淺談商務秘書部門的設置狀況及工作要求

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　　部門的設置狀況

　　從管理的角度看，商務秘書部門是下商企業(yè)的中樞機構，是企業(yè)管理構成中的綜合性輔助管理部門，其地位的重要性不言而喻。但是企業(yè)不同于黨政機關，黨政機關的機構組成是由相應的組織法規(guī)予以確認的，在一般情況下其差異性不會太大。而現(xiàn)實工作中，各型各類工商企業(yè)的體制、規(guī)模和管理模式千差萬別，因而其機構設置也并非是有一定之規(guī)。況且企業(yè)的管理機構組成和人員配置主要取決于企業(yè)的經濟活動的需要，即使一些大型國企，其機構設置受黨政機關影響比較明顯，在國企體制改革后，其機構也大多進行了調整。更何況大量出現(xiàn)的民營企業(yè)，其機構設置是以效益為其礎。在這種情況下，企業(yè)領導人的領導風格和工作習慣都在很大程度上影響著機構的設置。因此，各型各類下商企業(yè)的商務秘書部門設置和人員配置不可能是整齊劃一的。

　　即便如此，一般而言，在稍具規(guī)模的企業(yè)中仍設有商務秘書機構。這些機構有的與黨政機關相似稱為辦公室，有的則稱為行政事務部或行政部，還有的企業(yè)規(guī)模不大，將人事、財務與商務秘書事務合并在一起，統(tǒng)稱為綜合管理辦公室，或簡稱為綜合辦。

　　這些相對集中地處理商務秘書事務的機構并不涵蓋為董事會服務的董事會秘書，也不涵蓋為各部門服務的經理助理或文員。這些相對集中地處理商務秘書事務的機構如辦公室，與分散在各部門的商務秘書人員也沒有隸屬關系，有些甚至連業(yè)務指導關系也并不明確。

　　工作要求

　　商務秘書工作的基本要求可以概括為“高效、務實、保密”。

　　高效是指商務秘書工作既耍迅速及時，又要準確可靠;高效是速度、質量、效果的統(tǒng)一，是高效率和高質量的統(tǒng)一。

　　商務秘書部門作為企業(yè)的綜合樞紐，直接輔助企業(yè)領導的全局管理工作，其工作效率，會直接影響到企業(yè)領導的工作成效，商務秘書工作的任何拖拉延誤，都會直接耽誤企業(yè)領導的全局工作。因此，企業(yè)必然要求商務秘書工作要做到高質量、高效率。

　　商務秘書部門要鍵全崗位責任制。完善目標管理和業(yè)績考核辦法，調整運行機制，引入先進的管理理念和辦公技術，提高工作的效率和質量，以適應企業(yè)對商務秘書工作的高效要求。

　　務實是指商務秘書工作辦事風格要踏實，反映情況要真實，切忌虛夸浮躁，嘩眾取寵。務實也是要求商務秘書工作一切從實際出發(fā)，實事求是地處理間題，說實話，報實情，辦實事。

　　商務秘書部門上連企業(yè)領導，下連廣大員工，處于承上啟下的環(huán)節(jié)，說話辦事影響到企業(yè)領導決策的制訂與決策的執(zhí)行，地位至關重要。那種說大話，說假話，報喜不報優(yōu)的作風就會影響領導的正常決策，甚至可能造成領導工作的重大失誤。

　　這也就更要求商務秘書工作要辦實事，講真話，要在務實、求實、落實上下功夫。

　　保密是指商務秘書在日常工作中應該有保密意識、保密制度、保密措施。保密是企業(yè)內部科學管理的需要，也是商業(yè)竟爭的需要，更是一名合格和秘書人員應具備的基本品質。

　　商務秘書部門地處樞要，工作中必然要接觸到企業(yè)甚至企業(yè)領導人的許多秘密，同時還要負責保管企業(yè)的秘密，因而很容易成為竊密的對象。商務秘書人員要養(yǎng)成守口如瓶的職業(yè)習慣，對經辦的各類涉及商業(yè)秘密事項要特別謹慎小心，嚴格執(zhí)行企業(yè)保密制度，確保企業(yè)機密萬無一失。

　　商務秘書在日常工作中保密的重點主要有:口頭保密、文件保密、會議保密、各種信息資料的保密、領導活動的保密、涉外工作的保密、檔案保密、計算機和各類通訊設備的保密。

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