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秘書防止“丟三落四”的小方法
秘書工作最講究的就是嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。然而，在實(shí)際工作中卻有一些秘書人員常常因?yàn)楣ぷ髅Ψ?ldquo;丟三落四”的毛病，有時(shí)不丟大項(xiàng)丟小項(xiàng)，不誤急事誤小事，不漏工作漏人頭。好在有直接領(lǐng)導(dǎo)的及時(shí)提醒和同事的拾遺補(bǔ)缺，才使影響降到了最低限度。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和同事傳授的經(jīng)驗(yàn)，自己在工作中的教訓(xùn)感悟，防止“丟三落四”的方法，大致有六種：
方法之一：凡事及時(shí)辦。
要做到不忘事、不漏事，最根本、最管用的辦法，就是及時(shí)地把事情了結(jié)，快捷高效，做完為止，否則，記憶力再?gòu)?qiáng)，提醒的辦法再多，要辦的事情拖的時(shí)間長(zhǎng)了，也有疏忽大意的時(shí)候。因此，克服拖拖拉拉的毛病，養(yǎng)成雷厲風(fēng)行的作風(fēng)，應(yīng)是防止丟三落四的一個(gè)重要原則。一要小事瑣事隨手辦。機(jī)關(guān)有很多事，都是舉手之勞就能辦成的，然而容易遺忘的往往就是這些舉手之勞就能辦成的不起眼的小事。比如：你正在集中精力寫材料或和同事談興正濃，這時(shí)突然來個(gè)電話或領(lǐng)導(dǎo)順便交待，讓通知一件事，或查找一份材料。諸如此類的事，你最好先辦完再說。否則，等你忙完手頭的活，回過頭來再辦，說不定早就忘到腦后了。二是急事大事馬上辦。秘書工作往往事接事、活壓活，一項(xiàng)工作慢了，就會(huì)耽誤后面的工作進(jìn)程，造成工作重疊，矛盾成堆，以致于亂中忘事，忙中漏事。特別是一些大事急事，質(zhì)量要求高，時(shí)效要求嚴(yán)，必須集中精力，力戒一個(gè)“拖”字，防止一個(gè)“粗”字，強(qiáng)調(diào)一個(gè)“快” 字，做到一個(gè)“細(xì)”字，雷厲風(fēng)行，精細(xì)如發(fā)，按質(zhì)、按時(shí)完成好，以免壓“活”誤事。三要日事日畢盡快辦。一般來說，當(dāng)天的事盡量當(dāng)天做，即便是白天干不完，晚上加班加點(diǎn)也要完成好。不然一過夜，第二天就可能給忘了。海爾集團(tuán)提高工作效率的一條重要經(jīng)驗(yàn)，就是要求員工“日事日畢”。我們也要有這種，把當(dāng)天的事當(dāng)天做完作好。要知道，事情做完了，就不怕忘記了。
方法之二：小本隨身帶。
秘書工作無小事、很具體，大事小事，急事緩事，難事易事，都可能遇到。辦好了一件事，理所當(dāng)然，算不上成績(jī);漏辦了一件事，則有可能影響大局，讓領(lǐng)導(dǎo)記你好幾年。好腦子趕不上爛筆頭。人的精力是有限的，要想把什么事情都記得清清楚楚，辦得明明白白，就要借助小本子。一位老機(jī)關(guān)在總結(jié)自己的工作體會(huì)時(shí)說：要想不忘事，小本隨身帶，一事一記錄，辦完為上策。在機(jī)關(guān)工作的同志大都有這樣的感受，有時(shí)總覺得有件事還沒有辦，可是瞑思苦想就是想不起來。如果當(dāng)初把事情記在小本子上，這時(shí)拿出來翻一翻，便可一目了然。小本子主要記什么? 記當(dāng)天的主要工作;記領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)交辦的事情;記上級(jí)通知、下級(jí)反映的情況;記本單位的大項(xiàng)活動(dòng)。特別要緊的事項(xiàng)，務(wù)必詳細(xì)記錄，并用著重號(hào)加以標(biāo)記。把事情記下來之后，就要經(jīng)常地翻一翻、過過目，先急后緩，辦完為止。這樣，即便是自己記憶力不是很好，外界干擾再多，也能夠有效地減少誤事忘事。
方法之三：經(jīng)常“過電影”。
焦裕生前有個(gè)“過電影”的習(xí)慣，一天工作下來，要對(duì)當(dāng)天的工作作一番回顧，對(duì)將要進(jìn)行的工作作一番思考。南京路上好八連的干部有一條可貴的經(jīng)驗(yàn)：“想一想，就想出了問題;想一想，就想出了辦法;想一想，可以避免疏漏;想一想，可以提高自己。”我們?cè)诠ぷ髦校惨岢粋�(gè)“想”字，不僅要做勤奮工作的有心人，還要做善于回顧梳理的用心人。如果只知道忙忙碌碌、辛辛苦苦，而不知道朝思暮想、回顧檢查，就難免忙中出亂、疏中出差。要養(yǎng)成這樣的習(xí)慣：上班展開工作之前，先抽出三五分鐘，進(jìn)行一下思考，對(duì)昨天遺留下來的工作，對(duì)當(dāng)天即將進(jìn)行的工作，仔細(xì)地過一遍篩子;晚上睡覺前，對(duì)當(dāng)日所見、所聞、所干的事情過一遍電影，哪些工作已經(jīng)干完了，哪些工作還留著尾巴，有沒有疏 漏的事項(xiàng)。這樣朝思暮想，不但能提高工作效率，而且能使誤事忘事的現(xiàn)象在經(jīng)常“過篩子”、“過電影”中得到有效減免。
方法之四：立字留存底。
工作中時(shí)常有這樣的情況，有些事情已經(jīng)辦完了，一段時(shí)間后領(lǐng)導(dǎo)又問起此事，由于自己記不清，當(dāng)時(shí)又沒有作記載，以至落得個(gè)“沒有辦”的結(jié)果。在機(jī)關(guān)，很多事情是需要經(jīng)過歷史檢驗(yàn)的，也就是說要留下歷史資料，備自己或別人查閱，并不是辦了就了。秘書姜某，經(jīng)手一份秘密件的傳閱，張某當(dāng)時(shí)也簽收了。可幾個(gè)月后，張某提及此件沒收到(其實(shí)張某給忘記了)，于是倆人打起了嘴仗。好在處長(zhǎng)及時(shí)提醒，姜才恍然大悟，從一大堆歷史資料中找到了張某打的簽收條，不然非要落得個(gè)不明之冤。這就告誡我們，對(duì)辦完的事要防止丟三落四，最好的辦法就是立下字據(jù)，作好記載，這樣，不僅可以避免忘事，也可以作為備查依據(jù)。借文傳文，不能顧及情面，減化手續(xù)，要讓對(duì)方打借條或簽收條，要按制度及時(shí)搞好登記，防止查無實(shí)據(jù)，上傳下達(dá)、處理事務(wù)要詳細(xì)搞好記錄，該讓首長(zhǎng)簽字的要簽字，該自己記明情況的要記清。尤其是對(duì)辦理過程較長(zhǎng)的事，涉及多個(gè)部門的事，前后交叉換手的事，以及事過之后要查的事，更要搞好記錄保存。只有這樣及時(shí)立據(jù)存底，才能防止事過境遷。
方法之五：規(guī)范按程序。
按程序辦事，是秘書工作的內(nèi)在要求，是提高工作效率和質(zhì)量的重要保證，也是減少失誤、避免錯(cuò)漏的有效方法。其實(shí)按程序辦事的過程，就是一個(gè)集思廣益、拾遺補(bǔ)缺、糾正偏差的過程。人非圣賢。孰能無過。機(jī)關(guān)干部在承辦具體事項(xiàng)過程中，漏事忘事在所難免。但只要嚴(yán)格按程序辦事，規(guī)范運(yùn)行，層層把關(guān)，就能得到他人的及時(shí)補(bǔ)充，就能在前后相關(guān)因素的相互制約中得 到及時(shí)提醒。比如，辦理收文時(shí)，就要履行簽收、登記、呈批、執(zhí)行、歸卷等程序;處理發(fā)文時(shí)，就要履行撰稿、簽發(fā)、蓋章、登記、發(fā)送、歸卷等程序，只有這樣，做到滴水不漏。尤其是承辦一些重要事項(xiàng)，事先就要拉出個(gè)清單來，把方方面面的情況都考慮到，大項(xiàng)下面分小項(xiàng)，小項(xiàng)里面分環(huán)節(jié)，這樣，才能不忘事項(xiàng)，不漏環(huán)節(jié)。因此，我們要注意學(xué)程序、懂程序，自覺養(yǎng)成按程序辦事的良好習(xí)慣，培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。有程序的就嚴(yán)格按程序辦，不遺漏程序、減化程序，使工作不留“缺口”。沒有程序的要注意自編程序，按先后序次，列出具體事項(xiàng)，逐個(gè)抓好落實(shí)。
方法之六：自我常提醒。
凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。很多事情并不是前面講了，馬上就可以辦理，往往有個(gè)時(shí)間跨度，有個(gè)辦理過程。要避免漏事忘事，及早的自我提醒，就是個(gè)有效辦法。根據(jù)個(gè)人的體會(huì)，常用的提醒方法有三種：一是文字提醒，把所要辦理的事項(xiàng)，一二三四地寫清楚，或記在臺(tái)歷上，或壓在玻璃板下，或放在最醒目的地方，這樣一目了然，辦起來就會(huì)一清二楚。二是實(shí)物提醒。對(duì)有明確時(shí)間要求的事項(xiàng)，可借助臺(tái)歷、掛歷、鬧鐘提醒。三是委托提醒。把自己所要辦理的事項(xiàng)，告訴同事或家人，求得及時(shí)的提醒幫助。
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