【通用】檔案管理制度15篇
在快速變化和不斷變革的今天，制度使用的頻率越來越高，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編幫大家整理的檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
檔案管理制度1
1)負責對項目設(shè)計文件、技術(shù)資料、各種文件、報告的收發(fā),發(fā)現(xiàn)缺少及時提出,督促有關(guān)方及時補辦,按統(tǒng)一的編目系統(tǒng)進行編號分類整理,確保文件資料的完整、及時、準確、有效。
2)負責收集整理工地所有由管理方招集的會議紀要,整理后交項目經(jīng)理審查,打印后及時分發(fā)給有關(guān)專業(yè)人員或有關(guān)單位,并做好簽發(fā)記錄。
3)督促施工方做好工程技術(shù)資料和其他資料的整理工作。
4)負責文件資料的借閱,辦理借閱手續(xù)。
5)負責現(xiàn)場辦公用品(包括復印機、復印紙、稿紙等)和勞保用品(包括電風扇、安全帽等)的`保管和使用。
6)協(xié)助項目經(jīng)理負責現(xiàn)場項目部的生活后勤工作。
7)協(xié)助項目經(jīng)理做好工程竣工資料的審核,提出意見。
檔案管理制度2
大型精密儀器設(shè)備價格昂貴，操作復雜，維修、檢修難度大，所以作好日常技術(shù)檔案管理工作，對發(fā)揮大型精密儀器設(shè)備的作用至關(guān)重要。參照《鄭州大學精密貴重儀器設(shè)備管理辦法》制定本管理制度。本管理制度主要包括三部分。
一、儀器設(shè)備建檔范圍：
凡使用方向是教學或科研的大型精密儀器設(shè)備（包括國家科委統(tǒng)一管理的23種），單價超過人民幣10萬元(含10萬元)的儀器設(shè)備，均要建立健全技術(shù)檔案。
二、歸檔內(nèi)容：
1.購置前的資料：
�、倬幹撇少徲媱澋恼{(diào)查資料，包括同類產(chǎn)品的說明書，價格表等；
�、谶x型的可行性論證報告及論證意見；
�、叟鷾饰募�
2.訂貨后資料：
�、儆嗀浐贤�，包括訂購清單及合同條款；
�、趶S家提供的安裝圖紙資料；
③到貨通知；
�、芴嶝泦胃北�；
�、荼ｋU憑證；
�、薨l(fā)票副本；
3.驗收中的資料：
�、傺b箱單與合同訂購數(shù)的復核記錄；
�、诋a(chǎn)品出廠合格證及校驗單；
�、壅f明書、線路圖及技術(shù)資料；
�、馨惭b、調(diào)試及驗收中的記錄、報告及總結(jié)；
�、萆虣z局的商檢證明及索賠報告。
4.使用中的資料：
�、僖�(guī)章制度，包括操作規(guī)程，使用管理制度，維護保養(yǎng)辦法，事故自理辦法等；
②工作日記，包括使用及維修等記錄；
�、坌蘩碛涗�，包括事故報告，故障報告，故障分析，修理計劃，更換零件記錄及驗收報告，事故處理意見等；
�、苄ｒ灱坝嬃坑涗洝�
5.考核、評價及評比記錄：
�、倜繉W期承擔的教學實驗任務、包括本科生、研究生的實驗課，實驗項目及論文題目的名稱，實驗學時數(shù)及實驗學生人數(shù)等；
�、谀瓿袚目蒲腥蝿瞻ǹ蒲许椖浚撐念}目、得獎項目的名稱及數(shù)量等；
�、劭萍挤⻊杖蝿瞻y試樣品數(shù)及科技服務收益；
�、芘嘤柸蝿�，包括培訓批數(shù)，每批培訓人數(shù)，起迄日期及收益；
�、菽晔褂脵C時，根據(jù)工作日志，按月、按季、按年分別統(tǒng)計實驗教學、科研及對外服務所使用機時，并計算年使用率。
三、檔案的管理
大型精密儀器設(shè)備的技術(shù)檔案，要有專人（或兼職）負責技術(shù)檔案的.日常管理工作。為了維護技術(shù)檔案的系統(tǒng)性、完整性，各實驗室每年必須將有價值的資料及時上報歸檔。經(jīng)檢查，對有遺漏或缺少的，責成補齊。實驗教學中心每年要進行不定期抽查。新購置的大型精密儀器設(shè)備要及時建立檔案。凡需借閱技術(shù)檔案的單位和個人，均要辦理必要的手續(xù)，使用者要妥善保管不得損壞和遺失，用后及時歸還。
檔案管理制度3
第一條會計檔案管理根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合具體實際，建立會計檔案管理制度。
第二條財務管理部負責會計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關(guān)人員的印章。按照檔案標準要求，年度終了后，在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作，按報表、帳簿、憑證順序排列，編好案卷號，抄寫案卷目錄一式三份，一份會計部門保存，一份存入檔案箱，一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條會計檔案由財務管理部保存一年后，移交檔案室保管，移交時，雙方在移交清單上簽字，明確責任。
第四條會計人員和檔案管理人員調(diào)動工作，必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。
第五條會計檔案應做到科學管理，即：存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉，防火，確保檔案資料的完整、安全。
第六條非財務人員查閱檔案，須經(jīng)財務部及檔案管理人員同意；財務部人員查閱，須經(jīng)檔案管理人員同意；外單位查閱應憑該單位介紹信，經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導批準方可查閱。查閱檔案應辦理必要的登記手續(xù)。會計檔案不得外借，特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準可提供復印件。
第七條會計檔案保管到期，由檔案室提出銷毀意見，會同會計部門審查鑒定，編制會計檔案銷毀清冊，由公司總經(jīng)理簽署意見。同時將需永久保存的有關(guān)憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條銷毀檔案時應由會計機構(gòu)、檔案機構(gòu)共同派員監(jiān)銷參加，參加人員應對批準銷毀的會計檔案進行清點、核對，并在銷毀清冊上簽字，并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。銷毀清冊列入會計檔案作永久保存。
財務會計檔案管理制度3
一、酒店財務會計檔案包括會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料；
二、會計經(jīng)理每年對酒店財務會計檔案按種類、分年度裝訂成冊，并在封面上記載檔案內(nèi)容、時間、頁數(shù)、編號予以歸檔；
三、財務會計檔案須按國家《會計檔案管理制度》的規(guī)定時間進行保管。
四、財務會計檔案未經(jīng)總經(jīng)辦批準不得外借，內(nèi)部借閱須經(jīng)財務總監(jiān)批準并辦理相關(guān)借閱登記手續(xù)。
五、財務部的管理人員因工作變動，需辦理檔案移交手續(xù)，監(jiān)交人、移交人和接收人須在移交清單（冊）上簽認。
六、財務會計檔案保管期滿需銷毀時，會計經(jīng)理須提交書面銷毀意見及需銷毀的會計檔案清冊，經(jīng)財務總監(jiān)審核，呈報總經(jīng)辦批準后執(zhí)行。銷毀時，由會計經(jīng)理與總經(jīng)辦指定人員共同銷毀，并在銷毀清冊上簽名及加蓋公章。
財務會計檔案管理制度4
第1條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)資料,它是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),具體包括:
1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。
2、會計賬簿類:總賬、日記賬、明細表、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。
3、財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表附注、財務分析及統(tǒng)計報表和其他財務報告。
4、其他類:銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、往來對賬確認表、驗收回單、銷售合同、采購合同、外來文件、外發(fā)文件、內(nèi)部文件、會計檔案保管清單、會計檔案移交清單、會計檔案銷毀清單。
第2條會計檔案保管期限分為永久、定期二種,定期保管期限分為3年、5年、15年、25年,共5類。各類檔案的對應保管期限閱附件。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
會計檔案保管期限必須按照國家的規(guī)定執(zhí)行,凡與國家的規(guī)定有沖突的,視同自動作廢。
第3條采用電子計算機進行核算的單位,應當按照相關(guān)規(guī)定和要求打印憑證、賬簿,并按本制度進行管理。
第4條各辦事處因撤銷、解散或其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應當上交財務部。
第5條會計檔案應按以下內(nèi)容進行歸類和編號:
1、憑證:大類編號為a。
憑證設(shè)置要結(jié)合企業(yè)實際,可按崗位對應設(shè)置,可分為:現(xiàn)金憑證,編號1001-1***;銀行憑證,編號20xx-2***;銷售憑證,編號3001-3***;采購憑證,編號4001-4***;轉(zhuǎn)賬憑證,編號5001-5***�？梢缹嶋H情況分得更細。
2、賬簿:大類編號為b。
賬簿編號應當按照科目的.次序進行連續(xù)編號:總賬賬簿編號為01;現(xiàn)金賬簿為02;銀行賬簿編號為03;以此類推。
3、財務報告:大類編號為c。
財務報告分為會計報表、財務分析和成本報表。1月會計報表編號為101。2月會計報表編號為102,以此類推;1月財務分析編號為201,2月財務分析編號為202,以此類推;1月成本報表編號為301,2月成本報表編號為302,以此類推。
4、應收賬款往來確認:大類編號為d。
應收賬款往來確認編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有一本編號為101;2月沒有對賬確認,沒有編號;3月有兩本編號為302-303;四月有三本編號為404-406;以此類推。
5、應付賬款往來確認:大類編號為e。
應付賬款往來確認編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有一本編號為101;2月沒有對賬確認,沒有編號;3月有三本編號為302-304;四月有兩本編號為405-406;以此類推。
6、驗收回單:大類編號為f。
驗收回單編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有五本編號為1001-1005;2月有10本編號為20xx-20xx;3月有八本編號為3016-3023;以此類推。
7、銷售合同:大類編號為g。
銷售合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號:20xx年1月3日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月5日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類推。
8、采購合同:大類編號為h。
采購合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號:20xx年1月6日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月1日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類推。
9、其他合同:大類編號為i。
其他合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號:20xx年1月6日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月1日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類推。其他合同主要包括基建合同、租賃合同等。
10、銀行對賬單:大類編號為j。
銀行對賬單編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有三張編號為1001-1003;2月有八張編號為20xx-20xx;3月有六張編號為3012-3017;以此類推。
每月銀行對賬單上必須有一張銀行余額調(diào)節(jié)表。
11、外來文件:大類編號為k。
外來文件編號可按時間順序并結(jié)合分類進行連續(xù)編號,如-1(分類)-01。非重要的外來文件可以不存檔。
12、外發(fā)文件:大類編號為l。
外發(fā)文件編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。
13、財務制度:大類編號為m。
財務制度編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。
14、財務通知:大類編號為n。
財務通知編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。
15、審批文件:大類編號為
審批文件編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。主要包括經(jīng)營活動審批文件。一般來講,涉及與會計賬務處理有關(guān)的審批文件都要將原件放入憑證里,再復印一份存檔,以便于查閱和再復印之用。
16、工作報告:大類編號為p。
工作報告編號按照發(fā)生時間順序分兩種進行獨立編號:一種是向上級匯報的報告,編號為-1(向上級匯報)-01;另一種是下級或同級送財務部的報告,編號為-2(向財務部匯報)-01。
17、內(nèi)部文件:大類編號為q。
內(nèi)部文件編號可按時間順序進行編號,如-01。主要包括內(nèi)部部門之間的通知、知會書等與會計賬務處理無關(guān)的重要性文件。
18、管理清單:大類編號為r。
管理清單編號按照時間順序進行編號,如-01。主要包括檔案管理目錄匯總清單、檔案移交清單、檔案銷毀清單、檔案借出登記清單、崗位檔案責任管理清單等。
檔案管理制度4
1總則
1.2本制度所指的檔案,包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔
1.3公司的各類檔案必須按年度立卷。各分公司、部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價值的文件資料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
1.4公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后,應及時交由本部門文書管理人員歸檔。工作變動或因故離職時,必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù),不得擅自帶走或銷毀。
2檔案的收集與管理
2.1堅持按部門收集、管理文件資料的制度。公司各部門、各分公司均應設(shè)立兼職檔案管理員,負責管理本部門的文件資料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動,應及時通知公司檔案主管部門。
2.2公司檔案的主管部門為公司行政人事部。
2.3凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復、請示、報告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。
2.4一項工作由幾個部門參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會議形成的文件由會議主辦部門收集歸檔。
2.5公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門召開的會議等公務活動的人員,在核報旅差費時,必須將會議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù),由行政人事部檔案管理人員簽字認可后,財務部門才能給予報銷。
2.6本公司召開全公司性的會議,由會議主辦部門指定專人將會議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù),由辦公室檔案管理人員簽字認可后,財務部門才能報銷相關(guān)的會議費用。
2.7公司專(兼)職檔案管理人員的職責是:了解本公司(部門)的工作業(yè)務,掌握本公司(部門)文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門)的文件資料;認真執(zhí)行文件資料歸檔制度,對本公司(部門)承辦的文件資料及時收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理,財務檔案暫由財務部管理,工程技術(shù)檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時,應按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。
3歸檔范圍
3.1重要的會議材料,包括會議通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導講話、典型發(fā)言、經(jīng)驗材料、會議紀錄等。
3.2上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資3.3本公司制發(fā)的所有正式文件和與有關(guān)單位往來的文書。
3.4本公司向上級的請示與上級機關(guān)的批復。
3.5反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、報告、會議紀錄等。
3.6本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。
3.7本公司關(guān)于中、高層管理人員職務任免的'文件資料,以及員工考核、獎懲的文件資
3.8本公司員工勞動、薪酬、福利等方面的文件資料。
3.9本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動的照片、錄音帶、錄像帶和剪報等資料。
4平時歸檔
4.1各部門對已處理完畢或批存的文件資料要及時交由本部門兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。
4.2各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件資料歸檔使用的“案卷類目”�！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
4.3公文承辦人員應及時將已處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門兼職檔案管理員立卷歸檔。
4.4兼職檔案管理人員應及時將立卷的文件資料,按照“案卷類目”的條款放入平時保存文件夾內(nèi)對號入座,予以保存,并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。
5立卷歸檔
5.1為統(tǒng)一立卷規(guī)范、保證案卷質(zhì)量,立卷工作由各部門兼職檔案管理員負責,公司辦公室檔案管理人員負責組卷、編目。
5.2案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和使用。
5.3歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份文件資料的頁數(shù)均應齊全完整。
5.4在歸檔的文件資料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷。絕密文件單獨立卷。少數(shù)普通文電如果與密件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
5.5不同年度的文件資料不得放在一起立卷,但跨年度的請示和批復,應放在復文年立卷。沒有復文的,放在請示年立卷。跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷�？缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對的最后一年立卷�？缒甓鹊臅h文件放在會議開幕年。其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6卷內(nèi)文件資料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件資料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
5.7卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷應該統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角打印頁號。
5.8永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
5.9有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負責。備考表應置于卷尾。
5.10案卷封面應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
5.11案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件要去掉金屬物質(zhì),對破壞的文件資料應加以裱糊。字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5.12案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜保存。
檔案管理制度5
第一條 會計應該以會計期間分期決算帳目和編制財務會計報表。會計期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會計中期。
第二條 會計報表做到內(nèi)容完整、數(shù)字真實、計算準確,不得漏報或任意取舍,會計報表之間、會計報表各項目之間,凡有對應關(guān)系的數(shù)字應當一致,會計報表中本期與上期的.有關(guān)數(shù)字應當相互銜接。
第三條 凡是本公司的會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其它有保存價值的資料均應該歸檔。
第四條 會計憑證按月、按照編號順序每月裝訂成冊,表明月份、季度、起止年、號數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會計及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財務科長保管,一年后交集團公司檔案室,歸檔前應加以裝訂。
第五條 會計報表應按照季度、年度按時歸檔,由財務管理部指派專人管理,并分類填制目錄。
第六條 對上述五條中出現(xiàn)一處遺漏或錯誤,給予責任人30元罰款,由公司財務管理部負責處罰。
第七條 會計檔案不得攜帶外出,凡查閱、復制、摘錄會計檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準,如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對財務負責人與直接責任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴重后果者開除。
檔案管理制度6
1、制度
1.1文件資料的形成與歸檔
1.1.1資料的形成:
�、鸥鞑抗ぷ髦行纬傻木哂斜４鎯r值的文件資料都必須歸檔,并由專人進行管理;
�、莆募Y料的形成和積累必須納入各部門工作計劃,在部門文員崗位職責中予以明確。
1.1.2資料的歸檔:
�、盼募Y料的歸檔范圍
�、傥飿I(yè)管理
a.業(yè)戶資料(含收樓表格、遺留修繕問題記錄表、投訴記錄等);
b.清潔衛(wèi)生管理;
c.綠化管理;
d.值班記錄;
e.樓宇巡檢記錄;
f.公共區(qū)域維修記錄。
�、谫|(zhì)量管理
a.質(zhì)量體系文件;
b.質(zhì)量管理資料。
③其他資料
�、茪w檔要求
�、贇w檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。
�、跉w檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確、真實。
�、蹥w檔的文件必須是原件。
④保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編目編號。
檔案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
�、莅妇眍}名應確切反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
⑥文件資料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。
�、咚形募Y料必須及時歸檔。
�、嘤袑Ｓ霉窦�,在排列上架時,應按類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
1.1.3每月底進行一次庫藏檔案清理,核對和保管質(zhì)量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質(zhì)檔案,要及時修補和復制。
1.1.4檔案柜要注意'七防'(防蟲、防霉、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫)。
1.1.5檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
1.2檔案借閱
1.2.1公司員工都應重視保護檔案,并按閱檔批準權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。
1.2.2文書檔案只閱不借。
1.2.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
1.2.4服從文員的管理,在借閱范圍內(nèi)借閱,保密檔案不供查閱。
1.2.5借出與歸還檔案時,應辦理清點、簽名登記手續(xù),由部門文員和借閱者當面核對清楚。
1.2.6檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,須立即寫出書面報告,按情節(jié)追究當事人的法律和行政責任。
1.2.7調(diào)離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的`資料,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
1.2.8外單位人員查閱本公司檔案須持所在單位介紹信和本人證件,經(jīng)領(lǐng)導批準后,辦理有關(guān)查閱手續(xù)后查閱。
1.2.9上級公司借閱本公司檔案,須辦理有關(guān)借閱手續(xù)后借閱。
1.3檔案管理人員職責
1.3.1忠于職守,嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則,積極開展工作。
1.3.2負責收集、接收本公司各業(yè)務、管理等檔案資料,做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。
1.3.3及時立卷歸檔,編制總目錄,卷內(nèi)目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協(xié)助查閱檢索。
1.3.4熟練掌握計算機數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運用。
1.3.5妥善管理檔案,嚴格執(zhí)行檔案供閱制度,建立借閱登記,對借出資料按期催還。
1.3.6定期清理,由次年初進行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。
1.3.7嚴守機密,確保檔案安全;完成領(lǐng)導交辦的其它工作。
1.3.8做好各種資料的保管工作,并對有些文件進行定期封存。
1.4公司內(nèi)外檔案文件管理:
1.4.1公司內(nèi)部的各種檔案應按照部門進行分開存檔。
1.4.2公司對外部相關(guān)單位的文件應與公司內(nèi)部文件分開,每個單位都應有一個獨立的檔案。
1.4.3所有存入檔案應按照日期先后進行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。
1.4.4相關(guān)檔案存放一年后,應統(tǒng)一放進檔案袋封存,以便日后復查。
1.4.5對于一些涉及公司秘密的文件,應單獨存放于帶鎖的文件柜內(nèi),以免發(fā)生意外。
1.5檔案銷毀
1.5.1如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
1.5.2保密文件應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。
1.5.3所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。
2、規(guī)定
為完整系統(tǒng)地保存公司的各類檔案,提高檔案管理水平,更好地為公司的各項工作服務,特制定本規(guī)定。
2.1檔案管理范圍:
2.1.1政府部門頒布的政策性、指令性文件;
2.1.2政府部門、集團公司針對本公司的批復、指示、通知、要求等;
2.1.3公司文件;
2.1.4物業(yè)的管理、維修、保養(yǎng)計劃、記錄等資料;
2.1.5治安保衛(wèi)、消防、安全等相關(guān)資料;
2.1.6公司領(lǐng)導講話和年終總結(jié);
2.1.7其他經(jīng)濟、外包合同;
2.1.8音像、圖片資料;
2.1.9其他要求歸檔的重要文件。
2.2第4、5、6、8、9項由相關(guān)部門妥善保管,其余各項均由總經(jīng)理秘書歸檔保管,任何部門和個人不得以任何理由據(jù)為己有。
2.3在外參加各種會議帶回的文件,應及時移交公司秘書歸檔,不得自行保管、銷毀。
2.4負責檔案管理的人員應對歸檔文件進行整理、分類、編號、編制索引和目錄。
2.5借閱檔案時,必須遵守以下規(guī)定:
2.5.1辦理登記手續(xù),限期歸還,不得帶出公司;
2.5.2愛護檔案,所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁涂寫、更改檔案;
2.5.3借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚;
2.5.4檔案如有遺失、損壞、泄密,要追究當事人的責任;
2.5.5檔案借閱按
閱檔批準權(quán)限借閱;
檔案管理制度7
1、外購配件入庫前，應由配件檢驗人員進行質(zhì)量檢驗，并填寫配件入庫檢驗單，并經(jīng)檢驗人員簽名。
2、入庫配件主要檢驗出廠合格證、質(zhì)量保證書、外觀包裝和數(shù)量，禁止“三無”配件入庫。
3、不符合質(zhì)量要求的`配件，應由原采購人員負責退貨。
4、配件檢驗人員應及時向廠（公司）領(lǐng)導匯報供貨質(zhì)量，以便調(diào)整供貨渠道。
5、外協(xié)加工件裝車前，必須由專職人員進行檢驗，對不符合技術(shù)標準的不得裝車，并由相關(guān)人員責成加工單位返工。
6、外購基礎(chǔ)件、外協(xié)加工件的檢驗資料應歸入車輛維修檔案。
檔案管理制度8
第一節(jié)總則
第一條檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證，它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù)，檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為加速企業(yè)規(guī)范化管理進程，進一步完善文書檔案管理工作，特制定本制度。
第二條歸檔的檔案應字跡清晰、完整有效。
第二節(jié)應急檔案管理
第三條各部門應將文字資料的收集歸檔工作列入各部門科員的職責范圍。
第四條應急救援檔案歸檔范圍，凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：
（一）具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文、除文件的正件外，還應包括它的附件；
�。ǘ┍締挝辉趹本仍顒又挟a(chǎn)生的與上級領(lǐng)導部門間的`往來文件，包括請示、報告、項目立項、重要函件、應急救援合同等；
�。ㄈ┍締挝辉趹本仍顒又挟a(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件）；如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計劃、總結(jié)、條例、會議紀要、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等；
第五條應急救援檔案歸檔要求
�。ㄒ唬┮呀�(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔，任何人不得隨意留存。
（二）歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件，附圖），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。
�。ㄈ┐鏅n文件必須為原件；
�。ㄋ模┪募䴕w檔時要有交接手續(xù)；
�。ㄎ澹┟磕炅路葜�，各部門兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料并辦理移交手續(xù)；
（六）各部門兼職檔案員和具體辦公人員有責任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作；
第六條應急救援檔案的借閱
�。ㄒ唬└鶕�(jù)《石巖溝煤礦檔案借閱利用制度》辦理相關(guān)手續(xù)方可借閱，并填寫利用效果反饋登記簿。
�。ǘ┙栝單臅鴻n案使用后應及時歸還，借閱時間一般不得超過一天。
第七條應急救援檔案的保管及銷毀
�。ㄒ唬⿲Ｂ殭n案員有責任對礦各部門文書檔案的歸檔進行監(jiān)督指導；
�。ǘ┑V綜合檔案室負責集中統(tǒng)一管理所有文書檔案；
�。ㄈ⿲Ｂ殭n案員對各部門移交的文書檔案按標準進行整理，分類，編目、統(tǒng)計、保管，并進行數(shù)據(jù)化管理，方便快捷提供利用。
�。ㄋ模n案保管期限分為永久、長期、定期三種，定期開展檔案鑒定工作，對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。
檔案管理制度9
1、與生物安全相關(guān)的各類活動的記錄均應按照本制度執(zhí)行。
2、生物安全實驗室的記錄、資料保存不得少于20年。
3、生物安全實驗室記錄、資料應至少包括：生物安全手冊、生物安全管理制度、人員培訓考核記錄、生物安全檢查記錄、健康監(jiān)護檔案、事故報告、分析處理記錄、廢物處置記錄、實驗記錄、菌（毒）種和樣本收集、運輸、保存、領(lǐng)用、銷毀等記錄、生物危害評估記錄、生物安全柜現(xiàn)場檢測記錄、消毒、滅菌效果監(jiān)測記錄等。
4、生物安全實驗室資料檔案原則上不外借。
5、因工作需要復制檔案資料者需經(jīng)批準。
6、超過保存期限的檔案資料、記錄，應通過生物安全領(lǐng)導小組的討論、鑒定，批準是否實施銷毀，銷毀應至少兩人實施，做好銷毀記錄。
實驗室檔案管理制度8
一、實驗室工作檔案內(nèi)容
1、實驗室概況
學院和業(yè)務主管部門下發(fā)的實驗室建設(shè)與管理的有關(guān)文件和資料，實驗室建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃，實驗室占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。
2、實驗室任務
實驗教學大綱、實驗課程及項目、每學期實驗教學任務及實驗開出記錄、實驗教學課表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學的考核辦法及歷年試題、實驗報告、預習報告等有關(guān)記錄，承擔的科研和社會服務項目及工作量。
3、實驗室儀器設(shè)備、低值耐用品及材料
儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計帳、低值耐用品分戶帳、領(lǐng)用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等，大型精密儀器設(shè)備的.論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄、使用記錄、說明書等，材料領(lǐng)用記錄等。
4、實驗室管理制度和工作記錄
實驗教師崗位責任制、分工細則及管理制度，實驗教師工作日志，實驗室研究活動記錄、人員考核記錄、培訓計劃及實施情況，實驗室工作計劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實驗儀器設(shè)備裝置的驗收報告等。
5、實驗室經(jīng)費使用
實驗室年度儀器設(shè)備購置、實驗材料消耗、儀器設(shè)備維修、條件建設(shè)等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計，實驗室年度科研項目、對外培訓、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務等收入情況統(tǒng)計。
6、實驗室每年上報的各種統(tǒng)計報表。
二、實驗室工作檔案管理
1、本制度適用我院各級各類實驗中心、實驗室。
2、實驗設(shè)備處為學院實驗室工作檔案的業(yè)務主管部門，檔案管理應在學院檔案室的指導下進行，各部門要有專人負責此項工作，部門主要領(lǐng)導要認真負責檔案管理及監(jiān)督檢查工作。
3、實驗室工作檔案，從實驗室建立之日起開始建檔，并逐年積累，嚴加保管。
4、各單位根據(jù)實驗室工作檔案的內(nèi)容進行統(tǒng)計整理、編目、立卷，定期歸檔。
5、嚴格實驗室檔案借閱手續(xù)，實驗室主任及具體管理人員工作變動時，必須及時辦理移交手續(xù)。
本制度由教務處負責解釋。
檔案管理制度10
一、負責會計資料和緊要資產(chǎn)的保管及管理工作，對各種會計資料及財產(chǎn)進行造冊、登記、歸檔，做到收發(fā)有登記，管理規(guī)范化。
二、要常常對檔案進行打掃整理，保證文件柜和物品擺放整齊、干凈。
三、外部人員查閱會計檔案，必需經(jīng)財務經(jīng)營部部長及分管副總簽字同意，對會計檔案記載事項應保守隱秘，不得泄露企業(yè)內(nèi)部機密。
四、會計檔案保管應按有關(guān)文件保管期限規(guī)定進行管理。
五、要維護檔案乾凈，以防蟲蛀腐朽、杜絕火災、鼠咬事情發(fā)生，每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已屋保管期限，預銷毀，銷毀前造冊呈財務經(jīng)營部部長、分管副總核準，報經(jīng)董事會備案。
檔案管理制度11
一、總則
1、為加強本公司檔案工作;充分發(fā)揮檔案作用;全面提高檔案管理水平;有效地保護及利用檔案;為公司發(fā)展服務;特制定本制度。
2、公司檔案;是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整公文上的各種附件一律不準抽存。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚;不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理;交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的;在工作中形成的文件材料;由主辦部門或人員收集;交行政部備案;會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料;包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的`文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點;保持文件之間的有機聯(lián)系;區(qū)別不同的價值;便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中;應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件;分別立在一起;不得分開;文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列;密不可分的文件材料應依序排列在一起;即批復在前;請示在后;正件在前;附件在后;印件在前;定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點;應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面;應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫;字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求;將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守;努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱;借閱者都要填寫借閱單;報主管人員批準后;方可借閱;其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準;受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案;檔案管理人員要定期催還;發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還;應寫出書面報告;報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密;不準泄露檔案材料內(nèi)容;如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報;追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容;如確有需要;必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛護檔案;保持整潔;不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉(zhuǎn)借;必須專人專用。
7、用畢按時歸還;如需延長借閱時間;必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
檔案管理制度12
1、學費收費工作統(tǒng)一歸口，由校長室授權(quán)財務科負責，其他任何部門和個人都無權(quán)直接向?qū)W生和 其他單位、人員收取任何費用。
2、建立收費報告制度，嚴格收費程序。學校新增收費項目及標準，由隸屬處室提交申請報告，經(jīng) 分管校長、主管校長審核后報物價、主管部門審批，經(jīng)物價局批準后方可實施。
3、學校新學期向?qū)W生收取的一切費用均要做好“四統(tǒng)一”。
�、沤y(tǒng)一根據(jù)物價部門規(guī)定的收費項目和收費標準收取。
�、平y(tǒng)一持收費許可證收費。
�、墙y(tǒng)一使用財政收費收據(jù)。
�、冉y(tǒng)一由學校財務部門收取，入學校行政大賬。
4、學期初收費時，財務科要將收費的項目和標準及時變更、公示，以便學生及群眾監(jiān)督。
5、代辦費管理。
�、糯k費堅持必要性原則，根據(jù)教學大綱和教學計劃的需求由學校統(tǒng)一代辦支付。
�、拼k費在每學期初和學費等一起一次性收取，不得提前預收和中途補收。財務科統(tǒng)一管理，設(shè) 明細賬，分班分項核算，學期結(jié)束時按實結(jié)算，多退少補，結(jié)算情況對全校公布。
�、歉黜棿k費支出要在預收的范圍內(nèi)，超過范圍內(nèi)的部分，財務科不予辦理，學校收取的代辦費 不得以盈利為目的，各代辦物品均以成本價計算。代辦項目取得的折扣、回扣、折讓等一律沖銷代辦 費支出。
�、却k費屬于代管款項，不屬于學校的資產(chǎn)，學校不得挪用。
6、學生購買保險、校服、接種疫苗、打防疫針必須采取自愿原則，學校不得統(tǒng)一規(guī)定，不準代收 保險費。任何部門和教師個人不得向?qū)W生強制推銷、購買規(guī)定之外的教輔材料、圖書、報刊和學習用 品。
7、收費減免規(guī)定。本校家庭經(jīng)濟困難的學生，其學費、住宿費可分期交納，分期交納仍有困難的 ，可酌情減免。具體程序和辦法為：學生先憑民政部門、當?shù)卮迕窕蚓用裎瘑T會的家庭經(jīng)濟困難證明 ，向校長室提出應交納費用的分期交納或減免的.申請報告，然后由政教處會同班主任調(diào)查證實，校長 室根據(jù)調(diào)查材料研究決定分期交納或減免學費等費用的學生名單。政教處將名單打印交財務分管校長 簽批后送財務科，統(tǒng)一辦理減免工作。
8、收費培訓。新學期開學前，組織由校領(lǐng)導、分管處室負責人、班主任及收費管理員參加的教育 收費政策培訓。學校收費管理員每年必須另外參加物價局組織的收費管理員培訓。
9、每年在新學期開學后一個月對收費和支出情況進行檢查。
檔案管理制度13
1 制度內(nèi)容
為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度
2 管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
3 適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1.收集客戶單位資料
2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3.客戶裝修工程文件
4.客戶遷入時填具之資料
5.客戶資料補充
6.客戶聯(lián)絡(luò)資料
7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8.客戶與管理處往來文件
9.客戶違規(guī)事項與欠費記錄
10.客戶請修記錄
11.客戶投訴記錄
12.客戶單位有關(guān)的'工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
4 注意事項
1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強橫向溝通;
3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進;
4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴;
5.接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。
5 工作表格
1.客戶檔案登記表(qms-pm-31301)
2.客戶緊急聯(lián)絡(luò)表(qms-pm-31302)
3.非機動車車牌辦理登記表(qms-pm-31303)
4.特殊事件記錄表(qms-pm-31304)
5.停車位租售情況登記表(qms-pm-31305)
6.停車證發(fā)放登記表(qms-pm-31306)
7.電話報裝申請表(qms-pm-31307)
8.電話變更登記表(qms-pm-31308)
9.備租/售電話號碼登記表(qms-pm-31309)
10.電話過戶登記表(qms-pm-31310)
11.境外雇員登記表(qms-pm-31311)
12.涉外常駐單位登記表(qms-pm-31312)
13.用戶身份卡登記表(qms-pm-31313)
14.移機電話統(tǒng)計表(qms-pm-31314)
15.車位申請登記表(qms-pm-31315)
16.辭職、辭退員工名單記錄表(qms-pm-31316)
17.代保管單元鑰匙申請表(qms-pm-31317)
18.水、電表底數(shù)確認單(qms-pm-31318)
檔案管理制度14
一、負責會計資料和主要資產(chǎn)的保管及管理工作，對各種會計資料及財產(chǎn)進行造冊、登記、歸檔，做到收發(fā)有登記，管理規(guī)范化。
二、要經(jīng)常對檔案進行打掃整理，保證文件柜和物品擺放整齊、干凈。
三、外部人員查閱會計檔案，必須經(jīng)財務經(jīng)營部部長及分管副總簽字同意，對會計檔案記載事項應保守秘密，不得泄露企業(yè)內(nèi)部機密。
四、會計檔案保管應按有關(guān)文件保存期限規(guī)定進行管理。
五、要維護檔案整潔，以防蟲蛀腐朽、杜絕火災、鼠咬事情發(fā)生，每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已屋保存期限，預銷毀，銷毀前造冊呈財務經(jīng)營部部長、分管副總核準，報經(jīng)董事會備案。
檔案管理制度15
一、 文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍;交行政部統(tǒng)一管理。 2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員各部門內(nèi)勤收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔;還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔;書寫整齊;用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫;如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復印;但原件必須歸檔。
7.機關(guān)工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、 專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業(yè)知識;貫徹執(zhí)行檔案法、檔案法實施辦法;熱愛本職工作;忠于職守;維護黨和國家利益;工作盡職盡責;自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用;充分發(fā)揮檔案利用效果;認真總結(jié)經(jīng)驗;為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1. 各部門配備一名兼職檔案員;負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作;熟悉業(yè)務;工作認真負責;把好案卷質(zhì)量關(guān);按時完成兼管檔案的`任務。
3. 兼職檔案員應于次年2月底前;將整理好的檔案向檔案室移交。
4. 嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識;不斷提高業(yè)務水平。
四、部門立卷制度
1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。 2. 各部門兼職檔案員;負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度;按綜合檔案室提出的各項要求立卷;保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理;配備檔案員負責檔案的保管工作。
2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定;對各類檔案應做到存放合理;排列有序;查找方便。
3. 檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查;對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料;要及時跟蹤追還;防止丟失。
4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生;溫度要經(jīng)常保持在14—24℃;相對濕度要保持在45—60%;防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5. 檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲;定期檢查。
6. 庫房內(nèi)嚴禁吸煙;嚴禁存放易燃、易爆危險品;停電時;一律用手電照明;不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入;隨時關(guān)好庫房門窗;確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1. 檔案工作人員要提高警惕性;遵守保密紀律;堅持原則;認真執(zhí)行各項制度。
2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者;都要認真遵守安全保密制度;嚴格履行檔案查閱手續(xù);檔案原則上不準帶出檔案室;確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。 3. 查閱檔案時;不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。
4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所;不準帶回家中;要及時交給檔案管理部門。
5. 對于違反保密規(guī)定;泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)保密法的規(guī)定;嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1. 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度;凡借閱者;應自覺履行借閱手續(xù)。
2. 凡借閱檔案;需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案;應持單位介紹信;經(jīng)主管領(lǐng)導同意后;方可辦理借閱手續(xù);并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3. 借閱人員對檔案材料妥善保管;注意保密;不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準;不得復印、抄寫檔案資料。
5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查;確認檔案材料完好無損時;方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料;經(jīng)認真核對;正確無誤時;方能簽字蓋章。
6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象;要及時向主管領(lǐng)導匯報;并追究有關(guān)人員的責任。
八、 其他解釋權(quán)歸公司行政人事部。
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