辦公室基本的禮儀
每一個(gè)老板都喜歡工作效績(jī)高的員工，同時(shí)也喜歡注意細(xì)節(jié)工作的員工;本文由yjbys小編為大家搜集的辦公室基本的禮儀，我們一起來(lái)看看吧!
在現(xiàn)在的辦公過(guò)程當(dāng)中，電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等已經(jīng)成為必須的辦公用品。在商務(wù)交往中，我們經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)給身在異地的交往對(duì)象手中。無(wú)論是給對(duì)方發(fā)傳真、發(fā)郵件、利用即時(shí)聊天軟
件進(jìn)行溝通，還是對(duì)電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)的利用，我們都需要掌握一定的禮儀規(guī)范。
辦公室基本禮儀辦公設(shè)備愛(ài)護(hù)
發(fā)傳真的禮儀規(guī)范
1、注意傳真首頁(yè)
傳真首頁(yè)上包括的主要內(nèi)容應(yīng)該有有：傳送者和接受者雙方的單位名稱(chēng)、人員姓名、日期、總頁(yè)數(shù)等。另外，需傳真的每頁(yè)紙上應(yīng)該有頁(yè)碼標(biāo)注，這樣方便閱讀，而且如果某一頁(yè)內(nèi)容不清楚的話，也方便準(zhǔn)確的補(bǔ)發(fā)。
2、傳真信件
傳真的信件內(nèi)容一定要規(guī)范，如必要的稱(chēng)呼、問(wèn)候語(yǔ)、簽字、敬語(yǔ)、致謝詞等均不可缺少。特別是信尾的簽字尤其要注意，因?yàn)楹炞执砹诉@封信是發(fā)信者本人知道并且同意才發(fā)出的，若簽字被忽略，那么任何人都可以輕易冒名發(fā)信件了。
3、傳真的紙張規(guī)范
最規(guī)范的傳真用紙張，一般是A4大小、白色紙。最好不要用其它顏色的紙，否則既不規(guī)范又會(huì)浪費(fèi)傳真機(jī)掃描的時(shí)間，而且發(fā)過(guò)去的傳真紙可能是黑色或深色的，會(huì)影響傳真的效果。
4、公章的使用
若傳真蓋有公章的文字材料，必須要把章蓋得清晰。這樣才能保證傳真過(guò)去的效果。
5、注意字號(hào)
傳真的材料，應(yīng)該比普通打印的文件字體大一點(diǎn)，以保證傳真過(guò)去的文字清晰、方便閱。
6、傳真確認(rèn)
發(fā)送傳真之前，可以先向?qū)Ψ酵▓?bào)一下，以免發(fā)錯(cuò);若傳真頁(yè)數(shù)較多，要特別告訴對(duì)方，以讓對(duì)方考慮是否發(fā)傳真或其它方式;發(fā)送傳真之后，要再次和對(duì)方確認(rèn)一下：發(fā)傳真的頁(yè)數(shù)、內(nèi)容是否清楚等。同理，若收到傳真后，對(duì)方?jīng)]有打電話來(lái)確認(rèn)，就要盡快通知對(duì)方，以讓對(duì)方放心。
使用傳真機(jī)注意事項(xiàng)：
使用的先后問(wèn)題。當(dāng)你有一份很長(zhǎng)的穿著需要發(fā)出去時(shí)，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁(yè)時(shí)，應(yīng)讓他先用;
在公司里最好不要發(fā)私人傳真;
如果遇到傳真紙用完時(shí)，應(yīng)及時(shí)更換新傳真紙。同時(shí)也要注意，不要造成紙張的浪費(fèi);如果遇到傳真機(jī)出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)找出原因，先處理好再離開(kāi)，如果不懂修理，就請(qǐng)別人幫忙，不要把問(wèn)題留給下一個(gè)同事;
給對(duì)方發(fā)送傳真時(shí)，要注意語(yǔ)言的使用。多說(shuō)禮貌用語(yǔ)且不要生硬，最好不要說(shuō)：“給我新號(hào)，我要發(fā)傳真。”
當(dāng)對(duì)方不能準(zhǔn)確地說(shuō)出要發(fā)送傳真的部門(mén)和個(gè)人時(shí)，就說(shuō)公司沒(méi)有這個(gè)人，然后掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果儀式會(huì)破壞公司形象，還有可能拒絕了誠(chéng)心想與公司進(jìn)行商務(wù)交往的客戶(hù)，而失去合作的機(jī)會(huì)。
使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己及公司帶來(lái)不便。
收發(fā)郵件的禮儀規(guī)范
我們?cè)谑瞻l(fā)郵件時(shí)，要做到合理、準(zhǔn)確、規(guī)范，這樣才能顯示出商務(wù)場(chǎng)合下的素養(yǎng)。一般來(lái)說(shuō)，收發(fā)郵件的禮儀規(guī)范主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：
保證在24小時(shí)內(nèi)回復(fù)郵件，哪怕只是簡(jiǎn)單的一句話;
每封郵件都應(yīng)該有題目;
不要發(fā)送垃圾郵件或者附加任何特殊鏈接;
不要在群發(fā)郵件中透露他人的郵件地址，應(yīng)該使用隱藏地址的抄送方式;
正確使用大小寫(xiě)字母，用大寫(xiě)字母寫(xiě)郵件在網(wǎng)絡(luò)文化中代表著你在朝對(duì)方大喊;
發(fā)送手機(jī)短信和電子郵件時(shí)須署名;
電子郵件里還應(yīng)寫(xiě)入其它聯(lián)系方式;
最好不要發(fā)送容量過(guò)大的附件內(nèi)容，并不是所有人都擁有一個(gè)超大電子郵箱;
如果擔(dān)心語(yǔ)氣不對(duì)而引起誤會(huì)，可多用“謝謝”、“請(qǐng)”等字眼，根據(jù)對(duì)象來(lái)選擇開(kāi)頭語(yǔ)和祝福語(yǔ)，既不過(guò)于客套，又要注意禮節(jié);
主動(dòng)終止發(fā)郵件的來(lái)往，可以在文末附注“全部辦妥”、“無(wú)需回復(fù)”、“僅供參考”等字樣。
電腦使用禮儀規(guī)范
開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)時(shí)，先開(kāi)顯示器等外設(shè)，后開(kāi)主機(jī)。關(guān)閉計(jì)算機(jī)時(shí)，則相反，先關(guān)閉主機(jī)，然后再關(guān)閉外設(shè)
關(guān)閉計(jì)算機(jī)后，請(qǐng)務(wù)必關(guān)閉電源插座再離開(kāi)。一個(gè)好的電源接線板是很重要的，請(qǐng)使用帶保險(xiǎn)功能，大功率規(guī)格的'接線板※
確保使用的插座有良好接地。
如果您的電腦是在國(guó)外購(gòu)買(mǎi)并運(yùn)輸?shù)街袊?guó)使用，請(qǐng)千萬(wàn)記得檢查并確認(rèn)電壓選擇開(kāi)關(guān)已調(diào)至230V以防止電源燒毀。
使用電腦時(shí)請(qǐng)不要吃零食，不要將飲料等放在鍵盤(pán)/鼠標(biāo)旁，防止碎物或者液體落入鍵盤(pán)等其它設(shè)備導(dǎo)致?lián)p壞。
為了保持良好的散熱，主機(jī)/顯示器與墻壁之間的距離不得低于10厘米。
使用時(shí)的環(huán)境溫度需要在10-35度之間，否則會(huì)出現(xiàn)電腦無(wú)法開(kāi)機(jī)的情況。
插拔各類(lèi)數(shù)據(jù)線時(shí)請(qǐng)對(duì)應(yīng)顏色，并保持垂直的方向來(lái)插拔。
長(zhǎng)時(shí)間不使用電腦時(shí)，請(qǐng)對(duì)主機(jī)和顯示器進(jìn)行遮蓋以達(dá)到防塵效果。
使用QQ、MSN的禮儀規(guī)范
一般來(lái)說(shuō)，我們?cè)谑褂肣Q、MSN等即時(shí)聊天軟件時(shí)，需要注意的禮儀規(guī)范主要有以下幾點(diǎn)：
如果我們很忙，就不要在線，或者設(shè)置一個(gè)busy或隱身狀態(tài);
最好不要打擾忙碌的人。如果對(duì)方時(shí)busy狀態(tài)，不要和他閑聊，若有重要的事，最好一句話說(shuō)完。不要以一個(gè)“Hi”開(kāi)始對(duì)話;
盡量回復(fù)別人的消息。如果我們確實(shí)無(wú)法照應(yīng)，那就告訴對(duì)方并設(shè)置busy狀態(tài);
盡量不要在QQ上設(shè)置自動(dòng)回復(fù);
網(wǎng)址的時(shí)候附上標(biāo)題或簡(jiǎn)介;
不要發(fā)連鎖消息。含有詛咒性質(zhì)、欺詐性質(zhì)、謠言性質(zhì)、無(wú)腦性質(zhì)的連鎖信息;
保持安全意識(shí)。防止聊天軟件中毒自動(dòng)發(fā)消息干擾他人;
不要刨根問(wèn)底。對(duì)于聊天軟件上的網(wǎng)友，戶(hù)籍民警方式的詢(xún)問(wèn)往往不招人喜歡;
保持聊天記錄。同一個(gè)問(wèn)題反復(fù)多次問(wèn)別人會(huì)讓人感到尷尬。
復(fù)印機(jī)使用規(guī)范
復(fù)印機(jī)也是日常辦公中使用最為普遍的辦公設(shè)備之一，使用復(fù)印機(jī)應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)：
在公司最好不要復(fù)印個(gè)人的資料。
在使用的過(guò)程中，如果和其他的同事碰在一起，可以是先到先復(fù)印或者是趕時(shí)間的先復(fù)印，出于禮貌的說(shuō)法，可以讓同事先用。如果正在復(fù)印應(yīng)該禮貌的請(qǐng)后來(lái)的同事等一回。
復(fù)印完?yáng)|西以后，記得關(guān)閉機(jī)器。如果用完了紙，記得添加上。
如果在復(fù)印的時(shí)候遇到問(wèn)題，或者弄壞復(fù)印機(jī)，一定找同事或者相關(guān)的人來(lái)幫忙，切忌自己不說(shuō)走開(kāi)。
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