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OA辦公系統(tǒng)實用指南
不同OA廠商都會對用戶灌輸其各自的OA理念，從各自的優(yōu)勢特點去闡述OA的不同特征，引導用戶投懷送抱，但很少有企業(yè)會完全清楚OA到底好在哪里，能給企業(yè)帶來哪些切身好處。OA的概念很多有產品型OA、項目型OA、平臺型OA、概念型OA，這其中，泛微OA主打協(xié)同管理，致遠OA主打渠道為王，華天動力OA主打技術溫情牌，藍凌OA主打大客戶首選。下面是YJBYS小編整理的OA辦公系統(tǒng)實用指南，希望對你有幫助！
第一、平臺型OA系統(tǒng)是企業(yè)首選
不管哪種類型的OA系統(tǒng)，對于企業(yè)來說，企業(yè)需要發(fā)展，只有平臺型的OA系統(tǒng)最適合企業(yè)選擇。
平臺型OA在宣傳自己的OA系統(tǒng)時，通常會強調平臺型OA構建在通用軟件平臺上、定制開發(fā)能力極強、易用性好、易擴展、易集成的明顯優(yōu)勢，大行其道�？春闷脚_型OA，一些技術初級、系統(tǒng)簡陋的傳統(tǒng)OA廠商也紛紛借機披上“平臺型OA”、“平臺型協(xié)同”的外衣，宣稱自己的OA產品也是平臺型協(xié)同軟件，讓用戶難于判別“平臺型OA”的綜合實力，從而陷入選型的誤區(qū)。
所謂平臺，沒有數(shù)年之功是沒有辦法檢驗出來的，建議企業(yè)在選型平臺型OA是要注意選擇十年以上的品牌。避開一些打著平臺OA系統(tǒng)頭銜的新進者，時間是最好的試金石。
第二、平臺型OA系統(tǒng)要打通信息孤島
經(jīng)過多年信息化建設，OA、CRM、進銷存、HR甚至ERP等應用軟件在企業(yè)中開始普及，但由于各個軟件屬于不同廠商，沒有形成統(tǒng)一的技術平臺，很容易讓企業(yè)信息成為“孤島”，企業(yè)迫切需要解決“孤島之痛”。于是一些OA廠商為迎合企業(yè)，打起“平臺型OA”的旗子，號稱已能打破“信息孤島”，而其所謂能打破“信息孤島”就是給用戶一個導數(shù)據(jù)的功能，將其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)導入到OA系統(tǒng)內，以供用戶查詢。
OA系統(tǒng)在數(shù)據(jù)上的系統(tǒng)集成能力，表現(xiàn)在對企業(yè)已建立起來的數(shù)據(jù)的整合應用能力。需要具備豐富的數(shù)據(jù)整合經(jīng)驗才可以更好的整合。服務的企業(yè)客戶少了，不太可能積累巨量的數(shù)據(jù)整合經(jīng)驗。選擇諸如：“泛微OA、致遠OA、華天動力OA、藍凌OA”等這些品牌OA的產品，相對會有比較好的保障。
“導數(shù)據(jù)”功能只能算是邁出了解決數(shù)據(jù)整合、集成的第一步。如果數(shù)據(jù)并不能有效的關聯(lián)、共享，在提供決策分析的功能還是較薄弱，不能稱其為真正意義的數(shù)據(jù)融合和集成，也不能有效解決“信息孤島”問題。數(shù)據(jù)集成、融和真正要解決的是數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，即一個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以和其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行共享共用，這不是簡單的“導數(shù)據(jù)”所能解決的。比如，在一個同時使用平臺型OA、ERP系統(tǒng)的企業(yè)里，借款報銷實現(xiàn)了集成，企業(yè)能先通過OA系統(tǒng)實現(xiàn)有關支付流程的審批，然后把審批金額寫入ERP的AP模塊，形成相關發(fā)票數(shù)據(jù)，再進行支付操作。
而企業(yè)與上下游供應鏈的數(shù)據(jù)整合，與上下游合作商共享產品信息、共享市場信息、項目協(xié)作等，是數(shù)據(jù)集成、融合的更高境界。這個層次的數(shù)據(jù)強調更加集中融合，更為智能化，讓OA這個信息技術助力整個產業(yè)鏈實現(xiàn)共享共贏。當然，能達到這個境界非普通OA廠商所能達到，必須是真正的平臺型OA的行業(yè)龍頭能達到。
盡管OA行業(yè)內有一種說法，泛微、致遠、華天動力、藍凌屬于OA系統(tǒng)的品牌第一集團。但是筆者認為華天動力以技術見長，應該屬于第一集團末尾第二集團的排頭位置。
企業(yè)想要的平臺型OA的數(shù)據(jù)集成，是平臺之上業(yè)務融合、平臺之下數(shù)據(jù)融合，并不只是初級的、簡單的導數(shù)據(jù)。
第三、SAAS模式的OA系統(tǒng)可以選嗎?
當下興起的SaaS模式為OA系統(tǒng)提供了一種新的生存發(fā)展空間，由軟件服務商通過在線服務平臺為企業(yè)提供包括OA在內等各種軟件應用，用戶只需按月支付少許租賃費就可隨時隨地進行自動化辦公，并可共用共享其他管理軟件。
在一項調查結果中顯示：目前中國企業(yè)選擇SAAS模式的OA系統(tǒng)的企業(yè)92%是小微初創(chuàng)企業(yè)，這些企業(yè)對成本控制要求較高，只要實用就可以。
SaaS模式能夠節(jié)省前期投入，減少了應用風險，也獲得先進技術帶來的方便與快捷，受到不少小型企業(yè)的青睞。不過，相較于平臺型OA，目前用戶對SaaS型OA服務有5個擔心，即安全性、可控性、個性化、穩(wěn)定性和持續(xù)性，這影響著用戶的選擇。具體而言，第一，軟件租賃可能存在信息外泄和數(shù)據(jù)安全的風險;第二，自主性不強，將來可能存在失去對軟件系統(tǒng)及其內的信息資料的控制而受制于人的可能;第三，行業(yè)專業(yè)性不強，SaaS標準化服務與客戶業(yè)務個性化多樣化存在著較大的矛盾;第四，如果服務商SaaS網(wǎng)絡運營出問題，用戶企業(yè)不間斷關鍵業(yè)務該如何進行和索賠，服務會缺乏保障;最后，租賃模式雖然前期投入少，但是長期使用其累積起來的費用也是相當大的，這有如買房與租房之別。而相對而言，平臺型OA用戶沒有這些擔心，正因為此，它更為適合對安全、可控要求較高的企業(yè)。
第四、OA系統(tǒng)定制開發(fā)也有局限性
世界在變化，企業(yè)在發(fā)展，OA是一個與時俱進、不斷變化的管理系統(tǒng)，OA系統(tǒng)使用一段時間后一般都會產生新需求，而產品型OA以標準化解決客戶的通用需求，但對客戶個性化的需求則是捉襟見肘，難于發(fā)力。相比較而言，平臺型OA是基于某個技術平臺基礎上進行構建，綜合了產品型OA和項目型OA(或稱方案型OA)的優(yōu)點，同時又很好地解決了項目型OA和產品型OA所存在的不足，可靈活響應系統(tǒng)運行過程中的各種業(yè)務需求和變更，能夠精確、快速實施客戶需求，尤其是提供了強大的二次開發(fā)功能可滿足系統(tǒng)未來的不斷擴展。
許多企業(yè)的IT人員會以為購買平臺型協(xié)同OA系統(tǒng)就等于定制開發(fā)OA辦公系統(tǒng)，甚至認為可以隨心所欲地定制開發(fā)。其實，負責任的OA廠商是不會承諾開發(fā)可完全“自助”，可無限滿足需求的，因為這樣會使自己和用戶陷入需求定制的苦海之中，讓實施前的系統(tǒng)和實施后的系統(tǒng)安全走了樣，成本驟增，企業(yè)也會苦不堪言，OA系統(tǒng)也變成“四不像的OA”。
對于平臺型OA而言，其最終目標是把豐富的組件、組織模型、工作模式等技術融入?yún)f(xié)同思想中，融入企業(yè)本身文化活動中，從而構建一個知識大管理平臺，并注入全生命周期管理，在實施前給予規(guī)劃，在實施中給予管控，在實施后給予糾偏，使OA系統(tǒng)更容易低成本布置、維護、推廣和使用，使企業(yè)IT建設不偏離軌道，不陷入無節(jié)制的需求定制的苦海中，從而達到快速改進組織效率、推動企業(yè)生態(tài)的進化。
第五、OA系統(tǒng)的開發(fā)語言Java和.Net
JAVA和.NET都具有一定的領先性和局限性，但是相對比較而言，目前國內多數(shù)的OA廠商都會選擇JAVA作為OA系統(tǒng)的開發(fā)語言。
十年以上的傳統(tǒng)OA廠商均會選擇JAVA語言進行開發(fā)，相對建立了較為深厚的平臺基礎，以Java技術為平臺，易定制易開發(fā)易擴展易集成。
Java以其兼容性、開放性、安全性、擴展性等優(yōu)越特性，成為OA產品的首選并不意外。然而，對此也應有正確認識，美中語言都有一定的領先性和局限性。
筆者認為，所謂的平臺型OA是指綜合多種開發(fā)技術(不管用哪種開發(fā)架構與語言)、開發(fā)語言，應用需求模型驅動開發(fā)，可實現(xiàn)業(yè)務與技術分離，有統(tǒng)一的多元數(shù)據(jù)建模平臺，一定具備統(tǒng)一開發(fā)標準規(guī)范。同時，平臺型OA其所有的模塊應該是一個應需而變的業(yè)務模塊插件，具備必要的靈活性，易插拔、易擴展、易配置、易監(jiān)控的特征，并且插件與插件之間可以相互調用和整合，這使的企業(yè)在業(yè)務開發(fā)上不受接口所限制，能開對接用戶單位所需的各種業(yè)務管理系統(tǒng)。不管什么樣的平臺型OA具有這些優(yōu)勢，都需要OA系統(tǒng)廠商在Java平臺或者.Net平臺之上進行長期的、大量的開發(fā)工作，并經(jīng)過企業(yè)多個企業(yè)實踐應用所得。
在企業(yè)的選型過程中，企業(yè)人員對于平臺型OA的理解還有不少誤區(qū)，如以為中小企業(yè)就不需要平臺型OA辦公系統(tǒng)、平臺型OA系統(tǒng)越高端越好、平臺型OA好看不中用等等觀念。企業(yè)的IT人員也要隨著IT技術的變化與時俱進。
現(xiàn)在，隨著應用的不斷深入，平臺型OA還可能出現(xiàn)新的功能變化，移動互聯(lián)網(wǎng)的興起，導致移動OA系統(tǒng)的需求呈現(xiàn)幾何級數(shù)的增長。
什么樣的OA系統(tǒng)都要堅持以“人”為本，以業(yè)務流為核心，以移動化為手段，以知識為平臺，這是現(xiàn)在所有企業(yè)選型OA產品的理想標準。對于OA而言，只有其作為企業(yè)實施戰(zhàn)略信息化的最佳平臺真正得到全面發(fā)揮，讓各級管理者及時掌握各維度決策信息，支持用戶單位在快速發(fā)展過程中實現(xiàn)順利變革，創(chuàng)造更大、更長遠價值，其自身的價值才能彰顯，其產品才能繼續(xù)發(fā)展延續(xù)。
OA系統(tǒng)在企業(yè)的業(yè)務流轉過程中扮演著重要的角色，但是OA辦公系統(tǒng)并非解決企業(yè)效率低下的唯一解藥，企業(yè)選型OA系統(tǒng)軟件時，要本著“實用、易用”的原則。
OA系統(tǒng)選型只有最合適的才是最好的。
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