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辦公自動化對高校文秘資料員工作的影響
辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。下面小編為大家搜索整理了關于辦公自動化對高校文秘資料員工作的影響，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!
對高校文秘資料員的工作而言，辦公自動化的內涵是文秘資料員利用先進的計算機技術、通信技術、信息技術和軟科學技術，通過各種辦公設備和人機信息系統(tǒng)來完成領導交辦的任務，實現(xiàn)職能部門與教學部門之間的聯(lián)系工作。它的實現(xiàn)使高校文秘資料員的工作流程規(guī)范化、標準化，提高了工作效率，促進管理工作的改革。OA的廣泛應用使高校文秘資料員的工作發(fā)生了前所未有的變化。
一、辦公自動化對高校文秘資料員工作的積極作用
1.極大地提高工作效率。接收、傳遞、發(fā)送公文是高校文秘資料員的常規(guī)工作。在傳統(tǒng)的公文處理中，高校文秘資料員要將來自上級的文件進行整理、分類，然后傳遞給領導批閱，并按照領導指示對公文進行處理。采取人工的方式完成這一過程，步驟繁多，在傳閱途中逗留較長的時間，容易耽誤工作進度，甚至有的文件在領導還未傳閱時就過了文件規(guī)定的辦理時限，直接造成嚴重影響。在傳統(tǒng)的公文處理中，部門發(fā)文領導必須在紙質發(fā)文單上簽發(fā)，否則文件不能下發(fā)，如果遇到領導出差或不在辦公室，就會在發(fā)文時間上造成延誤。采用辦公自動化，文秘資料員如果收到電子文件通過學校的辦公自動化系統(tǒng)發(fā)送給領導批閱。如果收到上級紙質文件，可以第一時間將收到的文件掃描，也可以通過學校的辦公自動化系統(tǒng)發(fā)送給領導批閱。部門發(fā)文，即使領導出差在外，也可以利用網(wǎng)絡進行簽發(fā)，極大地提高了工作效率。
2.有利于提高文秘資料員的業(yè)務素質。辦公自動化以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設備和先進的網(wǎng)絡通信技術，廣泛迅速地收集整理、加工存儲和提取使用信息，使內部各單位方便快捷地共享信息。但人是辦公自動化系統(tǒng)第一因素，辦公自動化的實現(xiàn)從方方面面對高校文秘資料員工作提出了新的挑戰(zhàn)。如何正確運用好辦公自動化提高工作效率，是擺在每一位高校文秘資料員面前的問題。它時刻要求文秘資料員進行業(yè)務知識的學習，不斷提高業(yè)務素質，熟練掌握應用自動化辦公設備和技術的能力。因此，文秘資料員必須經常參加相關業(yè)務知識的學習和培訓，提高自身業(yè)務水平，這樣才能更好地適應現(xiàn)代辦公自動化的需要。
3.文件歸檔、查閱更加方便快捷。在傳統(tǒng)的方法中，高校的文件等資料基本以紙質檔案的形式存儲在學校檔案室，文件歸檔、查閱都需人工完成，每年要花費大量的人力、物力來做歸檔工作，加上文件資料年限長、數(shù)量多，查閱很費勁，有時還查找不到所需的文件資料。應用辦公自動化后，除了紙質存檔之外，文秘資料員還可以直接在計算機上終端對文件進行電子歸檔，方便領導以及本單位工作人員日后查閱。在查詢條件中支持標題、主題詞、文號、時間、內容等方式查詢，大大提高文秘資料員的工作質量和效率，同時也有效提高了文件的規(guī)范化管理，避免了由于文件過多而造成文件丟失或查找困難的現(xiàn)象發(fā)生。
4.有利于工作方法的改進。實現(xiàn)辦公自動化后，傳統(tǒng)的工作方式發(fā)生了重大變化，原先成堆的文件和紙張逐步被現(xiàn)代化的辦公設備和電子文件所取代，工作方法也隨之改變。學校工作涉及的環(huán)節(jié)比較多，往往需要多部門協(xié)作才能完成。如果采用傳統(tǒng)的模式，往往耽誤了時間。如果采用辦公自動化后，可以直接在學校的辦公自動化系統(tǒng)上進行信息的群發(fā)、文件共享等，很短的時間內就能傳遞到相關部門和人員。
二、辦公自動化對文秘資料員工作的消極影響
1.工作的保密性難度加大。辦公自動化系統(tǒng)的特點就是數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)共享程度越高，保密工作的隱患就越大。隨著網(wǎng)絡技術飛速發(fā)展，激光技術、人造衛(wèi)星、紅外遙感等技術加入到現(xiàn)代竊密活動中，如果辦公自動化系統(tǒng)保密技術防范工作不到位，防范不嚴密，就可能造成辦公自動化系統(tǒng)被黑客攻擊、入侵，信息被修改，甚至造成泄密。此外，文秘資料員工作上的疏忽也可能造成泄密，如用過的磁盤、U盤、移動硬盤等存儲介質，廢棄的打印紙等資料都可能留有秘密信息資料，計算機報修、報廢時硬盤中含有涉密數(shù)據(jù)和信息，這些如沒有妥善處理，就會造成泄密。
2.過分依賴辦公自動化容易使工作無所適從。過分依賴辦公自動化系統(tǒng)不僅容易使文秘資料員工作陷入被動，而且容易使文秘資料員的工作無所適從。辦公自動化的應用使文秘資料員工作越來越離不開計算機和網(wǎng)絡平臺，如果平時沒有養(yǎng)成備份文件資料的良好習慣，計算機一旦發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，信息資料無法恢復，將嚴重影響正常工作的開展。另外，許多資料可以從網(wǎng)絡輕松下載、拷貝，也會養(yǎng)成不踏實的工作作風。因此，過分依賴辦公自動化系統(tǒng)，如遇到停電、計算機或網(wǎng)絡發(fā)生故障，工作將無所適從。
3.在辦公自動化系統(tǒng)中使用公章存在較大安全隱患。在傳統(tǒng)的方法中，文件、各類證明以及各種業(yè)務往來等紙質資料都需要加蓋單位公章，文秘資料員可以嚴格按照學校有關規(guī)定使用公章，可控性強。采用辦公自動化后，許多電子文檔雖然可以通過掃描等技術手段使用電子印章，但這種電子印章很容易被盜用，是極不安全的，一般不使用。
三、揚長避短，發(fā)揮好辦公自動化的積極作用
1.加強業(yè)務學習，提高文秘資料員的業(yè)務技能。高校辦公自動化系統(tǒng)是否能發(fā)揮應用的功能，關鍵因素是人。辦公自動化是一個人機交互系統(tǒng)，其功能的發(fā)揮必須在人的干預和控制下才能實現(xiàn)。如發(fā)文流程中，文秘資料員不僅要熟練掌握公文格式，還要掌握計算機信息處理技術和網(wǎng)絡技術，熟練使用辦公自動化軟件。因此，文秘資料員必須具備辦公自動化所要求的素質與技能。文秘資料員必須認真學習辦公自動化軟件技術、計算機信息處理技術、網(wǎng)絡技術和公文處理等相關知識，并在實踐中不斷摸索，全面提高業(yè)務技能。
2.做好保密工作，維護辦公自動化系統(tǒng)的安全。維護辦公自動化系統(tǒng)安全是文秘資料員的責任，面對網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展、泄密渠道日益增多、竊密手段不斷現(xiàn)代化的新特點，辦公自動化保密難度也隨之加大。文秘資料員要加強辦公自動化系統(tǒng)安全技術方面的工作，在計算機上安裝殺毒軟件并及時更新病毒庫，建立安全預警機制，減少網(wǎng)絡入侵的威脅;在數(shù)據(jù)庫、物理設備、服務器的數(shù)據(jù)上采取必要的保護措施。此外，文秘資料員要及時了解辦公自動化設備方面竊密與反竊密的情況，增強保密意識，積極參加有關保密技能的教育培訓活動，熟練掌握、運用各種辦公自動化設備，提高做好辦公自動化中保密工作的自覺性和技術水平，防止泄密事件的發(fā)生。
3.合理應用，避免過分依賴辦公自動化系統(tǒng)。過分依賴辦公自動化系統(tǒng)會使文秘資料員的工作陷入被動。文秘資料員要轉變觀念，積極學習先進的辦公自動化技術，不斷提高辦公自動化操作水平，以適應新時期辦公自動化的要求。同時，文秘資料員要合理應用，避免過分依賴辦公自動化系統(tǒng)，及時備份相關信息資料。文秘資料員要養(yǎng)成務實的工作作風，掌握第一手材料，把辦公自動化與傳統(tǒng)文秘資料工作有效結合，在工作中爭取主動。
總之，文秘資料員在辦公自動化實施過程中，要揚長避短，既要充分發(fā)揮辦公自動化的積極作用，又要克服辦公自動化帶來的消極影響，積極發(fā)揮主觀能動性，這樣就能切實有效地應用好高校辦公自動化體系。
拓展：辦公自動化五大特性
易用性
沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。
管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網(wǎng)卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網(wǎng)頁風格可能是個最佳選擇。
健壯性
必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性。
管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩(wěn)定性，尤其是針對集團型企業(yè)，軟件必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現(xiàn)實的集團業(yè)務，從而造成不可估量的損失 。
堅持網(wǎng)絡風格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，因為這樣一來，決定應用并發(fā)數(shù)的并不是軟件平臺本身，而是硬件和網(wǎng)絡速度;也就是說，從理論上講，類似的軟件平臺沒有嚴格的并發(fā)數(shù)限制。
開放性
能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關聯(lián)性整合應用。
管理“落地”在現(xiàn)實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動獲取相關信息，并完成必要的關聯(lián)性整合應用。 從技術上看，采用整合性強的技術架構(J2EE)作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統(tǒng)提供充分的技術保障。同時，現(xiàn)實的整合經驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術層面，還包括對管理現(xiàn)實業(yè)務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等等實際操作技能要求。
嚴密性
必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一。
企業(yè)，尤其是集團型企業(yè)，從制度落地的現(xiàn)實需求來看，一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現(xiàn)“用戶、角色和權限”上的三維管控，還必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實現(xiàn)“用戶、角色、權限+數(shù)據(jù)”的四維管控，具備全面的門戶功能。
實用性：80%標準化+20%個性化的絕配。
實用性
軟件功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對癥，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業(yè)管理發(fā)展的要求。
現(xiàn)實中，企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿足現(xiàn)有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發(fā)展的過程，所以，企業(yè)又需要軟件能夠滿足發(fā)展的需求。面對這個現(xiàn)實與發(fā)展間的矛盾，業(yè)界常見的有三種解決模式，項目化、產品化和平臺化。
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