公司檔案管理制度實(shí)用(15篇)
在不斷進(jìn)步的社會中，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編精心整理的公司檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
公司檔案管理制度1
第一章總則
一、目的
為規(guī)范公司客戶檔案管理，增強(qiáng)公司客戶檔案的實(shí)用性、有效性和保密性，促進(jìn)銷售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。
二、范圍
與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶，即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。
三、職責(zé)
公司銷售檔案管理由營銷總監(jiān)總負(fù)責(zé)；各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門。
第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法
一、客戶檔案的內(nèi)容包括以下四項(xiàng)資料：
1、客戶基礎(chǔ)資料�？蛻艋A(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經(jīng)營管理者、法人（這三項(xiàng)應(yīng)包括其個人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時間、與本公司交易時間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2、客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿�、�?jīng)營觀念、經(jīng)營方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營管理特點(diǎn)等。
3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實(shí)績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的.業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4、交易活動現(xiàn)狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。
二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經(jīng)銷商客戶檔案，區(qū)域提供，二是終端客戶檔案，業(yè)務(wù)部和營業(yè)部提供。具體內(nèi)容見《經(jīng)銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。
三、建檔方法
銷售人員接待或拜訪客戶后，當(dāng)天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次�？蛻魴n案不及時更新，銷售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規(guī)定
一、公司客戶檔案密級為機(jī)密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監(jiān)負(fù)責(zé)管理，營銷總監(jiān)、營銷副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營銷總監(jiān)批準(zhǔn)；部門級客戶檔案由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，其他人查閱需營銷副總批準(zhǔn)部門經(jīng)理批準(zhǔn)；個人級客戶檔案由銷售人員負(fù)責(zé)管理，他人查閱需部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，營銷總監(jiān)為系統(tǒng)管理員，每月1日對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。
三、客戶檔案的查閱
1、查閱公司的客戶檔案必須經(jīng)過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理負(fù)責(zé)人才可以讓其查閱。
2、未經(jīng)審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。
公司檔案管理制度2
1 目的與范圍
本制度規(guī)定了xx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的范圍及檔案管理的基本要求等內(nèi)容。
其目的.是為了規(guī)范安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
本制度適用于xx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
2 管理職責(zé)
2.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。
2.2設(shè)備安全課負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案日常管理工作。
2.3技術(shù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。
3. 管理內(nèi)容
3.1檔案的分類及編號
a)共設(shè)置三個一級類目。
編號用漢語拼音音節(jié)表示。
一級類目分類編號順序如下:
代 號 名 稱
aq 安全類檔案
hb 環(huán)保類檔案
w 職業(yè)衛(wèi)生類檔案
b)二級類目按檔案管理內(nèi)容進(jìn)行編號,編號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,凡設(shè)及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。
3.2安全類檔案包括:上級安全法規(guī)文件、公司內(nèi)部安全管理性文件、危險源管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、教育培訓(xùn)資料、應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急演練、日常檢測檢驗(yàn)結(jié)果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄(含各類專項(xiàng)檢查)、隱患整改資料、新建項(xiàng)目安全性評價及驗(yàn)收資料、新員工三級安全教育卡、獎勵與處罰資料、安全有關(guān)會議紀(jì)要、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案(含職業(yè)病事故)等。
3.3環(huán)保類檔案包括:上級環(huán)保法規(guī)文件、公司內(nèi)部環(huán)保管理性文件、環(huán)境因素管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、“三廢”檢測檢驗(yàn)結(jié)果、環(huán)保設(shè)施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項(xiàng)目環(huán)保評價及驗(yàn)收資料、危險廢物“五聯(lián)單”、環(huán)境年報、排污申報、排污許可證、環(huán)保事故檔案等。
3.4職業(yè)衛(wèi)生類檔案包括:上級職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)文件、公司內(nèi)部職業(yè)衛(wèi)生管理性文件、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測資料、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施檢查記錄、作業(yè)場所職業(yè)病危害申報資料、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評價及驗(yàn)收資料等。
3.5檔案的保存期限
3.5.1安全類檔案:新員工三級安全教育卡、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案、新建項(xiàng)目評價及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3.5.2環(huán)保類檔案:環(huán)保事故檔案、新建項(xiàng)目評價及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3.5.3職業(yè)衛(wèi)生類檔案:職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評價及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3.6管理要求
3.6.1歸檔資料必須分類裝訂成冊。
3.6.2需復(fù)印事故檔案、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案時,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
公司檔案管理制度3
第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī)，訂立本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保管價值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、精準(zhǔn)和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和引導(dǎo)。中央管理的企業(yè)訂立本企業(yè)檔案管理制度和方法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：
貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，訂立本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度； 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和供應(yīng)利用工作；引導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監(jiān)督、引導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)學(xué)問和業(yè)務(wù)本領(lǐng)。
第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的`文件材料應(yīng)完整、精準(zhǔn)、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保管。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保管。
第九條企業(yè)依據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級第十條企業(yè)實(shí)行有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對學(xué)問產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)隱秘檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對確無保管價值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認(rèn)真做好對國家和社會有保管價值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)展，不絕提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的供應(yīng)利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)供應(yīng)適時、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必需為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)供應(yīng)真實(shí)、精準(zhǔn)的檔案。
第十六條企業(yè)供應(yīng)利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵害他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更，應(yīng)按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變更檔案處置方法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)淸算組應(yīng)妥當(dāng)處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員予以表揚(yáng)和嘉獎。
第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實(shí)施�！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。
公司檔案管理制度4
第一章 總則
第一條 為充分發(fā)揮x 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用,確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合 本公司實(shí)際,特制定本制度。
第二條 項(xiàng)目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項(xiàng)目整個過程中形成的項(xiàng)目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個部分組成。
第三條 綜合管理部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門,負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理及個分、子公司項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實(shí)施工作。
第四條 本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 檔案的分類
第五條建設(shè)工程前期文件資料
(一)可行性研究資料
1、項(xiàng)目建議書及批復(fù);
2、可行性研究報告及批復(fù);
3、項(xiàng)目評估意見;
4、環(huán)境影響報告書(表);
5、設(shè)計(jì)任務(wù)書、計(jì)劃任務(wù)書;
6、選址意見書。
(二)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、施工前準(zhǔn)備資料
1、基礎(chǔ)資料
(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報告、重要土、巖樣及說明;
(2)地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物、測量定位及觀察記錄;
(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。
2、設(shè)計(jì)文件
(1)初步設(shè)計(jì)文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計(jì)說明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計(jì);
(2)技術(shù)設(shè)計(jì):建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣,說明書、工程預(yù)算、計(jì)算書、材料表等;
(3)施工設(shè)計(jì):施工圖、施工說明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、施工預(yù)算;
(4)經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報告、施工圖審查批準(zhǔn)書。
3、施工準(zhǔn)備資料
(1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖;
(2)拆迂文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書;
(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認(rèn)可文件資料;
(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書;
(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;
(6)工程項(xiàng)目參加單位(設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項(xiàng)目材料的采購招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書等。
第六條 施工技術(shù)文件資料
(一)開工報告,停工、復(fù)工報告;
(二)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案;
(三)圖紙會審紀(jì)要;
(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;
(五)工程定位放線、測量記錄、驗(yàn)線記錄;
(六)土壤試驗(yàn)記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗(yàn)記錄、樁位竣工總平面圖;
(七)地基驗(yàn)槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;
(八)基礎(chǔ)、主體中間驗(yàn)收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;
(九)混凝土施工日記;
(十)技術(shù)復(fù)核記錄;
(十一)隱蔽工程驗(yàn)收記錄(包括安裝工程);
(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;
(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗(yàn)報告;
(十四)構(gòu)件合格證;
(十五)砂漿、混凝土試塊試驗(yàn)報告;
(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗(yàn)、運(yùn)行調(diào)試記錄;
(十七)工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單;
(十八)混凝土缺陷修補(bǔ)記錄、補(bǔ)強(qiáng)記錄;
(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;
(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);
(二十一)單位工程竣工驗(yàn)收記錄;
(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評定表;
(二十三)分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評定表;
(二十四)竣工報告;
(二十五)交工驗(yàn)收材料;
(二十六)設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;
(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運(yùn)行記錄;
(二十八)工程竣工驗(yàn)收會議紀(jì)要、備案表;
(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報告;
(三十)工程質(zhì)量保修書;
(三十一)工程決算、決算審計(jì)。
第七條 竣工圖文件
(一)建筑安裝工程
l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;
2、各類電氣專業(yè)圖;
3、電信專業(yè)圖;
4、煤氣專業(yè)圖;
5、各類給、排水工程專業(yè)圖;
6、供熱、冷專業(yè)圖;
7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。
(二)地下管線工程
1、總平面圖;
2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點(diǎn)詳圖;
3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;
4、各種管線特征點(diǎn)圖;
5、管網(wǎng)綜合圖。
第八條 竣工測量文件資料
(一)綜合性資料
1、竣工測量(地形、地下管線)技術(shù)資料;
2、竣工測量施測方案;
3、竣工測量技術(shù)總結(jié)及測量精度分析;,
4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。
(二)控制資料
1、管線控制,加密控制點(diǎn)的觀察手簿
2、光電測距記錄;
3、水準(zhǔn)觀測手簿;
4、平面、立面求算值的計(jì)算書;
5、控制點(diǎn)分布略圖、成果表。
(三)地形測量資料
l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖;
2、圖根點(diǎn)及碎部座標(biāo)的觀測手簿及成果計(jì)算書。
第九條 建設(shè)(施工)監(jiān)理資料
(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)報審表;
(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;
(三)監(jiān)理通知、不合格工程項(xiàng)目通知;
(四)工程延期、費(fèi)用索賠審批表;
(五)工程部分暫停報告;
(六)工程移交證書。
第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說明。
第三章 檔案的`收集和歸檔
第十一條 在項(xiàng)目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項(xiàng)目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整
第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時,應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。
第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。
第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。
第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。
第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準(zhǔn)確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。
第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行重新制作:
(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);
(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;
(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;
(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;
(五)未按施工圖位置施工的管線工程。
第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章�？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。
第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。
第四章 檔案的組卷和移交
第二十條 組卷要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理。
第二十一條 項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項(xiàng)目管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。
第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測實(shí)驗(yàn)、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。
第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。
第二十四條 案卷必須填寫卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。
第二十五條 項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。
第二十六條 項(xiàng)目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。
第二十七條 在項(xiàng)目完成綜合驗(yàn)收后6 個月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動與當(dāng)?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點(diǎn)、審核、整理、立卷,入庫等工作。
第二十八條 移交項(xiàng)目檔案時應(yīng)如實(shí)填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。
第五章 附則
第二十九條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
公司檔案管理制度5
第一條為了加強(qiáng)農(nóng)村檔案工作,規(guī)范村級檔案管理，服務(wù)新形勢下的農(nóng)村工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農(nóng)業(yè)法》和國家有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條本辦法所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經(jīng)濟(jì)組織等(以下簡稱村級組織)在黨組織建設(shè)、村民自治、生產(chǎn)經(jīng)營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進(jìn)行的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作。
第四條村級檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、安全方便的原則。
村級組織應(yīng)將檔案工作作為村級工作的重要事項(xiàng)，健全相應(yīng)的工作制度，明確領(lǐng)導(dǎo)、健全機(jī)制、保障經(jīng)費(fèi)，確保檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范和安全。
第五條村級檔案工作在業(yè)務(wù)上接受鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府、檔案行政管理部門、民政部門、農(nóng)業(yè)部門和相關(guān)部門的`監(jiān)督和指導(dǎo)。
第六條村級組織應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、管理和提供利用。有條件的村應(yīng)當(dāng)設(shè)立專用檔案柜和檔案庫房集中管理檔案。
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有良好的政治素質(zhì)，遵紀(jì)守法，忠于職守，具備相應(yīng)的檔案管理知識，并經(jīng)過一定的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
第七條村級組織形成的具有保存價值的文件材料，均應(yīng)當(dāng)按照要求規(guī)范整理后歸檔，任何組織和個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
縣級檔案行政管理部門可以依據(jù)《村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(見附件)的規(guī)定，制定符合本地實(shí)際的村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。
第八條村級檔案一般包括文書、基建項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備、會計(jì)、音像、實(shí)物等類別。各類文件材料整理方法和歸檔時間如下：
(一)文書類應(yīng)當(dāng)按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705-20xx)或者《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22-20xx)的要求進(jìn)行整理，于次年上半年歸檔。
(二)基建項(xiàng)目類應(yīng)當(dāng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-20xx)，并參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T 28-20xx)的有關(guān)規(guī)定及時整理歸檔。
(三)設(shè)施設(shè)備類應(yīng)當(dāng)在開箱驗(yàn)收后即時歸檔，使用維修記錄等按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進(jìn)行收集管理。
(四)會計(jì)類應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》(財政部國家檔案局令第79號)的要求進(jìn)行收集整理，在會計(jì)年度終了后于次年3月底之前歸檔。
(五)照片應(yīng)當(dāng)按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-20xx)、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T 50-20xx)整理，由拍攝者在拍攝后1個月內(nèi)將照片原圖連同文字說明一并歸檔。
(六)電子文件應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-20xx)收集歸檔并管理。
(七)實(shí)物和其他門類按照檔案工作有關(guān)規(guī)定及時歸檔。
第九條檔案制成材料和裝訂材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)的要求。
第十條檔案庫房應(yīng)當(dāng)采取防火、防盜、防水(潮)、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物等措施。
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。
第十一條不具備檔案安全保管條件的，應(yīng)當(dāng)將檔案交由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案機(jī)構(gòu)代為保管，村級組織可以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。
第十二條村級組織換屆選舉后10日內(nèi)，應(yīng)當(dāng)履行檔案交接手續(xù)。必要時可以在選舉前將檔案暫存鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府。村以及村民小組在設(shè)立、撤銷、范圍調(diào)整時，應(yīng)當(dāng)將檔案妥善移交。
檔案工作人員離任時應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案移交，履行交接手續(xù)，防止檔案散失。
第十三條銷毀已達(dá)到保管期限的檔案時，應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定工作小組及時進(jìn)行鑒定。
鑒定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員(或者村民代表)組成，鑒定后應(yīng)當(dāng)形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)核對并編制檔案銷毀清冊，經(jīng)過必要的審批手續(xù)后按照規(guī)定銷毀。
禁止擅自銷毀檔案。村級檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。
第十四條村級檔案工作應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，配備必要的設(shè)施設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案電子目錄和全文數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)共享。
第十五條村級檔案工作應(yīng)當(dāng)建立檔案查閱利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服務(wù)。查閱檔案要遵守利用規(guī)定、履行查閱手續(xù)，不得有涂改、損毀、調(diào)換、抽取檔案等行為。
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)圍繞村中心工作或村級組織及其成員、村民利用需求，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，積極開展檔案編研工作，如編寫村史、村志、大事記等。
第十六條對在村級檔案工作中作出突出貢獻(xiàn)的村干部、檔案工作人員和其他組織、個人，由各級人民政府、檔案行政管理部門及相關(guān)單位給予表彰和獎勵。
第十七條各省(自治區(qū)、直轄市)、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案行政管理部門商同級民政部門和農(nóng)業(yè)部門，可以結(jié)合本辦法和本地實(shí)際，制定實(shí)施辦法及細(xì)則。
第十八條本辦法由國家檔案局、民政部、農(nóng)業(yè)部負(fù)責(zé)解釋。
第十九條本辦法自20xx年1月1日起施行。
附件：村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表附件
公司檔案管理制度6
一、總則
�。ㄒ唬槿嬖鰪�(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特擬訂本制度。
�。ǘ┍局贫人傅臋n案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門建立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。
�。ㄈn案資料工作的基來源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。
二、人員裝備
�。ㄋ模┢髽I(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨(dú)立的檔案室。
�。ㄎ澹┪飿I(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。
三、檔案資料的采集和整理
�。┪飿I(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。
2.文件、公文、工作計(jì)劃、上司來文以及國家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密
關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。
3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過和辦理過程記錄及有關(guān)資料。
4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門對企業(yè)進(jìn)行檢查的書
面及取證資料以及企業(yè)固定財產(chǎn)有關(guān)資料。
5.人事檔案資料。
6.實(shí)物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交
企業(yè)檔案管理部門，自行保留時要注意保護(hù)完好性。
7.榮譽(yù)類檔案等其余各樣檔案資料。
�。ㄆ撸└骺蛻舴⻊�(wù)中心管理自己樓盤、業(yè)主和經(jīng)營有關(guān)的檔案和
資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。
2.小區(qū)基本狀況資料。
�。�1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。
�。�2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。
�。�3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。
3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶資料一定妥當(dāng)保留并實(shí)時更新。
4.平時管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。
�。�1）人事管理有關(guān)資料�？蛻舴⻊�(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱等文件。
（2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書資料。
（3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺賬和設(shè)備資料等。
（4）物業(yè)經(jīng)營管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。
�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。
（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。
�。�7）各客戶服務(wù)中心或個人參加各樣活動的資料。
5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。
四、檔案資料的移交和歸檔
�。ò耍┵Y料移交前管理。
1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。
2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。
3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類寄存。
�。ň牛n案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。
1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。
2.進(jìn)行移交時，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。
3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。
4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。
�。ㄊw檔。主要有以下要求。
1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。
2.將需要?dú)w檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。
3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。
4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊備完好。
5.實(shí)物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。
�。ㄊ唬w檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計(jì)匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。
五、檔案資料的借閱和使用
在進(jìn)行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。
（十三）檔案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。
1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時送還，并實(shí)時辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問責(zé)辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的'重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。
2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標(biāo)記等。
3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對。
4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。
�。ㄊ模┮⒁獗Ｗo(hù)業(yè)主和住戶的個人信息，業(yè)主個人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫中，如需調(diào)用含有業(yè)主個人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷毀狀況。
六、檔案資料管理和判定
�。ㄊ澹┪飿I(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨(dú)立的空間，并能保證資料的安全與齊備。
1.庫房要相對獨(dú)立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內(nèi)和庫房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。
2.庫房內(nèi)全力按分類設(shè)置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資
料寄存地點(diǎn)索引。
�。ㄊ撸n案資料統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)要求以下
1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報給客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人。
3.統(tǒng)計(jì)工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實(shí)質(zhì)。
（十八）檔案資料的判定，包含以下要求
1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷毀。
2.經(jīng)判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。
3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時，需附帶工程技術(shù)部門的專業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷毀。
1.經(jīng)判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。
2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人在銷毀清冊上署名。
3.檔案資料管理員應(yīng)實(shí)時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。
七、獎罰
�。ǘ┢髽I(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門和個人賜予相應(yīng)表彰或獎賞等。
�。ǘ唬╆P(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。
�。ǘ┮蚬芾砘蚴褂貌煌祝斐蓹n案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。
八、附則
�。ǘ┍竟芾碇贫扔善髽I(yè)客戶服務(wù)部訂正，自覺布之日起實(shí)行。
公司檔案管理制度7
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負(fù)責(zé)，本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé)，人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財務(wù)檔案的日常管理由財務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)。
2、歸檔范圍：公司正式的收文、發(fā)文（除公文正文外，還應(yīng)包括它的）、公司的.規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財務(wù)審計(jì)、年度會計(jì)報表、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料，必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理，任何人不得據(jù)為已有。
4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全
二、歸檔時間和份數(shù)
對公司需歸樓的文件必須當(dāng)天整理歸檔，并注明份數(shù)做好記錄。
三、查（借）閱
1、公司部門經(jīng)理以上員工（含部門經(jīng)理）查閱非密級檔案，副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案，可直接向管理人員辦理查閱手續(xù)；
2、公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級檔案，需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)；
3、查閱檔案時必須愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失，如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
公司檔案管理制度8
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的`產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
�、傥募牧淆R全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度9
具體描述
為了加強(qiáng)對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。
制定檔案管理制度的目的以及作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。
一、文書檔案立卷歸檔制度
(一)1 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。
2 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的`系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
(二)文件材料的收集管理
1堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。
2 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
3 一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
a.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費(fèi)時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費(fèi)。
b.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費(fèi)用。
(三)歸檔范圍
1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
2 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
4 本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。
5 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
6 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報表及簡報。
7 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
8 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
(四)超期檔案的銷毀
1.對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。
2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
3.銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。
公司檔案管理制度10
第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：
貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；
統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認(rèn)真做好對國家和社會
有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的'利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應(yīng)按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)淸算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實(shí)施�！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。
公司檔案管理制度11
第1條 檔案的管理：
(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負(fù)責(zé)檔案管理;
(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;
(三)檔案管理人員堅(jiān)持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。
第2條 檔案歸檔范圍：
(一)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項(xiàng)目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);
(五)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;
(六)工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門留用復(fù)印件備份等;
(七)公司各部門年度工作計(jì)劃(財務(wù)資金計(jì)劃由財務(wù)部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價值的文件;
(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的各種社會榮譽(yù)資料;
(十三)會計(jì)統(tǒng)計(jì)、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報表、財務(wù)會計(jì)預(yù)算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn);
(十五)其他需要?dú)w檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
第3條 檔案立卷要求：
(一)辦公室應(yīng)及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時的將需歸檔的`文件、報表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門應(yīng)及時向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用;
(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫頁號;
(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明,都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);
(七)案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。
第4條 檔案歸檔時間:
(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;
(二)財務(wù)部門需按時間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;
(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查;根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。
第5條 檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時歸還。
(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;
(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷;
(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);
(六)借閱的檔案用完后,應(yīng)及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;
(九)會計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會計(jì)檔案時,應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計(jì)檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。
第6條 檔案保密級別:
(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;
(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;
(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對內(nèi)予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。
公司檔案管理制度12
為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，切實(shí)提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，現(xiàn)制定管理辦法如下：
本辦法適用于我縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位副科級以下的管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員的檔案管理工作，實(shí)行單位一把手負(fù)責(zé)制，選配政治素質(zhì)好、作風(fēng)正派的專門工作人員(以下簡稱人事干部)負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩(wěn)定。
檔案工作應(yīng)遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規(guī)依法、全面從嚴(yán)，分級負(fù)責(zé)、集中管理，真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范，方便利用、安全保密。
各單位人事干部主要負(fù)責(zé)本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負(fù)責(zé)本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負(fù)責(zé)接交的`檔案材料真實(shí)準(zhǔn)確，完整規(guī)范，堅(jiān)決杜絕非專職人員辦理檔案相關(guān)事宜。
一、檔案內(nèi)容
檔案材料主要涉及干部職工工作及學(xué)習(xí)過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑒定，四是學(xué)歷學(xué)位、職稱、論文、培訓(xùn)，五是政審、審計(jì)類，六是黨、團(tuán)材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、(境)審批，十是報到(派譴)證、計(jì)生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。
收集檔案材料時應(yīng)確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫規(guī)范、真實(shí)完整。具體要求：①檔案材料應(yīng)當(dāng)為原件;②檔案材料載體使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經(jīng)鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個月內(nèi)按要求履行移交手續(xù)送交檔案室。自文件下發(fā)之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、復(fù)制和摘錄等。嚴(yán)禁拍攝復(fù)印檔案內(nèi)容，因工作需要取證的，經(jīng)審查批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產(chǎn)黨員按程序申請，
由檔案室根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料。嚴(yán)禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續(xù)，限期歸還，不得轉(zhuǎn)借。
查檔(含復(fù)制、摘錄)程序：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)單位和主管單位負(fù)責(zé)人同意后，報檔案室分管領(lǐng)導(dǎo)審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調(diào)查證明材料查檔。
公司檔案管理制度13
為保證公司各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行,充分調(diào)動員工工作的積極性、創(chuàng)造性,實(shí)行獎勤罰懶的用人機(jī)制,特制定員工獎懲制度:
一、獎勵
(一)獎勵種類
1、頒發(fā)獎狀;
2、通報表揚(yáng):
3、物質(zhì)獎勵;
4、晉升工資或晉級;
5、發(fā)放獎金。
(二)獎勵條件
1、對改進(jìn)公司工作,提高服務(wù)質(zhì)量有重大貢獻(xiàn)者;
2、為用戶提供熱情、耐心、周到的服務(wù),多次受到用戶表揚(yáng)者;
3、在發(fā)明創(chuàng)造、技術(shù)改進(jìn)、節(jié)能等方面提出合理化建議,使公司在管理中取得良好經(jīng)濟(jì)效益者;
4、在各類報紙、雜志或?qū)W術(shù)研討會發(fā)表有關(guān)物業(yè)管理論文者;
5、發(fā)現(xiàn)事故苗頭、及時采取措施,防止重大事故發(fā)生者;
6、控制開支、節(jié)約費(fèi)用有顯著成績者;
7、廉潔奉公,敢干抵制不正之風(fēng),事跡突出者;
8、見義勇為,舍己救人,或做好人好事,事跡突出者;
9、拾金(物)不昧,主動上交者;
10、敬業(yè)愛崗,工作勤懇,任勞任怨,模范遵守公司規(guī)章制度者。
(三)獎勵程序
凡符合獎勵條件者,由所在部門將員工事跡以書面形式報告并填寫?yīng)剟罱ㄗh書呈報人力資源部,由人力資源部核實(shí)無誤后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
二、處分
(一)甲類過失,有下列行為者屬甲類過失:
1、不按公司規(guī)定著裝;
2、儀表、儀容不整;
3、不按公司規(guī)定佩戴員工證、卡;
4、不使用本崗位禮貌用語;
5、不認(rèn)真填寫交接班記錄;
6、當(dāng)班時間吃東西、收聽廣播、看報紙;
7、在當(dāng)值崗位使用公司電話辦理私事;
8、在當(dāng)值崗位上吸煙;
9、丟失公司財物;
10、私自使用公司打長途電話;
11、無特殊原因不按時完成上級交辦任務(wù);
12、工作時間接待私人來訪;
13、工作散漫,粗心大意;
14、無幫不參加公司的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和活動;
15、一月內(nèi)無幫遲到、早退2次或每次遲到10分鐘以上、早退超過10分鐘。
(二)乙類過失、有下列行為者屬乙類過失:
1、委托他人或代他人打鐘卡;
2、當(dāng)班時間睡覺;
3、撤離工作崗位,經(jīng)常遲到或早退(一月達(dá)3次);
4、因服務(wù)態(tài)度差受到用戶投訴時,與用戶爭辨、吵鬧;
5、在社區(qū)內(nèi)變相賭博或從事不道德活動;
6、未經(jīng)批準(zhǔn)私自配制社區(qū)內(nèi)房間鑰匙;
7、弄虛作假,涂改單據(jù)、證明、記錄、報假學(xué)歷;
8、私自向外界泄露公司機(jī)密資料;
9、故意損壞公司或業(yè)主財物;
10、不服從領(lǐng)導(dǎo)的正確命令并在公共場合頂撞領(lǐng)導(dǎo);
11、超越職權(quán)范圍或違章操作,造成一定的經(jīng)濟(jì)損失;
12、工作時間消極怠工;
13、曠工一天。
(三)丙類過失、有下列行為者屬丙類過失:
1、以權(quán)謀私,敲詐勒索用戶或下屬;
2、組織及煽動罷工、聚眾鬧事;
3、工作時間酗酒、賭博、打架;
4、侮辱、謾罵、恐嚇、誣告、威脅他人,造謠惑眾、搬弄事非;
5、服務(wù)態(tài)度極差,與用戶吵架,或一年累計(jì)被用戶有效投訴達(dá)3次以上;
6、偷竊公司或用戶財物;
7、玩忽職守,違反操作規(guī)程,造成重大事故或嚴(yán)重后果;
8、惡意破壞公物或他人財物,造成公司或他人重大損失;
9、當(dāng)月曠工3次或季度累計(jì)曠工7次以上;
10、不服從正常工作調(diào)動;
11、私自在外兼職或利用病假、事假炒更;
12、受到國家法律及治安條例處罰;
13、其他嚴(yán)重違反公司規(guī)定及國家法律行為。
三、處罰種類及執(zhí)行方式
1、口頭警告:僅限于首次觸犯甲類過失的行為,由部門主管簽發(fā)并報人事資源部審核備案;
2、書面警告:員工重復(fù)觸犯甲類過失或首次觸犯乙類過失,將給予書警告,并扣除當(dāng)月基本工資的50%;
3、最后書面警告:員工重復(fù)觸犯乙類過失將給予最后書面警告處分,扣除當(dāng)月基本工資;
4、降級、撤職、罰款:員工違規(guī)給予書面警告外,還可以給予降級、撤職、罰款處分;
5、辭退或開除:員工觸犯丙類過失,公司有權(quán)給予辭退或開除處理,公司也有權(quán)對重復(fù)觸犯乙類過失、情節(jié)嚴(yán)重的員工給予辭退處分;被辭退或開除的員工工作滿三個月的方能退還崗位培訓(xùn)押金(先處罰后補(bǔ)各種費(fèi)用);
6、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),人力資源部可直接對違規(guī)員工簽發(fā)'警告通知書'
四、處罰程序
1、員工有違紀(jì)行為,由所在部門填寫《員工違紀(jì)警告書》,列明違紀(jì)事實(shí),提出處理意見,經(jīng)見證人或違紀(jì)人簽名后,送人力資源部備案;
2、普通員工的違紀(jì)處罰,由人力資源部領(lǐng)導(dǎo)審批并通報部門;
3、領(lǐng)班級以下的`員工違紀(jì)處罰,由部門主任、經(jīng)理審批;
4、主管級以上的員工違紀(jì)處罰,分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
五、處罰的取消
員工從收到:'警告通知書'后,如能認(rèn)真改過,積極工作,連續(xù)兩次考評為'優(yōu)',或因工作成績突出受到公司的通報表揚(yáng),經(jīng)所在部門主管提出,公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可取消原警告處分。
六、申訴
員工若對所受的處分不服,應(yīng)在三日內(nèi)書面向人力資源部或公司領(lǐng)導(dǎo)提出申訴(員工亦可向公司工會申訴);人力資源部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)將對員工的申訴進(jìn)行認(rèn)真核查,并做出相應(yīng)的處理決定。
公司檔案管理制度14
總則
(一)為了加強(qiáng)對工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。
(二)本規(guī)定適用于公司總部及項(xiàng)目部。
一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)
(一)人事行政部負(fù)責(zé)制度的推進(jìn)以及各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。
(二)總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。
(三)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》，和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負(fù)責(zé)。
(四)各部門資料員/資料管理員
1、制度在部門的執(zhí)行;
2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運(yùn)作;
3、負(fù)責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類整理保存。
二、檔案分類及歸檔范圍、要求
(一)文書檔案
1.1歸檔范圍：
1.1.1、集團(tuán)資料
各類營業(yè)證照(營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認(rèn)函、國土合同等
公司章程
集團(tuán)公司發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等各類正式行文
1.1.2、紅頭文件
公司下發(fā)和上報的各類正式行文
1.1.3、外來文件
各政府機(jī)關(guān)部門、協(xié)會、學(xué)會下發(fā)給公司的與工程項(xiàng)目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件
1.1.4、會議資料
會議紀(jì)要利用明源流程存檔
專題會會議講義
1.1.5、法律文件
合同、協(xié)議審核;
訴訟材料
1.1.6、物資采購合同
1.1.7、車輛資料
公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機(jī)動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料
1.2歸檔要求：
1.2.1、集團(tuán)證照資料：由財務(wù)部關(guān)注各類營業(yè)證照更新時間，保證證照及時更新，做好使用登記以及復(fù)制登記。
1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關(guān)文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。
1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。
(二)人事檔案
2.1、歸檔范圍
2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議;
2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動、任免、離職、降職文件;
2.1.3職稱評定材料;
2.1.4面試表;
2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料;
2.1.6員工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、方案
2.2、歸檔要求
2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;
(三)建設(shè)類檔案
3.1、歸檔范圍(附件：詳細(xì)列表)，集中于工程部：
3.1.1勘察設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同(協(xié)議)。
3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：
3.1.3項(xiàng)目核準(zhǔn)(立項(xiàng))階段
3.1.4方案審查階段
3.1.5初設(shè)審查階段
3.1.6施工許可證階段
3.1.7預(yù)售階段
3.1.8竣工驗(yàn)收備案登記階段
3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段
3.2、歸檔要求
3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報建人員取得后3日內(nèi)移交相關(guān)的管理人員。
3.2.2工程部檔案按項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，在階段工作完成后及時將資料整理歸類造冊，合理保存。
3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認(rèn)”章。
3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交負(fù)責(zé)人保管。
(四)會計(jì)檔案
4.1、歸檔范圍
4.1.1、會計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;
4.1.2、會計(jì)賬簿類：
(1)總賬;
(2)現(xiàn)金日記賬，
(3)銀行存款賬、銀行明細(xì)賬;
(4)輔助賬簿;
4.1.3財務(wù)報告類：
(1)年度決算報表(經(jīng)會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后);
(2)月度、季度財務(wù)報表;
(3)不定期重要一次性報表;
(4)審計(jì)報告;
(5)驗(yàn)資報告;
(6)資產(chǎn)評估報告。
4.1.4其他類：
(1)會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊;
(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;
4.2、歸檔要求
4.2.1會計(jì)憑證、賬簿由財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個工作日內(nèi)完成當(dāng)月會計(jì)憑證、會計(jì)報表、會計(jì)帳簿的整理和裝訂工作。;
4.2.2財務(wù)報告類、其他類會計(jì)檔案由財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。
(五)實(shí)物檔案
5.1、歸檔范圍：
5.1.1、照片、音像類
(1)反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。
(2)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動。
(3)公司組織或參與的'重大外事活動。
(4)記錄公司重大事件。
(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。
(6)其他具有保存價值。
5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等
5.1.3、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等
5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品、其它有保存價值的實(shí)物
5.2、歸檔要求：
5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。
5.2.2、其他實(shí)物檔案由各部門資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專員。
三、檔案移交、整理、編號
(一)移交
1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。
1.2、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在相關(guān)費(fèi)用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財務(wù)部才給予核報。
(二)整理
鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜
(三)編號
(公司)簡稱+(業(yè)務(wù)部門)簡稱-檔案類別代碼(一級+二級)-年度+順序號;
四、檔案的利用
(一)查閱
1.1、查閱的授權(quán)范圍
(1)總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。
(2)部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。
(3)普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。
(4)跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱單。
(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。
1.2、檔案查閱程序要求
(1)權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。
(2)權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時歸還。
(二)借閱
2.1、借閱程序要求
(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;
(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。
2.2、檔案的歸還
(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。
(2)檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。
2.3、其他規(guī)定
會計(jì)檔案原則上不借出。
(三)檔案復(fù)制
申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者。
五、檔案的保管
(一)檔案的保管期限
各部門的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。
(二)專項(xiàng)檔案的保管規(guī)定
2.1、公司各部門檔案(含會計(jì)檔案)：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。
2.2、電子版檔案的傳遞和保存
(1)原則上除電子設(shè)備檔案和財務(wù)憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。
(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。
(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。
(三)檔案的正式裝盒、造冊
3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。
3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時間進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊及調(diào)整工作。
(四)檔案的存放
檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄(分目錄)及備考表。
裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。
(五)檔案意外損毀的處理
檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，檔案管理人員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。
檔案丟失、或損毀無法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，借用人應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。
六、檔案的銷毀
(一)目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。
(二)程序及要求
2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。
2.2、正式銷毀前檔案管理人員應(yīng)再次進(jìn)行核對;銷毀時應(yīng)有檔案管理員和監(jiān)銷人同時在場;銷毀后監(jiān)銷員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。
2.3、檔案銷毀情況應(yīng)做到及時登記。
(三)會計(jì)檔案的銷毀
3.1、會計(jì)檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
3.2、總經(jīng)理在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.3、銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由至少兩人共同銷毀并簽字確認(rèn)。
3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務(wù)負(fù)責(zé)人。
3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。
七、檔案保密制度
1、嚴(yán)禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)撁孛苁马?xiàng)，嚴(yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容;
2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;
3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容;
4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理;
5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作;
6、嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地;
7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露;
8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟(jì)處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機(jī)關(guān)對其依法處理。
本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
公司檔案管理制度15
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案緊要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
1.2公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必需完整、精準(zhǔn)、系統(tǒng)，文件書寫和載體材料必需耐保管，文件材料整理符合規(guī)范。
1.4檔案資料如因特別情況，需修改，復(fù)印，摘抄，涂改等，屬絕密或機(jī)密文件的必需由總經(jīng)理審批，屬隱秘文件的必需由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必需使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn)，特別類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mmx297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了緊要文件的緊要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保存。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，假如保管部門已開始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保存，否則可依據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保存。
■保管與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互保證精準(zhǔn)、牢靠的標(biāo)識關(guān)系。
■在'無紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)實(shí)行更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必需隨時備份，存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機(jī)保管的載體上，并對有存檔價值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保存。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，假如接受非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計(jì)算機(jī)輔佑襄助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必需保證其對設(shè)備的倚靠性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時必需保證收集其壓縮
方法和軟件；用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時必需保證收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。
■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必需保證參數(shù)精準(zhǔn)、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時應(yīng)注意收集其軟件型號和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時必需連同專用軟件一并收集。
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法: ■適時依照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的'備份一同保管。
■電子文件登記表假如制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保管，并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。必需時，復(fù)制第三套，異地保管。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推舉接受的載體按優(yōu)先次序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保管的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必需貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保管的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上，假如是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后，保存時間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理，原則上要保管聲像資料原件負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促引導(dǎo)部門檔案管理； 2）建立健全公司檔案管理制度，引導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況； 3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料； 4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；引導(dǎo)公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通； 6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理方法、使用學(xué)問。 2、其他各部門相關(guān)人員：
1）負(fù)責(zé)在工作變更時，做好或幫忙移交工作，并適時通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；
3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。
4、各部門負(fù)責(zé)人
1）批準(zhǔn)對本身部門資料或合同復(fù)印件的處置； 2）負(fù)責(zé)對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。
5、各公司總監(jiān)/副總
1）負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。
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