秘書資格考試復習重點資料（四級）

　　秘書資格考試很快就要到了，大家把四級的重點都弄清楚了嗎?為了幫助大家更好地進行復習，小編特意整理了一下2016年秘書資格考試四級考試的復習重點資料，希望對大家有所幫助。

　　會議材料與用品

　　準備會議資料、會議用品

　　(一)會議資料的類型和準備

　　1、會議資料的類型

　　(1)來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

　　(2)會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

　　(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務組成員通訊錄。

　　2、會議資料的準備

　　(1)來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

　　(2)會務資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務組成員通訊錄。

　　(3)溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關資料。

　　(二)會議用品的類型和準備

　　1、會議用品的類型

　　(1)必備用品和設備是指各類會議都需要的用品和設備。

　　1)會議內(nèi)設備主要包括燈光設備、音響設備、空調(diào)設備、通風設備、錄音、攝像等設備以及必要的安全設施等。

　　2)常用物資有電腦、打印機、復印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆等。

　　(2)特殊用品是指一些特殊類型的會議所需用品和設備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的特殊用品和設備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊、鮮花等。

　　2、準備會議用品

　　(1)檢查空調(diào)設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預熱或預冷。

　　(2)檢查好燈光、擴音設備。

　　(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

　　(4)如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當，清楚易認。

　　(5)在每人座位前擺放紙筆。

　　(6)多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設備等。

　　(7)如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品。

　　(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務。

　　(9)如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

　　信息與檔案

　　1.信息分類的五大方法：字母分類法、地區(qū)分類法、主題分類法、數(shù)字分類法和時間分類法。其中主題分類法用的最多。

　　2.選擇題：信息篩選方法：主要是前三個：看來源、看標題、看正文。 題型：前三個占三個選項，在隨便寫一個構(gòu)成四個選項，讓你選擇。

　　3.信息取舍的方法：一是擇其重點;二是擇優(yōu)錄用

　　對信息決定取舍時，要留下的信息應要：一突出思想;二要注意典型性;三要富有新意

　　4.信息核對方法：重點看一(溯源法)、三點(核對法)。題型：可能反過來考

　　5.信息工作程序：收集、整理、傳遞、存儲、利用、反饋(順序不能錯)

　　其中信息整理是信息工作的核心，是對原始信息進行分類、篩選、核實

　　6.信息分類的步驟：辨類和歸類

　　7.在分類中遵循的原則：A科學系統(tǒng)原則B層次性原則C符合實際原則D交叉包容原則 答案：ABC 見書上第301頁下

　　8.信息內(nèi)向傳遞的形式有：備忘錄、傳閱單、企業(yè)內(nèi)部刊物等;

　　信息外向傳遞的形式有：新聞稿、新聞發(fā)布會等 題型：隨機寫出四個，讓你選擇是內(nèi)向傳遞的形式?或外向傳遞的形式?

　　9.信息傳遞：口頭傳遞的缺點：信息零亂;較難儲存

　　10.企業(yè)文字傳遞信息的主要表現(xiàn)形式有：文本、表格、圖表、框圖

　　表示企業(yè)生產(chǎn)常用柱狀圖、餅行圖

　　11.信息傳遞的三要素：信源、信道、信宿

　　信源分為原生源和再生源

　　信宿包括接受信息和利用信息

　　12.何為信息的登記和編碼?

　　答案：登記即建立信息的完整記錄，系統(tǒng)地反映存儲情況，便于查找和利用。信息的登記包括總括登記和個別登記;登記的形式有薄冊式、卡片式

　　信息的編碼是為了適應電子計算機處理的需求，它的編碼結(jié)構(gòu)一般由字符(字母或數(shù)字)組成基本數(shù)碼，再由基本數(shù)碼結(jié)合成為組合數(shù)據(jù)。

　　信息編碼的一般步驟：①分析所有預編碼的信息資料②選擇最佳的編碼方法③確定數(shù)碼的位數(shù)。

　　信息資料編碼的方法：①順序編碼法②分組編碼法：所有項目都要有同樣多的數(shù)碼個數(shù)，左邊數(shù)碼表示大類，而向右排列的每一個數(shù)碼，則標志著更細的小類。

　　在登記、編碼后，要根據(jù)時序、來源、內(nèi)容、字順排序。排序完后，要進行科學保管，因為保管關系到信息的安全、完整和使用壽命。

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