購批量往往能夠獲得特別的折扣，我們買方可以要求供應商儲備一定的庫存量，從而將自己的庫存削減到最小。而當我們買方由于生產計劃波動等原因而取消某些物料的采購訂單時，因為大部分庫存放在供應商那里，這部分損失可以和供應商一起分擔，而且供應商還可以通過自己的銷售渠道把這些多余的庫存銷售給其他客戶。

　　在供應商庫存管理的支持下，企業(yè)生產在物料供應上也就有了保障。不僅如此，供應商通過增加庫存和提供額外服務等手段，也可以與我們結成相當緊密的伙伴關系。供應商通過大批量的商品進出，實現(xiàn)薄利多銷的目的;而當客戶有其他的需求時，他們也往往會成為首選供應商。這是實際上是一個雙贏的局面。

　　三、近地域采購

　　運輸?shù)臅r間和成本在物料采購中的作用不可低估。物料的交貨期中大約有四分之一的時間是被用在了運輸上。特別是一些低價值產品，長途運輸無疑將增加采購的成本，有時甚至可能超過物料本身的價值。實際上很多廠商都注意到了這點。

　　例如，諾基亞在建設北京經濟技術開發(fā)區(qū)的星網工業(yè)園工程中，也邀請了他們的主板、電池、機殼等主要物料供應商在開發(fā)區(qū)建廠。在整個星網工業(yè)園中，諾基亞的物料可以做到隨用隨取，基本實現(xiàn)了零庫存

　　四、采購管理系統(tǒng)的運用

　　采購管理系統(tǒng)的應用無疑可以提高企業(yè)使用各種資源的效率。對于我們目前的情況來看，雖然沒有實現(xiàn)完全的電子化管理，但是已經初步實現(xiàn)了電腦信息化管理，部門內部通過局域網的信息和資源互通互享，可以提高運作的速度，減少出錯率，增強計劃的準確性，從而帶來采購成本的相應下降。

　　五、誠信的工作態(tài)度

　　“動蕩經濟”的到來使競爭法則從公司之間的競爭轉為供應鏈聯(lián)盟之間的競爭。良好的供應商關系是構建供應鏈聯(lián)盟的基礎，供應商關系管理因而成為決定企業(yè)競爭力的重要因素。

　　良好的供應商關系是通過誠信互利的合作達到的。良好的信用紀錄可以極大地提升采購方在談判中的地位，采購員在向供應商要求更合理的采購條件時也不會難于啟齒。

　　同時，良好的供應商關系常�？梢允官I方在物料短缺時仍能以相對合理的價格及時得到供貨，在供應充裕時又可以獲得相當優(yōu)惠的價格。

　　物資采購管理

　　物資會計崗位職責

　　1.對所購物資進行清點驗收，辦理入庫手續(xù);

　　2.根據工程部人員開具的出庫單，辦理出庫手續(xù);

　　3.依據“入庫單”與“出庫單”登記“庫存物資明細帳”;每月25-30日辦理結帳;

　　4.月末與庫管員、財務資產部一同對庫房物資進行盤點(月度庫存物資盤點);

　　5.每半年對固定資產盤點和每季度對工器具進行盤點，編制盤點報告;

　　6.公司交辦的其他事項。

　　任職要求：

　　1.性格穩(wěn)重、可承受一定的工作壓力;

　　2.有庫房管理經驗者優(yōu)先考慮;3.工作認真、有責任心。

　　物資會計崗位職責描述

　　崗位職責：

　　1、分公司資產管理，包括存貨、樣機等;

　　2、資產賬務處理，包括SAP系統(tǒng)收、發(fā)貨過賬;

　　3、SAP訂單管理，包括各類退貨訂單、樣機結算訂單、寄售結算訂單等;

　　4、編制相關財務報表;

　　5、財務總監(jiān)安排的其他工作。

　　任職要求：

　　1、本科學歷，會計學專業(yè);

　　2、熟練掌握財務辦公軟件以及相關辦公軟件的使用;

　　工作細心，吃苦耐勞，穩(wěn)重大方。

　　材料會計崗位職責

　　材料會計是負責材料的出入庫，每月月底和倉庫保管核對出入庫賬目，提供材料報表的會計工作人員。其實主要崗位職責就是依法核算材料，其工作流程包括收料，計算加權平均價格，發(fā)料，結材料明細賬，盤點。工作難點在材料采購的實物與發(fā)票不同步等四個方面。

　　1、按記帳規(guī)則結算、記帳，做到數(shù)字準確、上報及時。

　　2、負責外調材料的劃價及積壓物資的調整。

　　3、接受各單位材料計劃要有記錄，要整理存檔，匯總各項材料。

　　4、填寫到貨物資的驗收單，填制驗收單據，報帳付款。

　　5、根據工程項目的材料計劃，按工程進度，限額開單發(fā)料。

　　6、建立各項單項工程材料消耗臺帳及庫存表。

　　企業(yè)負責人的財務管理職責

　　認真貫徹執(zhí)行國家財經法規(guī)、制度，督促財務部門執(zhí)行“企業(yè)會計制度”加強財務管理和經濟效益。

　　1.企業(yè)內部財務管理機構的設置。

　　2.組織擬定企業(yè)內部財務管理辦法。推行工作令號核算體系。

　　3.根據企業(yè)編制的財務預算方案組織企業(yè)的生產經營。

　　4.督促財務部門準確核算，如實反映企業(yè)財務狀況，依法計算和繳納國家稅收，保證投資者權益不受侵犯。

　　5.支持會計人員依法行使職權自覺接受上級部門、財政、稅收、銀行、審計機關的財務檢查和監(jiān)督。

　　物資采購管理細則

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強公司（以下簡稱公司）的工程物資采購管理，規(guī)范工程物資采購工作的程序和標準，防范和降低工程物資采購中的風險，保障公司經營的效率和效益，根據《內部會計控制規(guī)范———采購與付款》等法規(guī)的相關規(guī)定，特制定本制度。

　　第二條 本制度中的工程物資是指公司開發(fā)項目所需要的、由公司采購的材料和設備，包括：工程材料、工程用設備、工程用施工設備。公司購買的管理用固定資產和低值易耗品不包含在本制度管理范圍內。

　　第三條 本制度適用于公司開發(fā)的所有項目。

　　第二章 部門設置與職責分工

　　第四條 需求部門

　　負責各工程項目開發(fā)、建設和后期管理的部門是工程物資的需求部門，負責審核確認施工單位提出的物資需求長期規(guī)劃和物資需求申請、及時提交物資長期需求規(guī)劃和近期需求申請、審核供應商、與供應商技術交流、物資驗收和物資后續(xù)管理等工作。

　　第五條 采購執(zhí)行部門

　　物資部是工程物資采購的執(zhí)行部門，負責按照需求部門的計劃組織采購、采購合同管理、監(jiān)督供應商執(zhí)行狀況、工程物資采購信息傳遞、物資驗收和交接、建立采購臺賬、建立合格供應商檔案、提出采購付款申請等工作。

　　第六條 采購審核部門

　　集團供應公司是工程材料采購價格的審核部門，負責收集并依據公司采購的歷史價格、外部市場價格、專業(yè)機構提供的價格等可比較信息對采購價格進行獨立審核。

　　第七條 采購審批部門

　　按照集團公司的采購審批程序執(zhí)行。

　　第八條 采購監(jiān)督部門

　　簽證部是工程物資采購工作的監(jiān)督部門，負責對采購內部控制、采購工作執(zhí)行情況進行監(jiān)督。

　　合同部、財務部對采購付款情況進行監(jiān)督。

　　第三章 采購程序與工作標準

　　第九條 月度采購計劃

　　需求部門每月根據工程設計和施工進度編制《月度物資需求計劃》，每月按時將計劃提交給物資部。物資部根據上報的計劃，進行匯總，形成《月度采購計劃》，報公司計劃會議審閱。審閱通過后，物資部根據《月度物資采購計劃》套用計劃或定額價格提出資金支付計劃，提交資金管理部落實采購資金，并統(tǒng)籌做好人員安排、時間安排等采購準備工作。

　　第十條 需求申請

　　1、需求部門根據《月度物資需求計劃《按照統(tǒng)一格式編制《物資需求申請表》。《物資需求申請》應分類填寫，按照施工單位和類別連續(xù)編號，要求內容準確、明晰、完整，需求部門對申請的正確性和合理性負責。

　　2、需求部門應在以下規(guī)定時間內分別上報給物資部。

　　采購管理的程序

　　1.目的

　　確保采購過程和采購物料符合規(guī)定的要求。

　　2.范圍

　　本程序適用于所有原輔材料、燃料及常用物品的采購過程和委托加工等過程。

　　3.職責

　　3.1生產管理部督導供應中心和各工廠的采購管理按本程序要求實施。

　　3.2供應中心采購機電設備、零部件、五金工具、潤滑油脂、金屬材料、建筑材料、包裝材料、外加工件、實驗用品、辦公用品、勞保用品等。

　　3.3各工廠采購各種原輔材料。

　　4.工作過程和方法

　　4.1計劃采購

　　4.1.1供應中心每年初制定《常用物資存貨計劃》，明確規(guī)劃出安全存量、訂購數(shù)量等。

　　4.1.2專用機電設備、零部件和各種物資的采購由各工廠于月初制定《采購申請單》，經主管審核，副廠長批準后，送供應中心。

　　4.1.3供應中心根據《常用物資存貨計劃》和各工廠的《采購申請單》，與供應商簽定供貨合同，并實施采購。

　　4.1.4各工廠根據生產計劃，與供應商簽定供貨合同。生產科根據合同、生產進度和庫存情況實施采購。

　　4.1.5供應中心和各工廠應與供應商保持有效溝通，確保物資適時、適質、適地、適量、適價到達。

　　4.2臨時采購

　　臨時需要的物資，由各工廠填寫《采購申請單》，經主管審核，副廠長批準后，送供應中心實施采購。

　　4.3委托加工

　　4.3.1當本工廠無法加工、達不到加工要求或外協(xié)加工更便宜時，可將物資委托供應商加工。

　　4.3.2由使用單位提供詳細準確的加工要求和《采購申請單》，經主管審核，副廠長批準后，送供應中心聯(lián)絡外協(xié)加工。

　　4.4供應中心若對請購內容不明、一時采購不到所需的物品或采購價格與各工廠預算價格差異較大時，應主動同各工廠及時溝通協(xié)調，必要時報生產副總裁處理。

　　4.5采購物資到貨時，供應中心應及時通知使用單位驗收、領用。

　　4.6生產管理部督導供應中心和各工廠的采購管理按本程序要求實施，對出現(xiàn)的問題及時處理，必要時向生產副總裁反饋。

　　5.相關文件

　　5.1《供應商管理程序》

　　6.使用記錄

　　6.1《采購合同》

　　6.2《采購申請單》

　　6.3《常用物資存貨計劃》

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