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項目管理的流程和方法
隨著時代的發(fā)展，項目管理的流程也在不斷變化，下面yjbys小編為大家準(zhǔn)備了一些項目管理的流程和方法，歡迎閱讀。
1 如何計劃項目
一個項目的生命周期包括四個明顯的階段：(1)計劃階段;(2)組織階段;(3)實施階段;(4)完成階段。每一個階段都有其自身的目標(biāo)、工作任務(wù)、工具和技能。項目經(jīng)理需要認(rèn)識到這些目標(biāo)，并隨時準(zhǔn)備采取具體的行動，而且在必要的情況下，還要運(yùn)用每一套工具和技能。
在計劃階段，主要包括：(1)確定真正的問題。(2)確定利益相關(guān)者。(3)設(shè)定項目目標(biāo)。(4)隨時準(zhǔn)備做出取舍。(5)細(xì)分項目的工作任務(wù)。其中確定真正的問題是最關(guān)鍵的一步。利益相關(guān)者是指任何一個得益于項目結(jié)果的人。相關(guān)責(zé)任者、顧客、經(jīng)理和財務(wù)人員都是利益相關(guān)者，因此，由他們來判斷項目的成功與否。確定了利益相關(guān)者之后，你就可以清楚而詳細(xì)地說明項目的最終成功對于他們意味著什么。在這一階段，最重要的任務(wù)之一就是要把所有利益相關(guān)者的期望值變成一系列協(xié)調(diào)一致、容易管理的項目目標(biāo)。還應(yīng)盡量想辦法得到上級領(lǐng)導(dǎo)的支持。通常情況下，客戶或上級領(lǐng)導(dǎo)對于所需完成任務(wù)的結(jié)果都存在一種不切實際的幻想。而作為項目經(jīng)理，就必須對所有這些要求和資源進(jìn)行公平、合理地分配，否則所負(fù)責(zé)的項目就可能失敗。一般情況下，要經(jīng)過反復(fù)幾次協(xié)商才可能使項目所要完成的任務(wù)與所需的資源相匹配。
設(shè)定項目目標(biāo)時，要盡量做到SMART，也就是目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是具體的、可測量的、以行動為導(dǎo)向的、現(xiàn)實的、有時間限制的。在設(shè)定項目目標(biāo)時，要牢記以下幾個方面：(1)質(zhì)量。確定幾個與項目有關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并確定如何測量及達(dá)到這些標(biāo)準(zhǔn)。(2)組織。確定項目的角色分工和任務(wù)分工以及彼此之間的關(guān)系，并保證為項目管理安排最為合適的人選。(3)溝通。要知道每一個利益相關(guān)者需要什么樣的信息，并知道如何傳達(dá)這些信息。(4)風(fēng)險。確定可能會影響項目的那些風(fēng)險，并估計一下應(yīng)該采取什么樣的措施來應(yīng)付。
時間、成本和質(zhì)量是決定你能否取得成功的3個最關(guān)鍵的變量。質(zhì)量=時間+成本。改變其中的任何一個變量，結(jié)果都會發(fā)生變化。比如，要縮短時間的話，那要么就降低質(zhì)量，要么增加成本。要學(xué)會如何在這三者之間進(jìn)行取舍也是項目管理的重要內(nèi)容之一。一般情況下，一個工作分解結(jié)構(gòu)包括3～6個細(xì)分級別。項目越復(fù)雜，細(xì)分級別就越多。一個普通項目一般不可能超過20個細(xì)分級別。經(jīng)常作估計可以降低風(fēng)險，是被廣泛認(rèn)可的一種方法，但是要公開做，還要把這么做的理由清楚地告訴利益相關(guān)者。
2 如何組織項目
有了計劃之后，就要開始采取行動了。在項目的組織階段，就要把所設(shè)計的計劃付諸實施。在這一階段，時間預(yù)測就變成了日程安排，活動方案變成關(guān)鍵路徑，成本估算變成項目預(yù)算，而項目經(jīng)理要把項目組緊密團(tuán)結(jié)在一起，收集所有相關(guān)資源，并和大家一同努力。因此，組織階段主要包括以下幾個關(guān)鍵步驟：(1)組建項目組。(2)制訂日程安排。(3)制訂預(yù)算。
2.1 組建項目組
估計項目所需技能是組織階段的開始，這個估計是根據(jù)計劃階段對項目的結(jié)構(gòu)分解。在計劃階段，已經(jīng)對所需要完成的任務(wù)和活動進(jìn)行了最佳判斷。根據(jù)這個估計，目前的團(tuán)隊可能并不具備項目所需的某些技能，因此要吸收一些具備這些技能的人員，他們可以是臨時工作人員，也可以是公司內(nèi)部員工。
一般情況下，部分甚至全部項目組成員都要由項目經(jīng)理來確定，當(dāng)然也可能安排一個項目經(jīng)理去領(lǐng)導(dǎo)一個項目組。而作為項目經(jīng)理，應(yīng)先了解一下這個項目組成員分別具備哪些不同技能，然后根據(jù)技能與任務(wù)的最佳搭配關(guān)系進(jìn)行任務(wù)分配，并對那些有必要為完成項目而掌握一些額外技能的人進(jìn)行培訓(xùn)。事實上，項目經(jīng)理和項目組成員都需要參加一些培訓(xùn)來彌補(bǔ)技能上的不足，但是也要對所花費(fèi)的時間和金錢進(jìn)行預(yù)算。
分配任務(wù)：如果已經(jīng)建立了項目組，如果項目經(jīng)理和項目組成員曾經(jīng)合作過、比較熟悉的話，那么可以根據(jù)組內(nèi)成員的個人的能力分配任務(wù)。而如果是新手，則必須先對項目組成員進(jìn)行一番了解，然后再給他們分配任務(wù)。給一個新的項目分配任務(wù)時，可以采用以下方法：(1)列出所有項目組成員名單。(2)列出所有所需技能。(3)讓每一個團(tuán)隊成員分別談?wù)勊麄兏髯缘募寄堋?4)對技能和任務(wù)進(jìn)行最佳分配。這種方法有利于促進(jìn)團(tuán)隊溝通并增加團(tuán)隊凝聚力。
2.2 制訂日程安排
在現(xiàn)實中，大多數(shù)項目都有固定的開始和結(jié)束日期，但卻完全不考慮現(xiàn)有的資源。比如，雖然你希望馬上就開始做項目，但至少還需兩周時間才能配齊所需的人員或材料。因此，制訂日程安排事關(guān)全局，而且每個項目都要有日程安排。制訂方法有：關(guān)鍵路徑法、流程圖、條形圖。
2.3 制訂預(yù)算
預(yù)算是指一個項目的財務(wù)計劃或者行動計劃，也就是把計劃變成一些可測量的量的過程，這些可測量的量是指在特定時間內(nèi)所需資源的成本和預(yù)計得到的回報。多數(shù)項目經(jīng)理在做項目預(yù)算時都會給自己留有余地。然而在有些行業(yè)(如非營利性的資金贊助行業(yè))，其預(yù)算就不如其他行業(yè)那么靈活。在這種情況下，預(yù)算就是一紙契約，如果沒有事先征得同意，用于一個項目的資金不可以被挪用到另一個項目上去。 預(yù)算不僅要列出實施項目所需的全部成本，還要判斷項目的收益是否值得花費(fèi)這些成本。在制訂預(yù)算時，應(yīng)該問的第一個問題是：“在這個項目的實際執(zhí)行過程中需要那些資源?”為了確定項目成本，應(yīng)將其細(xì)分為以下幾類：人員、差旅、培訓(xùn)、辦公用品、住宿、調(diào)研、資本支出、管理等。預(yù)算，無論計劃得多么精心，它終究只是一個最大限度的估計。而在實際操作中，實際發(fā)生的費(fèi)用會與最初的估計有些偏差。這時，要盡量在所規(guī)定的時間、所要求達(dá)到的質(zhì)量和全部可支配的資金所允許的范圍內(nèi)靈活處理。
3 如何管理項目
把計劃付諸實施是項目實施階段的開始，這就意味著工作真正開始了，項目的進(jìn)展情況是顯而易見的。但是這個階段也充滿了讓人感到乏味的細(xì)節(jié)，因此只有處理好這些細(xì)節(jié)問題，才能使項目進(jìn)行得更加順利。
這些細(xì)節(jié)問題包括：(1)不要偏離要徑;(2)作好授權(quán)的準(zhǔn)備;(3)監(jiān)控項目實施過程;(4)監(jiān)控項目預(yù)算;(5)保證質(zhì)量管理;(6)向利益相關(guān)者報告項目進(jìn)展情況。
4 如何進(jìn)行問題管理
大多數(shù)意外事件都可以迅速而有效地得到解決。除了無法預(yù)料的變化之外，項目經(jīng)理還經(jīng)常要面對一個內(nèi)部壓力，即變更項目范圍。當(dāng)利益相關(guān)者要求變更項目范圍時，應(yīng)清楚地告訴他們這些變更會對項目成本、時間和質(zhì)量造成哪些影響。但要注意千萬不要絞盡腦汁去解決那些超出項目范圍之外的問題，即使是目前急需解決的問題。時間延誤問題管理：在項目管理過程中，最常見的一個問題就是項目開始落后于計劃。某種程度上的時間延誤是不可能避免的，但是一般情況下，可以采取一些補(bǔ)救措施，或者至少可以改善。人員問題管理：人員問題常常是項目經(jīng)理必須要面對的一個最棘手的問題。因此，要隨時準(zhǔn)備處理人員問題，并立刻采取行動，千萬不能耽擱。
5 如何做好項目收尾工作
在項目完成后，除了慶祝外，還要進(jìn)行項目后評價，寫總結(jié)報告。
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